3. | Попередній розгляд | 7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєструються документи помічені «особисто» і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.

8. Реєстрація документів (проставлення індексу).

9. Передача документів, в залежності від важливості інформації, керівнику установи або керівникам структурних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються безпосередньо їм у руки.

Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.

4. | Розгляд документів керівником або керівникам структурних підрозділів. | 10. Секретар особисто відповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).

11. Результати розгляду документів керівником відображаються в резолюції.

12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).

13. Передача документів виконавцю.

5. | Робота виконавця з документами | 14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно з своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.

15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.

Головним критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику організації вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання, проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

5. Вид документа та його призначення.

Проходження і порядок виконання вихідних документів

№

з/п | Назва операції | Зміст операції

1. | Складання проекту документу | Проект документа складає виконавець.

2. | Оформлення документа | Рукописний варіант корегується і друкується

3. | Погодження документа | Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документа. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни і доповнення.

4. | Перевірка правильності оформлення | При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.

5. | Підписання | Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець.

6. | Реєстрація документа | Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря.

7. | Відправлення документа | Відправлення включає в себе етапи:

- перевірку правильності оформлення, наявності додатків;

- повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання;

- сортування за адресами і видами техніки відправлень;

- складання документа і вкладання його в конверт;

- заклеювання конверта;

- визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою.

Документи, передані в канцелярію на обробку, повинні бути відправлені в день передачі.

Особлива робота з документам в процесі документообігу вхідних і вихідних документів здійснюється на двох етапах:

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки – від прочитання і ознайомлення до підготовки відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці. [ 9, с. 134]

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

Проходження і порядок виконання внутрішніх документів

№

з/п | Назва операції | Зміст операції

1. | Створення документа | Вказівка на створення документа.

Проект документа складає виконавець.

Розгляд документа.

Доопрацювання (редагування та внесення коректив).

2. | Оформлення документа вимогами | Документ обробляється та друкується у відповідності із встановленими вимогами.

3. | Погодження | Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.

4. | Розмноження документа | Створення відповідної кількості копій.

5. | Виконання документа | В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.

6. | Зберігання документа | Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається документальним масивом або обсягом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2 категорії підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо підраховують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них – примірники та копії, виготовлення шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (вхідні, вихідні, внутрішні), а знаменник – кількість копій.

Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, що півроку, а вже потім за рік. Це зробить роботу в структурних підрозділах набагато простішою. Документальний вираз підрахунку чисельності документів – складання відомості даних про обсяг документа.

Отже, можна зробити висновок, що процес проходження документів організацією являє собою певний процес, який складається з чітко визначених етапів. Недотримання обов’язкових складових в здійсненні цього процесу спричинить збій усієї системи документообігу, що матиме для організації вкрай негативні наслідки і потребуватиме багато часу для виправлення ситуації.

1.3. Реєстрація, індексація та систематизація документів

Реєстрація документів – це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати реєстрації.

Метою реєстрації є зазначення