служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію правового й довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес створення документів, їх форма, зміст і параметри надають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.

6. Особливості документного фонду редакції

Комплекс документів, які виникають в результаті діяльності однієї організації, незалежно від того є вона юридичною особою чи ні, складають документний фонд.

З часу заснування газети "Галичина" пройшло 17 років і всі документи ,які були створені в процесі діяльності газети знаходяться на місці. Для їх зберігання виділено спеціальну кімнату, в якій відповідно до виду і часу зберігаються документи.

Відповідно до наказу № 41 від 20.07.1998р. Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України всі документи мають свої визначені законом терміни зберігання. В редакції всі документи про прийняття, переведення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, про надання відпусток, про стягнення, відрядження, статути та положення, посадові інструкції, бухгалтерські звіти, вхідна та вихідна кореспонденція, накази, заяви та інші зберігаються тільки визначений законом термін.

7. Особливості документних потоків та масивів

Документообіг в редакції "Галичини" здійснюються у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації і пунктами технічної обробки власне документів.

Стосовно апарату управління розрізняють потоки документів:

ті, що поступають (вхідні);

ті, що відправляють (вихідні);

внутрішні.

В редакції відбувається розподіл обсягу вхідних документів на потоки, які направляються:

керівникам;

структурним підрозділам;

окремим виконавцям.

Обсяг документообігу "Галичини" складає приблизно 4000 документів на рік.

Вся вхідна кореспонденція передається від секретаря-референта голові редакції для проставлення резолюції, а потім у відділ призначення.

Кожному службовому документу присвоюється вихідний номер, який складається з порядкового номера, індексу підрозділу згідно з номенклатурою справ та номера кореспондентів.

До вихідних документів "Галичини" відносять: листи-запити, листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги тощо, а вхідна кореспонденція - відповіді на листи, що надійшли або ініціативні листи інших організацій.

8. Аналіз первинних та вторинних документів у сфері діяльності редакції. Джерела інформації для основних видів діяльності газети

Виробничо-господарська діяльність "Галичини"дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою і змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації. Отже, згідно джерел виникнення розрізняють: первинні (характеризують стан закладу (статистична звітність)) та вторинні (отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах) документи.

Основним результатом роботи канцелярії редакції є звіти, які вона подає керівництву про потік документів в редакції. Звіти умовно можна розділити на групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Вони робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення - одержати об'єктивну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів - одержання інформації для оперативного управління редакцією. Звіти готуються впродовж різних термінів - від одного дня до тижня. Основний їхній зміст - список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці й керівництво закладу. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належить до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу. Зведені звіти надходять до керівництва закладу або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Кожен оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких покладений фактор часу, тобто період, в який відбувається завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в редакції. Періоди підготовки звітів даної групи -місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію про виконану роботу. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ редакції. Аналітичні звіти видаються по окремих структурних підрозділах. Звіти відображають роботу редакції за значний проміжок часу:

за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

за рік (без зазначення року - потрчний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання й розповсюджують у межах редакції. У зв'язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони мають логотипи закладу, герби й іншу графічну символіку.

Джерела пошуку інформаційних ресурсів для основних видів діяльності редакції

Організація управління за наших часів неможлива без застосування комп’ютерних технологій. Всі працівники редакції використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери. Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

Існують різні джерела пошуку інформаційних ресурсів. Для поповнення бібліотеки можна піти в книжковий магазин або ознайомитись з новинками через Internet. Періодичні видання передплачуються редакцією кожного року.

Найбільш оперативну і зручну для розмноження інформацію забезпечують її електронні носії.

9. Загальний огляд інформаційних ресурсів редакції газети "Галичина"

Преса є однією з галузей бізнесу, найбільш залежних від інформаційного забезпечення. Цьому допомагають бази даних, які містять систему активів з правового забезпечення діяльності редакції, характеризують розвиток економіки як на макро- , так і на макрорівні ,стан справ на національному і регіональному ринках, дають уявлення про світові тенденції і нові технології видавництва. Редакції варто мати бібліотечний фонд літератури з журналістики, періодичних видань.

Редакція