Об’єктом дослідження є банківська документація.

Предметом дослідження - особливості документообігу на прикладі «Райффайзен Банк Аваль».

Мета дослідження – розробити пропозиції щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу в діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

Виконання даної мети забезпечується наступними завданнями:

· дослідити структуру та організацію документообігу, його поняття та стадії;

· проаналізувати теоретичні основи документаційно-інформаційного забезпечення банку;

· проаналізувати стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківських установ;

· розглянути співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;

· охарактеризувати систему електронного документообігу;

· проаналізувати особливості зберігання банківської документації в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;

· розглянути електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;

· розробити шляхи вдосконалення електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

В таній дипломній роботі були використані наступні методи дослідження:

· порівняння;

· метод індукції та дедукції;

· метод аналізу та синтезу зібраних даних;

· графічний.

Нормативно – правова база дослідження – Закон України «Про інформацію», Закон України «Про електронний цифровий підпис », Закон України «Про Національну програму інформатизації», Закон України «Про банки і банківську діяльністю», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про Національний банк України».

Практичне значення одержаних результатів полягає у розробці пропозицій щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу.

Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, яку відібрано з опублікованих наукових творів, а також логічні висновки, зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів, використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерела можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.

Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури і додатків. З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.

У вступі дається коротка характеристика питання, що досліджується, а також вказується актуальність роботи, її мета, об’єкт та предмет дослідження, методи та нормативно-правова база дослідження.

Перший розділ, що має назву «Загальна характеристика документообігу та організація обліку в банках», містить матеріали, які розкривають поняття документообігу, документообігу за банківськими операціями, аналізується організація документообігу, подані загальні механізми проходження документів та робота з документацією.

У другому розділі, що має назву «Особливості документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»», представлена загальна характеристика банківської системи, організація документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль», а також подані пропозиції щодо підвищення ефективності документообігу у банківській сфері.

Висновки містять узагальнюючу інформацію, а також додається коротка підсумкова характеристика розділів дипломної роботи.

В додатках до дипломної роботи розміжено зразки документів. використання яких є актуальними під час здійсненні діловодного процесу.

Список використаної літератури відображає перелік нормативних документів, підручників, посібників та інтернет-ресурсів, які стали основою для написання дипломної роботи.

Обсяг дипломної роботи – 60 сторінок. Робота містить 16 додатків. Список використаної літератури налічує 63 найменувань.

РОЗДІЛ 1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері.

1.1. Поняття та організація документообігу.

Інформація являє собою зміст зв’язку між матеріальними об’єктами, що виявляється в зміні станів цих об’єктів.

Закон України «Про інформацію» гласить, що «інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі».[54,ст.1]

Інформація може бути представлена в документальному і не документальному вигляді.

У документальному вигляді інформація може бути відображена в письмовій, графічній або числовій формах.

Документ являє собою матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Згідно Закону України «Про інформацію», документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві». [54, ст.27]

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг — це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення).

Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз – створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.

Перша фаза – створення, складається з двох етапів:

- одержання документів організацією зі сторони (вхідні документи);

- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).

Друга фаза – завершення роботи з документами – складається з трьох етапів:

- відправлення створених документів (вихідні);

- здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів;

- знищення непотрібних документів.

Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.

Документопотік — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів.

Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, проте і швидкість цього руху.

В