Збір інформації як процес складається з двох частин: безупинний збір загальних ділових зведень від неформального спілкування з колегами й іншими контактами як частина повсякденної діяльності, а також постійне підживлення інформацією з більш офіційних мереж, відкіля надходять важливі новини.

Навички керування інформацією

Основні навички, що вимагаються для одержання і використання інформації, — це пошук, аналіз, структурування, збереження і маніпуляція. Галиерс відстоює необхідність підходити до збору нової інформації, ґрунтуючись на вже наявної, а також важливість інтерпретації інформації наступною фразою: “Ми припускаємо, що усього лише набір даних, що є побічним результатом діяльності фірми, забезпечить нам прийняття рішень, засноване на наявній інформації. Але дуже часто це приводить до того, що ми називаємо “інформаційним перевантаженням”” (Galliers, 1993) (див. Інформаційне перевантаження).

Сьогодні росте складність збору інформації і керування нею; виходить, це вимагає усе більше часу і базових навичок, необхідних менеджерам для керування інформацією, часто не вистачає. Блейер і Гордон підтримують думку, що росте значення контролю і керування письмовою інформацією у фірмах: “Менеджери бувають перевантажені масою марної інформації, що часто робить заплутаними дійсно важливі документи” (Blair & Gordon, 1991). Таке неправильне керування заважає правильному прийняттю рішень і плануванню і погіршує результати діяльності фірми. Коли наявної в розпорядженні інформацією чи не можуть не хочуть правильно керувати, це часто приводить до подвійної витрати сил і засобів. “Якби ми керували своїми грошима так само, як керуємо інформацією, то ми б уже давно розорилися” (авторство приписується Делано Слоту, процитоване в Баббара і Рея (Babbar & Rai 1993).

Керування інформацією в теорії і на практиці найчастіше приводить до двох розповсюджених проблем. Перша, про яку вже згадувалося вище, стосується вибору інформації. Високоточні методики збору інформації часто компрометуються неправильними і зовсім недостатніми критеріями добору, що можуть привести до звуження цілей організації і до обмеження її можливостей. Отже, для більшості критеріїв добору інформації рамки варто визначити максимально широко. Друга, що дуже часто зустрічається проблема полягає в тім, що придбання і поширення інформації є останніми етапами в інформаційному ланцюжку. Однак занадто мало повідомляється про те, як можна застосувати інформацію з максимальною користю.

Важливою розробкою останнього часу стала поява “керування знаннями”, дисципліни, зв'язаної з керуванням інформацією, але відмінної від її (див., наприклад, Венцина (Venzin, 1997)) (див. корпорації знання). Хоча керування інформацією включає в першу чергу вибір і збір інформації, керування знаннями — поняття набагато більш широке і включає такі розділи, як ідентифікація знання, керування знанням, розвиток знання і використання знання. Таким чином, керування знаннями займається питаннями, як одержувати, використовувати, поширювати і трансформувати знання, а також знаходиться в безупинному пошуку практичних переваг для фірми. Можливість того, що в найближчому майбутньому керування знаннями віднесуть до розділу керування чи інформацією що керування інформацією через якийсь час стане чимось більшим, ніж просто технічна діяльність по зборі і збереженню інформації, здається цілком ймовірною.

Використання інформації

Говорячи практичною мовою, бізнес-інформація дозволяє бізнесу робити багато справ. Головної рушійний силоміць збору й аналізу бізнесу-інформації є підвищення конкурентноздатності. Зараз для ефективного використання інформації фірми найчастіше використовують комп'ютер і телекомунікаційні технології.

Потенційні вигоди від ефективних інформаційних і комунікаційних систем включають ті, що приведено Фулером і Дженкинсом (Fuller & Jenkins, 1995) у табл. 1. Користь від поліпшення процесу обміну інформацією можна описати як поліпшення взаємин із клієнтами і постачальниками, оптимізацію операцій у бізнесі, а також більш швидкий доступ до ресурсів і послуг експертів.

Однак зараз усі частіше стали визнавати, що однієї інформації недостатньо. Для того щоб використовувати інформацію ефективно, фірми повинні мати механізми “трансформації” інформації в знання і використання цього знання як майна. Незважаючи на те що десять років тому підручники по менеджменті і статті в журналах проголошували інформацію як самий коштовний товар, зараз акцент робиться на знанні. Успіх компанії в майбутньому, очевидно, залежить тільки від розуміння взаємозв'язку між ними, а також від того, наскільки правильно компанія ними керує.

Висновок

Као (Kao, 1989) говорить, що інформаційні процеси визначають відносну здатність організації ефективно взаємодіяти з навколишнім середовищем і переслідувати свої власні мети. Тим самим він фактично робить висновок, що з інформацією як з основною проблемою зіштовхуються всі організації.

Нові технології забезпечують нові джерела, методи доставки й обміну інформацією, а також нові способи маніпуляції інформацією. У той час як інформаційні технології продовжують змінювати характер угод і інших операцій у бізнесі, надають можливість зв'язку по ланцюжку через електронну торгівлю і сприяють співробітництву і створенню альянсів, стає усе більш важливим розвивати навички керування інформацією як ресурсом і товаром. Переосмислення фірми і її діяльності в термінах інформації необхідно, щоб використовувати власна конкурентна перевага з метою належного керування інформацією.  

Література

Babbar, S. and Rai, A. (1993) ‘Competitive intelligence for international business’, Long Range Planning 26(3): 103–13.

Blair, D.C. and Gordon, M.D. (1991) ‘The management and control of written information’, Information & Management 20: 239–46.

Connell, I. (1983) ‘Monopoly capitalism and the media’, in S. Hibbin (ed.), Politics, Ideology and the State, London: Lawrence and Wishart.

Davis, S.