Формуляр зразок - модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Налічується 32 реквізити службових документів. Формуляр – це склад та послідовність розміщення реквізитів у службових документах [4, c.7]. Конструкційна сітка – горизонтальна та вертикальна розмітка робочої площі документа, де фіксують документну інформацію.

Реквізити в довідково-інформаційному документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання. Розрізняють постійні і змінні реквізити. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на блаку в процесі заповнення [20, c.110].

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів. Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст. Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів. Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік [15, c.62].

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість

використовувати технічні засоби.

Щоб полегшити роботу із службовими документами, зокрема, з довідково-інформаційними документами практикують створення типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту - зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа [22, c.80].

1.3 Види довідково - інформаційних документів, їх характеристика

Довідково – інформаційні документи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, відгуки, подання;

- протокольні документи, звіти, плани;

- службові листи, телеграми, телефонограми, факси, прес-релізи, оголошення .

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Веде протокол технічний секретар або обрана особа. Протоколи можуть оформлятися від руки у спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.

Акт – це службовий документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події [23, c.33]. Акти складаються за результатами ревізій, після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при зміні керівництва та інших подіях. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами. Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру та довідки, що засвідчують певний юридичний факт. Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо. Довідки службового характеру складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи посадової особи. Вони повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації. Тому її складанню може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки. Для довідок використовуються уніфіковані трафаретні бланки.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Розрізняють статистичні (цифрові) та текстові звіти. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом, бланках, текстові – на звичайному папері за встановленим зразком. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу [25,c.341]. Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу, а також містити узагальнення і висновки. Проект текстового звіту готує секретар-референт.

План – це документ, що визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців [7, c.107]. Основний зміст плану може видаватися у формі тексту або таблиці. У календарному плані усі заходи, що перелічується, розташовані в хронологічному порядку відповідно до строків виконання.

Подання (клопотання)- це службовий документ, який готує завідувач певного структурного підрозділу організації, установи, підприємства до вищої інстанції з проханням, клопотанням затвердити певне рішення чи взяти участь у вирішенні яких-небудь питань. Подання оформляється на звичайному папері або на бланку; воно може мати рукописну або друковану форму.

Відгук - документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи.

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Доповідь призначена для усного прочитання та обговорення. Доповіді поділяються на звітні, поточні, доповіді на політичні, наукові теми тощо.

Факс – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата – телефаксу телефонними каналами зв’язку. Факс – це ксерокопія документа,