Звіт
по переддипломній виробничій практиці
Зміст
Організаційна структура редакції газети "Галичина"
Нормативно-правова база для здійснення інформаційної діяльності газети "Галичина"
Взаємодія інформаційних відділів з іншими підрозділами редакції, службами апарату управління
Права та обов'язки працівників, які здійснюють документно-інформаційну роботу
Особливості документування інформації
Особливості документного фонду редакції
Особливості документних потоків та масивів
Аналіз первинних та вторинних документів у сфері діяльності редакції. Джерела інформації для основних видів діяльності газети
Загальний огляд інформаційних ресурсів редакції газети "Галичина"
Аналіз інформаційних потреб та вивчення методики їх забезпечення
Аналіз стану технічного забезпечення інформаційної діяльності редакції та ефективності документообігу
Огляд теоретичної літератури
1. Організаційна структура редакції газети "Галичина"
Редакція газети "Галичина" є невелике підприємство, що ґрунтує свою діяльність на основі колективної форми власності з правом найняття робочої сили. Діяльність підприємства регулюється законами України "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні", "Про інформацію", "Про господарські товариства", а також іншими актами законодавства.
Редакція газети є юридичною особою, володіє відособленим майном, у відповідності з діючим законодавством може набувати майнових та особистих немайнових прав, виконувати обов'язки, бути позивачем або доповідачем у суді.
Редакція газети "Галичина" займається такими видами діяльності:
1. Написання інформаційних, економічних, політичних, комерційних та інших матеріалів для публікації в газеті ;
2. Гуртова, роздрібна торгівля газетою.
Загальна управлінська структура на підприємстві визначає форми взаємозв'язку не лише виробничих підрозділів, але й організаційних служб та обслуговуючих робітників на підприємстві. Управлінська структура чинить великий вплив на економічні показники роботи, тому правильний вибір та постійне удосконалення є важливим питанням організації діяльності "Галичини" (див. Схема 1).
Органами управління редакції є:
вищий орган – обласна рада;
виконавчий орган – в особі редактора газети;
контрольний орган за діяльністю виконавчого органу – ревізійна комісія редакції.
Для редакції газети "Галичина" є характерна наявність в апараті управління наступних служб:
бухгалтерська;
виробничий (творчий, журналістський) відділ;
комерційна;
кадрова.
Схема 1 – Структура управління редакції газети "Галичина"
2. Нормативно-правова база для здійснення інформаційної діяльності газети "Галичина"
У своїй діяльності газета "Галичина" користується наступними нормативно-правовими актами: законами України "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні", "Про інформацію", "Про господарські товариства", Цивільним та Господарським Кодексом України, Законодавством України про працю, законом України "Про страхування" та іншими нормативно-правовими актами України, які регламентують діяльність господарських товариств. Основним нормативно-правовим документом, яким користується редакція для здійснення своєї діяльності є Статут. Він складається з 13 розділів, в яких регламентується вся діяльність редакції. Розділи Статуту:
Загальні положення
Учасники Товариства
Предмет та мета діяльності Товариства
Організаційна діяльність.
Прибуток Товариства.
Власність Товариства.
Права та обов'язки.
Органи управління та контролю
Правління Товариства
Відповідальність.
Працівники Товариства.
Зовнішньоекономічна діяльність
Припинення діяльності Товариства
3. Взаємодія інформаційних відділів з іншими підрозділами редакції, службами апарату управління
Життєдіяльність редакції і висока результативність залежить як від її взаємодії з іншими підприємствами та організаціями, так і від налагодженої роботи керівництва та працівників. Ця взаємодія неможлива без сучасного і повного обміну об'єктивною інформацією. Тому для успішного виконання покладених на редакцію функцій необхідно налагодити внутрішні і зовнішні інформаційні зв'язки редакції.
Внутрішні зв'язки забезпечують виробничий процес і взаємодію керівництва з працівниками. Зовнішні зв'язки забезпечують зв'язок з зовнішнім світом.
Документно-інформаційні зв'язки, як правило, мають двосторонній характер. Зв'язок вважається ефективним, якщо він привів до взаєморозуміння сторін і закінчився необхідними діями або рішеннями.
Всю вхідну документацію приймає секретар-референт, реєструє її у відповідних журналах обліку документації і передає в той відділ, в який вона призначається (Див. Схема 2).
Схема 2 – Рух інформації між відділами
Внутрішня документація проходить кругообіг від керівництва до підлеглих і навпаки. Вся вихідна документація також реєструється в журналах обліку і відправляється секретарем-референтом. Крім цього всі відділи тісно взаємодіють між собою.
4. Права та обов'язки працівників, які здійснюють документно-інформаційну роботу
Після того, як визначено структуру редакції та кількісний склад персоналу окремих підрозділів, слід підготувати посадові інструкції та кваліфікаційні вимоги до осіб, котрі обійматимуть посади в цих підрозділах. Посадова інструкція є переліком основних функцій, що їх має виконувати працівник згідно зі своєю посадою. В редакції газети "Галичина" документно-інформаційну роботу здійснює секретар-референт.
Секретар-референт має такі права і обов'язки:
1. Здійснює методичне керівництво документуванням, інформаційно-довідкове обслуговування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах.
2. Забезпечує своєчасну обробку кореспонденції, що надходить і відправляється, її відправку і доставку за призначенням.
3. Здійснює контроль за термінами виконання документів і їхнім правильним оформленням, обліком, реєстрацією та виконанням.
4. Здійснює оперативний зв'язок із сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності компанії.
5. Проводить щорічний відбір документів для архівного зберігання або знищення. Організовує роботу архіву та здійснює контроль за станом документів в архіві. Готує необхідні довідки на основі наявних документів в архіві.
6. Складає інструкції з ведення діловодства, номенклатуру справ.
7. Розробляє пропозиції з вдосконалення системи діловодства та організовує їхнє впровадження.
8. Готує і подає необхідну звітність, забезпечує схоронність службової документації.
9. Веде табелі обліку робочого часу працівників та виконує окремі доручення керівництва редакції,
5. Особливості документування інформації
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій. Документи розрізняють на папері, перфокарті, фото- і кіноплівці, диску, дискеті та ін.
Сукупність документів в управлінській діяльності, оформлених відповідно до певних правил, називається управлінською документацією. Документування діяльності здійснюється у всіх відділах редакції "Галичини".
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом — рукописним чи друкарським. Підставою для створення документів в організації є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи мають такі особливості:
створюються й використовуються