Користувачі програмного забезпечення Lotus Notes зобов’язані дотримуватись наступних правил :

- Встановлених термінів використання паролів ідентифікації ;

- Встановленого ліміту поштової скриньки, що складає 200 Мб ;

- Зберігати всю отриману та відправлену інформацію службового призначення, тобто не вилучати копії листів з виду «Відправлені / Sent».

Рекомендується змінювати пароль в останній робочий день у випадку необхідності роботи з WEB-інтерфейсом (URL: http://lotus.kv.aval/).

Строки виконання

Строки виконання внутрішнього електронного документу обчислюються від дати надходження (реєстрації). Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Для виконання внутрішніх електронних документів, що отримані в процесі управлінської та поточної діяльності засобами електронного зв’язку, встановлюються наступні терміни :

Управлінська діяльність

- Внутрішні управлінські документи (протокол, постанова, наказ), які за своїм статусом документу знаходяться в стані :   

- ухвалення – термін узгодження та підписання Головою Правління Банку, членами Правління Банку (Заступниками Голови Правління Банку) – не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання ;   

- вже ухвалені та передані на виконання керівникам структурних підрозділів Банку – термін виконання встановлюється колегіальним органом або керівництвом Банку та вказується в управлінському документі .

Поточна діяльність

- Розпорядження – термін виконання встановлюється в розпорядженні керівником структурного підрозділу Банку, яке його надало, якщо інший термін не передбачений внутрішніми нормативними документами ;

- Службові записки, службові меморандуми, які за своїм характером дії (суттю) розподіляються на :   

- Простий запит щодо надання простої в підготовці відповіді, інформації, тлумачення, роз’яснення (без взаємодії з іншими структурними підрозділами Банку) – не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу ;   

- Кросс-функційний запит, що потребує взаємодії з іншим структурним підрозділом Банку при наданні відповіді – не пізніше третього робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу;   

- Складні запити щодо розгляду проекту внутрішнього нормативного документу, банківського продукту, проекту прийняття управлінського рішення, отримання складної інформації або проведення трудомістких розрахунків – не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання, якщо інший термін не передбачений в службовій записці.

Строк виконання внутрішнього електронного документу може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його підписав та встановив або його безпосереднім куратором. Змінювати строки виконання постанов Правління Банку має тільки саме Правління або за його дорученням – Голова Правління Банку; наказів, внутрішніх електронних поточних документів – тільки той керівник, за чиїм підписом вони видавались або його безпосередній куратор.

2.3. Проблеми електронного документообігу та шляхів їх вирішення.

При безсистемному впровадженні електронного документообігу в банках, як правило, відбувається перенесення вже діючих технологій документообігу, але з використанням комп’ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп’ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг. Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.

Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення

Правильність ведення електронного

документообігу

відповідно до

застосованих

комп’ютерних технологій. | У багатьох випадках відбувається

перехід до електронного документообігу без урахування

особливостей обліку підприємства

та особливостей застосованих

комп’ютерних технологій. Це

призводить до постійних збоїв у

роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки. | Проведення аналізу існуючого

документообігу й розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який

врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ютерної системи, що планується впровадити

на підприємстві. Оптичне

введення документів з

паперового носія та обробка

отриманої інформації в

графічному вигляді.

Оптичне введення

документів з

паперового носія та обробка отриманої

інформації в графічному вигляді. | Автоматизоване переведення

паперових первинних документів

можливе лише за допомогою

сканувального обладнання

(сканеру). І хоча процес сканування

є досить швидким, проте подальше

розпізнавання електронного

графічного файлу в дані, придатні

для обробки комп’ютерною

бухгалтерською програмою, займає

досить багато часу та потребує

значних затрат праці. | Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів .

Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би

придатні для швидкої обробки після сканування.

Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з

метою швидкого їх розпізнавання програмою.

Відповідність

реквізитів

електронного

документа прийнятим

стандартам. | У законодавстві зазначено, що

юридичну силу електронний

документ може мати лише при

наявності обов’язкових реквізитів.

Проте законодавчо затверджений

перелік таких реквізитів відсутній. | Крім стандартних реквізитів

необхідно також використовувати

електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа.

Контроль за

правами доступу. | Користувачі бухгалтерської

комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на

користування якої вони не мають

права. | Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.

Захист електронного

документа і його

реквізитів. | При зберіганні електронного

документа можливе його псування

чи видозміна. | Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними

апаратними і програмними засобами.

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп’ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку