Заголовок до тексту (19-ий реквізит) друкується малими літерами і розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа: План роботи по випуску продукції меблевого виробництва на 2007 р. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.

До обов’язкових реквізитів відноситься також дата документа (11-ий реквізит). Позбавлений дати документ, певною мірою, втрачає юридичну силу. Датою документа може стати або день підписання або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол). У плані роботи датою документа є дата його затвердження. До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Місце дати - в лівому верхньому кутку документа, у плані роботи - у грифі затвердження. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: проставляється термін виконання кожного пункту плану роботи [10, c.269].

І, звичайно, основним реквізитом у плані роботи, без якого не може існувати жоден службовий документ, є текст документа ( 21-ий реквізит). Текст у плані роботи Ю. І. Безрукого подано у вигляді таблиці. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

При підготовці тексту плану роботи, як і будь – яких інших довідково-інформаційних документів слід дотримуватися таких правил:

- замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа;

- вживати стійкі словосполучення й стандартні вирази, що полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань;

--- вживати прямий порядок слів у реченні у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії; вживати зворотний порядок слів тоді, коли логічний наголос падає на саму дію;

- для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний

порядок розташування членів речення: означення стоїть перед означуваним словом, вставне слово краще ставити на початку речення;

- з метою скорочення тексту, слід вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом краще починати, а не завершувати речення. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

- замінювати займенники іменниками;

- не вживати емоційних виразів. Тон службового документа – нейтральний [25, c.302].

2.2.2 Склад та розміщення реквізитів у доповідній записці

Розглянемо довідну записку від майстра лісопильного цеху Яцків О.І. про відсторонення від роботи одного із працівників.

Начальнику лісопильного цеху

Ваків В.М.

Від майстра лісопильного цеху

Яцків О.І.

Д О П О В І Д Н А З А П И С КА

Доводжу до Вашого відома, що 25.10.08 р., працюючи у другу зміну, Бойко Михайло Богданович з’явився на робоче місце у нетверезому стані.

Прошу дати згоду на звільнення Бойка Михайла Богдановича.

25.10.2008 ______(підпис) О.І. Яцків

Доповідна записка — документ, адресований суб'єкту або об'єкту управління, який містить доскональний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями особи, яка його складає.
Доповідна записка складається, як правило, з метою інформування керівництва про наявну ситуацію та вимагає прийняття відповідного рішення. Тому в тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. Перша - констатуюча, в якій повідомляються факти, і друга - де йде виклад конкретних висновків, прохань та пропозицій.
Крім того, доповідними записками інформують керівництво про хід роботи. Такі записки можуть подаватися регулярно. Звітні доповідні записки інформують про виконання завдань, вказівок та робіт.
Як і довідки, залежно від адресата, доповідні записки можуть бути внутрішніми, які надходять керівнику структурного підрозділу або закладу, та зовнішніми - адресовані у вищі інстанції [25, c.61].
Дана доповідна записка є внутрішньою тому, що адресується начальнику лісопильного цеху БДП Ваків В.М. Внутрішні доповідні записки складаються на звичайному аркуші паперу. Вони містять такі реквізити: назва структурного підрозділу, вид документа (доповідна записка), дата, заголовок, текст, адресат, підпис особи, яка складає (із зазначенням посади).
Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку та підписується.

Внутрішня доповідна записка містить такі реквізити:

1. Назва виду документа (10-ий реквізит) – ДОПОВІДНА ЗАПИСКА.

2. Заголовок до тексту документа (19-ий реквізит) розміщується під назвою виду документа і відображає головну ідею документа. Заголовок в даному документі відсутній, але зміст даної доповідної записки зрозумілий і за його відсутності. Текст документа, надрукований на папері формату А5 дозволяється подавати без заголовка [19, c.13]

3. Адресат (16-ий реквізит) розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Цей реквізит складається з назви установи, посади, прізвища та ініціалів особи, якому вона подається: «начальнику лісопильного цеху

Ваків В.М.».

4. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку «начальнику лісопильного цеху Ваків В.М від майстра лісопильного цеху Яців О.І..».

5. Текст докумета (21-ий реквізит), в якому викладено основний зміст документа.

6.Дата документа (11-ий ревізит) – це дата його підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

У фінансових документах і нормативно-правових актах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад 25