Курсова робота

Довідково-інформаційні документи у системі діловодства

На прикладі «ТзОВ ОСМОЛОДА»

ВСТУП

Діловодство – невід`ємна частина управління підприємством, організацією чи установою, оскільки будь-яке управлінське рішення, наприклад співпраця з іншими юридичними особами, набір нових працівників, продаж чи покупка товарів, повинне бути документально оформлене. Якісна організація діловодства – це підґрунтя для здійснення вірних управлінських рішень. Документи не тільки сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи, але й широко використовуються у нашій повсякденній діяль-ності, як джерела та носії інформації. Вони є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Тому вміння правильно складати та оформляти різні види документів високо цінується у сучасному бізнес-світі і проблема правильного ведення діловодства набула великої актуальності.

Діловодство, проте, – це не тільки документування управлінської інформації, це - значно ширше поняття, під яким розуміють сукупність процесів з створення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формування справ, підготовки документів до зберігання. Діловодство ставить перед собою завдання забезпечити ефективний процес управління, створюючи, зберігаючи документи та забезпечуючи доступ до них. Тому, дослідження довідково-організаційних документів, як і будь-яких інших видів документів, доцільно здійснювати, невід`ємно від вивчення систем діловодства, базуючись на особливостях діловодних процесів.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністерств автономної республіки Крим. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Також, при здійсненні діловодства, на підприємствах, в установах чи в організаціях повинні керуватись: Інструкцією з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднання громадян на підприємствах, в установах, в організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом міністрів України від 11 січня 1997 р., Державним класифікатором управлінської документації, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять».

Дослідженням та вивченням документів почали займатися ще у давнину. За часів Київської Русі місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення. Документи (акти, хроніки, кодекси права тощо) відіграли надзвичайно-важливу роль у різні періоди України. Починаючи з часів Хмельниччини активно починає зростати кількість документації. У ХІХ–ХХст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, стає незліченною і її починають класифікувати. Виникає ціла система діловодства – діяльність, що охоплює документування та організацію роботи зі службовими документами.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як « Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С.В.Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С.В.Глущика.

Об`єктом дослідження у курсовій роботі є місце довідково-інформаційних документів у системі діловодства.

Предметом дослідження є особливості створення, оформлення та практичного застосування різних видів довідково-інформаційних документів.

Дослідження довідково-інформаційних документів проводиться з метою детального та всебічного ознайомлення з особливостями довідково-інформаційних документів та розкриття їх ролі в системі діловодства.

Завдання, що лягли в основу курсової роботи:

- проаналізувати довідково-інформаційні документи як частину управлінської документації, що ведеться на підприємствах, в установах і організаціях.

- розглянути основні види довідково-інформаційних документів, дослідити їх структуру, необхідні реквізити та сферу їхнього застосування.

- охарактеризувати довідково-інформаційну документацію конкретного підприємства, розкрити її практичне значення.

1. Довідково - інформаційні документи як вид службових документів в системі діловодства

1.1 Місце та роль службових документів в управлінській діяльності

Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини [24,c.12]. В ДСТУ 2732 - 2004 подано дещо інше визначення: документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Cукупність документів, взаємопо-в'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісне утворен-ня із певними специфічними рисами, називається системою документації. Систем документацій багато. Найчисленнішу групу утворює управлінська документація. Управлінська документація - це сукупність взаємопов'язаних службових документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу [7, с.34].

Службовий документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Службовий документ є основним елементом діловодства. Під діловодством розуміють сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами [10, с.150].

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому. Складовими частинами діловодства є документування та організація роботи зі службовими документами. Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують