Особливої уваги організаторів контролю потребують підготовка та проведення перевірок виконання актів, доручень або в цілому ста-ну справ на місцях.

Методика їх організації та проведення передбачає певну переві-рену практикою послідовність дій, що випливають із загальних ви-мог до аналізу й узагальнення практики, зокрема, практики держав-ного управління.

По-перше, це чітке визначення мети і завдань перевірки, вироб-лення її плану. На цьому етапі проробляються теоретичні праці й документи, законодавчі і нормативні акти, рішення органів вищо-го рівня і власні попередні рішення з питань, які мають перевіря-тися. При виробленні плану перевірки важливо врахувати всі скла-дові теми перевірки, всі питання, які її розкривають і всі чинники й умови, які впливають на вирішення цих питань. Важливо однозна-чно визначитися щодо змісту основних понять, які вживатимуться при проведенні перевірки й аналізі та узагальненні фактичного ма-теріалу і оцінці стану справ на об’єкті, що перевірятиметься.

По-друге, заслуговує на пильну увагу організаторів перевірки ство-рення комісії, робочих груп з проведення перевірки та їх ґрунтовне інструктування. До складу комісії, робочих груп (якщо останні ство-рюються), як правило, входять особи, компетентні в питаннях, які мають вивчатися, а також у методах здійснення контролю, аналізу й узагальнення практики. При інструктуванні комісії (робочих груп) з перевірки важливо насамперед зорієнтувати їх на відкритість, про-зорість роботи. Це дасть можливість залучити до проведення пере-вірки фахівців організації, яка перевіряється, краще зорієнтуватися в структурі об’єкта перевірки та його особливостях, виявити гли-бинні причини наявних недоліків, прорахунків. Окрім цього, ке-рівник чи представник органу, який проводить інструктування, повинен уникати попередніх оцінних настанов щодо стану справ на об'єкті перевірки, як от: “кадри в цій організації чудові і справи тут на належній висоті”, “у доповіді маємо намір відзначити плідну роботу колективу”, “з цього питання справи там не блискучі”, “в роботі під-приємства – повний розвал” – бо це може дезорієнтувати учасників перевірки, негативно вплинути на її об’єктивність”. Свою інформацію з інших джерел організатори перевірки зможуть виважено використа-ти після надходження матеріалів про її результати від комісії.

По-третє, важливою і місткою частиною перевірки є збір кон-трольної інформації, її вивчення і аналіз, систематизація і оброб-ка. До методів цієї роботи належать безпосередні спостереження, ознайомлення з документальними матеріалами організації, яка пе-ревіряється, бесіди з людьми, анкетні опитування, запрограмовані інтерв’ю тощо. Важливо зібрати якомога більше фактів з питань, які складають зміст перевірки, не припуститися “гри у приклади”: адже в кожній організації, за бажанням, можна знайти і позитивний, і не-гативний приклади. Саме таким чином можна прийняти або вида-ти бажане за дійсне.

В процесі подальшої роботи зібрані факти “просіюються”, з них відбираються достовірні, істотно значущі, типові і відсіюються ви-падкові, другорядні факти. За необхідності доцільно переходити від “фактів першого ряду” до “фактів другого (а, можливо, й третього) ряду”, вивчення і врахування яких глибше з’ясувати реально.

По-четверте, відповідальним моментом перевірки є узагальнення зібраного матеріалу, оцінка стану справ з питання, що вивчалося, і вироблення відповідних цій оцінці пропозицій щодо заходів для по-ліпшення роботи. На цьому етапі готується проект доповідної запи-ски (або інший документ, визначений організаторами перевірки).

По-п'яте, необхідне ознайомлення керівництва установи, органі-зації, підконтрольних посадових осіб або, в разі необхідності, всього колективу, з результатами перевірки, висновками і пропозиціями комісії (робочої групи), яка провела перевірку, і врахування обґрунтованих пояснень і пропозицій зазначених осіб чи колективу. Це сприятиме більшій виваженості підсумкового документа, його об’-єктивності, а також впливу на роботу організації, що перевірялася.

Ефективність перевірки підвищується, якщо за час її проведен-ня члени комісії (робочої групи) з перевірки нададуть можливу практичну допомогу колективу, організації в усуненні на місці наявних недоліків та причин, що їх породжують, у навчанні чи допоможуть практичними порадами, у реалізації рішення чи в питанні, з якого проводилася перевірка.

По-шосте, завершальним етапом роботи комісії (робочих груп) з перевірки є інформування органу виконавчої влади чи керівника, який організував проведення перевірки (чи дав доручення щодо неї), про результати проведеної роботи. В залежності від поставленого завдання підсумковим документом за результатами перевірки може бути доповідна записка, акт ревізії, довідка, інформація, огляд, ви-сновки експертизи тощо. До кожного з цих документів (чи мате-ріалів) ставляться свої конкретні вимоги, що відображають його специфіку. Проте, незалежно від виду, документ (чи матеріал) за підсумками перевірки має містити:

- повідомлення про те, що і де перевірялося, які виявлено позитивні сторони роботи, їх чинники;

- які мають місце недоліки та їх причини, порушення законів та нормативно-правових актів; - відомо-сті про наслідки порушень, обсяги завданих збитків;

- дані про кон-кретних винуватців; невиконання визначених у рішенні (акті) завдань та ін.;

- зміст практичної допомоги, наданої установі, організації під час перевірки, заходів, вжитих під час її проведення для припинення недоліків, зловживань, порушень. Бажано зазначити, якої невідкла-дної допомоги потребує установа, організація від керівного органу чи його структурних підрозділів;

- рекомендації і пропозиції щодо усунення недоліків, пору-шень та їх причин, відшкодування завданих збитків, притягнення винуватців до відповідальності, поліпшення стану справ. Якщо робота установи, організації, підрозділу, які перевірялися, заслуговує схва-лення, то в підсумковому документі важливо розкрити суть позитивного досвіду, шляхи, засоби і методи досягнення успіху, можливість застосування цього досвіду в інших установах, організаціях, підрозді-лах, внести пропозиції щодо його узагальнення