2008 року [3, c.4].

7. Підпис (23-ій реквізит) розташовується під текстом доповідної записки.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ.

У доповідній записці також може міститись перелік додатків. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа [3, c.6].

ВИСНОВКИ

Довідково-інформаційні документи – це найчисельніша група службових документів. До довідково – інформаційних документів належать такі документи: докладні, пояснювальні записки, акти, відгуки, довідки, плани робіт, протокольні документи, звіти, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, прес-релізи. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації.

Як ми вже побчили діловодство на будь-якому підприємстві являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економність і надійність функціонування апарату управління установи. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

З метою скорочення застосовуваних документів, обліку та систематизації документів, проводиться уніфікація та класифікація документів. Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі органів управління також сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Довідково-інформаційні документи, в залежності від виду та призначення, містять різну кількість реквізитів. Обов’язковими елементами для будь-якого довідково-інформаційного документа є текст, підпис, назва документа. Також обов’язковим реквізитом є дата документа: позбавлений дати документ, певною мірою, втрачає юридичну силу.

Реквізити, що містять постійну інформацію, вносяться на бланк. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Щоб полегшити роботу із службовими документами, зокрема, з довідково-інформаційними документами практикують створення типізованих та трафаретних текстів.

Підприємство, що досліджувалось у курсовій роботі – Центр будівельних матеріалів „Осмолода” створює, застосовує та зберігає різні види довідково-інформаційних документів. Кожен спеціаліст на підприємстві працює з документацією, що відповідає його посаді та виду діяльності.

Слід зазначити, що не всі працівники в установі ознайомлені з правилами складання документів, в тому числі і довідково-інформаційних. Під час дослідження цієї теми я помітила, що часто навіть керівники серйозних організацій роблять помилки. На жаль, з такою ситуацією я стикнулась і під час дослідження документації ТзОВ ЦБМ „Осмолода”. Зокрема було виявлено не точності у місці розташуванні реквізитів або ж і взагалі іх відсутності. Працівники не ознайомлені з нормами сучасного ділового мовлення і не слідкують за нововведеннями у галузі діловодства.

Щоб покращити документообіг на підприємстві перш за все потрібно найняти компетентних працівників або ж провести стажування уже наявних.

Створити систему документування, бажано в електронному вигляді, внести шаблони документів і упорядкувати документи в даній системі за певними ознаками.

Обов’язково ввести електронний документообіг, що пришвидшить доступ до документів. Електронний документообіг включає в себе створення, обробку, відправлення, передачу, одержання, збереження, використання і знищення електронних документів. Комп ‘ютеризація та введення нового обладнання не тільки полегшать роботу підприємства, а й створять відповідну репутацію як на вітчизняному так і на європейському рівнях.

Електронний документообіг є одним з тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. А використання електронного цифрового підпису, що підтверджує оригінальність документа і надійно захищає його від підробок, - ефективне рішення для всіх, хто не хоче чекати приходу фельд'єгерської або кур'єрської пошти за багато сотень кілометрів, щоб перевірити дійсність отриманої інформації або підтвердити факт укладення договору. Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже електронний документ передається за допомогою швидкісних телекомунікаційних систем, однією з яких є, приміром, інтернет. За таких умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.

Отже, можна сказати, що документообіг з використанням електронного цифрового підпису невдовзі посяде домінуюче місце у системі опрацювання, підготовки, підписання та надсилання документа, оскільки традиційні схеми: розроблення проекту документа в електронному вигляді, створення паперової копії для підпису, пересилання паперової копії з підписом, розгляд паперової копії, перенесення її на комп'ютер - видаються малоефективними, трудомісткими та такими, що потребують забагато часу. Застосування електронного документообігу дозволить спростити бюрократичні процеси, що полегшить роботу.

Запропоновані інформаційні технології дають можливість фізичним особам, підприємствам та організаціям, суб'єктам господарювання більш ефективно і творчо вирішувати економічні та соціальні проблеми.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Державний класифікатор управлінської діяльності. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50с.

2. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Вперше. – Уведений з 01.01.95. – К: Держстандарт України, 1994.

3. ДСТУ 4163–2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Дердспоживстандарт України, 2003. - 22с.

4. ДСТУ 2732-2004. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 33с.

5. Адреянова Р. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М., 1997.

6. Будуйкевич Н.Ф. Етика ділового спілкування: Конспект лекцій для студ. спеціальності документознавство та інформ. д-сть/Н.Ф.Будуйкевич. - Івано-Франківськ: Факел.- С.110-120.

7.