Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці і завдання.

Дії з контролю включають:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю;

- перевірка те регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування вищих інстанцій (керівника);

- підготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями).

Терміни виконання вимірюються календарним днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно із встановленими нормами і бувають:

- типові (передбачені);

- індивідуальні (встановлюються керівництвом організації).

Окрім того, за класифікацією сучасних документів терміни за характером виконання бувають: дуже термінові, термінові та безстрокові.

Як правило, максимальний строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів. В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів.

Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складних за характером виконання.

Терміни виконання документів можуть бути продовжені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. У такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутися усно (письмово) з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним.

У більшості випадків для повного інформування контрольованих документів використовується обліковий документ – відомість з виконання документів, взятих на контроль.

Технічним засобами контролю за виконанням документів вважаються контрольні картки та заведення службового файлу «контроль» у персональному комп’ютері. Пошук документів на ПЕОМ може здійснюватися послідовним переглядом журналу чи різних «ключів» (автор, кореспондент, дата та ін.).

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття документа з контролю після його фактичного виконання і відповідної відмітки на самому документі «знято з контролю» та запису в журналі обліку документів, взятих на контроль).

Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії. Технічним засобами контролю, окрім того, є печатка (штамп) з написом «контроль», яка відтискається на відповідному документі.

Сучасне суспільство недарма вважають інформаційним. Оскільки на даному етапі розвитку цивілізації вчасно прийняте і виконане управлінське ріщення відіграє ключову роль в діяльності будь-якого підприємства чи організації. Даний принцип ефективної роботи може бути дотриманий тільки за умов чіткої і злагодженої роботи колективу, адже для ефективної роботи всієї установи необхідна оперативна і ефективна робота структурних підрозділів.

1.5.Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів.

Номенклатура справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку (див. Додаток З).

Номенклатура справ буває трьох видів:

1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій.

2. Конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації.

3. Примірна - встановлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності. Наприклад:

1. Справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів (Постанови Верховної Ради).

2. Справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства (Статут, Положення і так далі).

3. Розпорядча документація по підприємству (накази, розпорядження).

4. Планово-звітні документи (річні, місячні, недільні).

5. Листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів. Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності: - назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...); назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; короткий зміст документів справи; назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи; дати (період) справи; вказівка на копії документів. У заголовках справ, що містять документи не пов'язані послідовністю діловодства застосовується термін "документи".

Індексація справ Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу. У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5- переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ. У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується