Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з службовими документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

З метою скорочення застосовуваних документів, зниження трудомісткості їх обробки, типізації їх форм, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, більш ефективного використання обчислювальної техніки проводиться уніфікація документів. Уніфікація документів полягає в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

З метою обліку та систематизації документів, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації проводиться класифікація документів. Державний класифікатор управлінської документації є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації Він представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів [17, c.45].

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Службові документи класифікують за місцем виникнення, за напрямом, за джерелами виникнення, за формою, за технікою відтворення, за секретністю, за терміном виконання, за складністю, за стадіями створення, за терміном зберігання і за призначенням.

За місцем виникнення службові документи класифікують на:

- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі.

- зовнішні, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями..

За напрямом:

- вхідні;

- вихідні.

За джерелами виникнення:

- первинні;

- вторинні.

За формою:

- стандартні, які створюються за стандартною формою.

- індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом.

За секретністю:

- для службового користування;

- секретні;

- цілком секретні.

За терміном виконання:

- звичайні безстрокові- це такі, що виконуються в порядку загальної черги.

- термінові, в яких установлено строк виконання (до них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення: телеграми, телефонограми.

- дуже термінові – документи, які мають позначення «дуже терміново».

За складністю:

- односкладні, що містять інформацію з одного питання.

- складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

За стадіями створення:

- оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів, які мають підпис керівника устонови, і, в разі потреби, його засвідчено штампом і печаткою.

- копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлені. На копії обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Є такі різновиди копій : відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір, яка залишається у відправника); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання:

- постійного зберігання;

- тривалого зберігання (понад 10 років);

- тимчасового зберігання (до 10 років).

За призначенням службові документи поділяються на :

- фінансово –розрахункові;

- постачально – збутові;

- організаційні;

- розпорядчі;

- довідково-інформаційні;

- з кадрових питань [6, c.32].

1.2 Довідково-інформаційні документи як вид службових документів та їх оформлення

Переважна більшість службових документів, що відправляються

установ, організацій та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно - розпорядчої документації. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеним до відома [16, c.41].

До довідково – інформаційних документів належать такі документи: докладні, пояснювальні записки, акти, відгуки, довідки, плани робіт, протокольні документи, звіти, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, прес-релізи.

Документи в залежності від рівня стандартизації елементів документа поділяються на документи з високим рівнем стандартизації та документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації. У документах з низьким рівнем стандартизації текст документа змінюється в залежності від конкретних ситуацій. За способом викладу довідково – інформаційні документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування. У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (пояснювальна записка, протокол). В описі характеризуються явища з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (відгук, звіт, доповідь). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу (листи, телеграми) [25, c.292].

Однак, створення довідково-інформаційних документів, як і всіх інших видів службових документів, відбувається за певними правилами. Кожен службовий документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит - це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа. Кількість реквізитів, їх розміщення, ідентифікація визначаються в державному стандарті України ДСТУ 2732-2004. Згідно з ДСТУ 2732 -2004 реквізит – це інформація зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, обігу і надання йому юридичної сили. Оформлювання