Виділяються 4 групи справ :

- постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

- тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового збереження (до 10 років) (див. Додаток Л);

- які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення.

Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ (див. Додаток М). Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ. Описи складаються окремо на:

- справи постійного збереження;

- справи тимчасового (понад 10 років) збереження;

- справи по особовому складу й інші однотипні справи;

- на справи, що складаються тільки із специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.);

- службові відомчі видання.

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації.

У діловодстві описи зазначених категорій справ складаються на справи кожного підрозділу організації і кожної громадської організації, заведені в кожному календарному році або за вибраний термін. Описи справ структурних підрозділів складаються по установленій формі і представляються у відомчий архів через рік після завершення справ у діловодстві, за винятком описів справ структурних підрозділів міністерств і відомств, що представляють у відомчий архів описи справ через 2 роки. Відповідальність за своєчасне і якісне упорядкування описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів. Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряються якість формування й оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації. При перегляді справ перевіряються: відповідність заголовка справи утриманню документів у справі; правильність оформлення й угруповання документів, включених у справу; якість підшивки або плетіння справи; правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті. Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи:

- порядковий номер справи (тому, частини) по опису,

- індекс справи (тому, частини);

- заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи;

- дата справи (тому, частини);

- кількість листів у справі (том, частині);

- терміни зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог:

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером;

- систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом. Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розпису з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис. Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81;

- графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи;

- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком);

- графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п.

Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери). Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики).

Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів).

У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають,