Телеграма – це вид кореспонденції з максимально стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось [5, c.41]. Текст телеграми містить лише словесну інформацію; телеграма пишеться суцільним текстом без абзаців і переносів. Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках: перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане по телефону (текст диктується і записується). Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Оформляють її на загальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим -до 50 слів, з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Службові записки поділяються на доповідні та пояснювальні.

Доповідна записка – це службовий документ на ім`я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. В кінці подаються чітко сформульовані висновки і пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи друкують. Різновидом доповідної записки є пропозиція. Пропозиція – це документ, в якому особа висловлює конкретні пропозиції із певних питань.

Пояснювальна записка –це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника. Найчастіше пояснюється порушення дисципліни, невиконання роботи. Інколи, пояснювальна записка – це вступ до певного документа, де автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну цього документа; викладає структуру, зміст та його функціональне призначення.

Прес-реліз – це коротке повідомлення для преси про певну важливу подію. Головною метою написання прес-релізу є ознайомлення якомога ширшої аудиторії з подією, що пов’язані з діяльністю установи, фірми, компанії. Найголовніше для написання прес-релізу – обізнаність із предметом повідомлення та достатня інформативність. За змістом прес-релізи можна поділити на: анонс, запрошення, інформацію та резюме.

Оголошення – це службовий документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види: оголошення про майбутню подію та оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання. За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах; до оголошень належать і афіші. Велике значення має оформлення оголошень.

Службовий лист – загальна назва великої групи управлінських документів, що служить засобом спілкування з установами та приватними особами [23, c.48]. Службові листи належать до основних засобів встановленя офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Службова переписка займає 80% від загального обсягу документації організації. Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Листи можна розділити на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді. Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звернення. лист запит, лист-пропозиція. До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист, гарантійний лист. Лист повинен бути присвяченим одному питанню. Текст листа має характеризуватись правильністю, змістовністю, послідовністю та логічністю викладу, мовним багатством, точністю та доречністю [7, с.88]. Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років. Вимоги до службового листа дуже високі, бо навіть незначне перекручення інформації може перетворити його на дефектний з юридичного погляду. Усі дані та факти, про які йдеться в листі, мають бути перевірені.

РОЗДІЛ 2 Практичне застосування довідково-інформаційних документів

Для дослідження практичного застосування довідково-інформаційних документів на підприємствах, в установах та в організаціях я обрала Товариство з обмеженою відповідальністю Центр Будівельних матеріалів „Осмолода”, що знаходиться в смт. Брошнів-Осада на вул. 22 січня 83. Основним завданням діяльності підприємства є виготовлення меблевої продукції та пиломатеріалів.

2.1 Особливості роботи з довідково-інформаційними документами на Брошнівського деревообробного підприємства.

На підприємстві БДП всю організаційну роботу з раціональної постановки діловодства в установі покладає на службу діловодства, яка є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику. Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник.

Управлінська документація підприємства налічує різні види службових документів, оскільки спектр діяльності підприємства достатньо широкий і сітка контактів підприємства з іншими установами, підприємствами чи організаціями – велика. Підприємство створює, застосовує та зберігає різні види довідково-інформаційних документів: акти, протоколи, плани роботи, довідки, звіти, службові записки, службові листи.

Кожен спеціаліст на підприємстві працює з документацією, що відповідає його посаді та виду діяльності.

Головний механік організовує розробку планів оглядів, випробувань і профілактичних ремонтів обладнання, затверджує ці плани і контролює їх виконання , забезпечує технічну підготовку виробництва. Узгоджує плани (графіки) з підрядними організаціями, що виконують ремонт, своєчасно забезпечує їх необхідною технічною документацією, бере участь в складанні титульних списків на капітальний ремонт. Організовує роботу по обліку наявності і руху обладнання, складання і оформленню технічної і звітної документації. Приймає участь в підготовці пропозицій по атестації, раціоналізації, обліку робочих місць, по модернізації обладнання, реконструкції, технічному переоснащенню підприємства, впровадженню засобів комплексної механізації і автоматизації