Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

- прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети чи певної службової особи, яка працюватиме з даним документом);

- пропорційність (передбачає однакове документаційне навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка та ін.);

- паралельність (застосовується в значенні одночасної функціональної роботи над одним документом кількох діловодних підрозділів);

- ритмічність (забезпечується робота з документами всіх діловодних структур в єдиному робочому ритмі);

- безперервність (відсутність тривалих пауз під час роботи з документами);

- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці її діяльності);

- одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних картках.

При необхідності і з точки зору оперативного контролю за місцем перебування документа на певний момент можна використовувати телефонний зв’язок між окремими структурами.

Загальний рух документів в діловодних службах організації можна зобразити у вигляді таблиці (див. Додаток А).

Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловодства.

В той же час оптимальна організація роботи з документами – це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них. [20, с. 82]

Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача для опрацювання, контроль, зберігання, подальше використання та ін.) називається діловодством. Діловодство складається з двох основних процесів: документування (див. Додаток Б) та організації роботи з документами (див. Додаток В).

При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та документальний фонд.

Документальний потік (ДП) – організована кількість документів (первинних і вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі (в динаміці). Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документальних видань у закладі.

Документальний масив (ДМ) – визначена, незмінна в часі кількість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.

Документальні ресурси (ДР) – ЦК відносно впорядкована кількість документів, які слугують засобом чи об’єктом документообігу або поповненням документального фонду.

Документальний фонд (ДФ) – сукупність документів, зосереджених в організації, в тому числі тих, які функціонують в даний момент та тих які знаходять на зберіганні. [15,с.118]

У більшості випадків види оперативної роботи з документами тісно пов’язані між собою і є тими проміжним ланками, на яких перебувають документи між двома фазами (створення та завершення) в процесі документообігу.

Розрізняють типові недоліки в організації руху документів:

Ш Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;

Ш Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;

Ш Не однократні повернення руху документа (в процесі реєстрації, редагування і друге);

Ш Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрного зв'язку.

Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:

Ш Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;

Ш Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;

Ш Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків; Уніфікацію прийомів роботи з документами.

В основні положення ГСДОУ включені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів.

Документообіг організації представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.

1.2. Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів

В організаціях, де організована діяльність канцелярії 1-2 категорій, вхідні та вихідні документи проходять різні етапи обробки.

Проходження і порядок виконання вхідних документів

№

з/п | Назва операції | Зміст операції

1. | Приймання документів | 1. Приймаються канцелярією або секретарем.

2. | Первинна обробка | 2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.

3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою «особисто» не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою «особисто» знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.

4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли:

- дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля;

- адресу відправника можна встановити тільки за конвертом;

- конверти зі службовими помітками («таємно», «рекомендований», «з повідомленням про вручення» тощо);

- документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка «особисто».

5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.

6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс