- Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління Національного банку України.

- Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України.

- Тимчасовий порядок роботи з вхідними документами, зокрема листами Національного банку України, органів державної та виконавчої влади, державних установ.

- Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17.10.1997 р. № 1153.

- ДСТУ 4163 – 2003 Вимоги до оформлення документів.

- ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

- Інструкція з діловодства в АППБ “Аваль”, затвердженої 01.03.1999 р. П-9/14.

2.2. Електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».

4. вах п.2.2.8. . ІнструкціїКорпоративні стандарти електронного документування.

Корпоративні стандарти електронного документування в процесі внутрішніх комунікацій в електронній формі складаються з класифікації внутрішніх електронних документів, встановлення правил службового листування засобами електронного зв’язку для працівників Банку та визначення корпоративних стандартів внутрішніх електронних поточних документів.

Класифікація внутрішніх електронних документів

За формою та цільовим призначенням внутрішні електронні документи розподіляються :

1.Управлінська діяльність:

· Постанова

· Протокол

· Наказ

2.Поточна діяльність:

· Службова записка

· Службовий лист (меморандум)

· Розпорядження

За видом діяльності та сферою комунікацій внутрішні електронні документи розподіляються :

Основною формою внутрішніх електронних комунікацій між структурними підрозділами Банку на рівні Центрального офісу Банку, дирекцій Банку є внутрішні електронні документи, що передаються за допомогою електронної пошти. Внутрішні електронні документи складаються стисло, чітко, зрозуміло, без вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження, з визначенням відповідальних працівників та дати виконання, на одній мові, за виключенням управлінських документів, що складаються на англійській та українській мовах одночасно.

Внутрішні електронні поточні документи складаються на українській та/або англійській мовах. Рішення щодо використання мови автор документу приймає самостійно в залежності від одержувача. Обидві мови є рівноправними. В службових записках, службових листах (меморандумах), що надходять в системі Lotus Notes, обов’язково вказувати тему, тобто заповнювати поле «Тема / Subject» .

Дозволяється направляти документи тільки за дорученням безпосереднього керівника, за умови що посада безпосереднього керівника такого самого або вищого рівня, як посада одержувача, з обов’язковим посиланням у тексті службового листа (меморандуму) : «За дорученням … (вказати посаду керівника)/ On the instructions of …» та постановкою в поле «Копія / сс» системи Lotus Notes електронної адреси керівника.

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу

Сферою дії стандарту внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes є розпорядження, службова записка, службовий лист (меморандум).

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes складається з наступних полів:

- обов’язкових до заповнення:   

- Кому / To;   

- Тема / Subject;   

- Відмітки про рівень важливості / High importance . 

- додаткових до заповнення (не обов’язкових до заповнення):   

- Копія / cc;   

- СК (скрита копія) / bcc.

- області основного тексту, що включає обов’язкові до заповнення елементи:   

- Назва документу (службова записка, розпорядження);   

- Текст службової записки, службового листа (меморандуму), розпорядження;   

- Підпис відповідальної особи .

Приклад використання стандарту внутрішнього електронного поточного документу наведений у Додатках П, Р та С.

Внутрішні електронні документи в управлінській та поточній діяльності.

Управлінська діяльність в Банку здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, до яких належать протоколи, постанови колегіальних органів (Загальних Зборів акціонерів, Спостережної Ради Банку, Правління Банку, профільних комітетів та комісій), накази, що визначають прийняті колегіальними органами або керівництвом Банку управлінські рішення та можуть поширюватись на всі структурні підрозділи Банку.

Поточна діяльність в Банку здійснюється шляхом видання службових записок, розпоряджень з поточної діяльності, що забезпечують та організують виконання управлінських рішень керівництва Банку.

Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне розташування структурних підрозділів Банку та специфіку діяльності, діловодство в електронній формі в Банку ведеться децентралізовано.

Організація електронного документування поточної діяльності

Внутрішній електронний поточний документ складений відповідальним працівником Банку на адресу керівника, який за статусом знаходиться вище відправника цього документу, та має директивно-розпорядчий характер, попередньо складається виконавцем в електронній формі, та направляється засобами електронного зв’язку на затвердження керівнику вищим за посадою.

Організація доведення та проходження внутрішніх електронних поточних документів здійснюється засобами електронного зв’язку виконавцями цих документів. Переважна більшість внутрішніх електронних поточних документів не реєструється, за виключенням розпоряджень, що попередньо реєструються у відповідальних за діловодство / секретарів / асистентів / помічників  структурних підрозділів Банку, що надали це розпорядження.

Незареєстровані внутрішні електронні службові листи з метою їх збереження та своєчасного пошуку зберігаються відправником в електронному вигляді в архівах, відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Контроль за виконанням внутрішніх електронних поточних документів, що надійшли засобами електронного зв’язку, покладається на відповідального за діловодство / секретаря / асистента / помічника структурного підрозділу Банку – за службовими записками, службовими листами (меморандумами) та розпорядженнями, що підписані керівниками структурних підрозділів Банку.

Порядок роботи з вхідною і вихідною електронною кореспонденцією

Всі вхідні внутрішні електронні документи, що надходять засобами електронного зв’язку, в тому числі в системі Lotus Notes, потрапляють в поштову базу.

Внутрішні електронні документи, які отримані через систему Lotus Notes можуть бути розсортовані в папки в залежності від встановлених правил. Створені відповідальними працівниками Банку відповіді на внутрішні електронні документи, які отримані в системі Lotus Notes, знаходять своє відображення у виді «Відпраути розсортовані в папки.

Максимальний розмір одного електронного документу, що надсилається через програмне забезпечення Lotus Notes, як зовнішній лист не повинен перевищувати 4 Мб. У випадку пересилання інформації більшого розміру користувач повинен розділити повідомлення на декілька повідомлень відповідного розміру. Отримані та відправлені внутрішні електронні документи переносяться до архіву