ознайомлення. Щотижнево виконавцям надсилаються письмові повідомлення про закінчення термінів наданих їм контрольних доручень , а голові РДА – інформація про несвоєчасне виконання документів за підписом начальника загального відділу. Щомісячно готується матеріал щодо стану виконавської дисципліни в роботі з документами і подається на розгляд голові РДА. Регулярно за участю відповідних фахівців здійснюється аналіз стану виконання завдань у структурних підрозділах РДА, виконкомах сільських і селищних рад та повідомляється про результати керівника апарату. Матеріали про стан виконавської дисципліни періодично розглядаються на засіданнях колегій або на нарадах. Наприклад, питання стану виконавської дисципліни в роботі з контрольними документами виносилось на спільне засідання колегії при голові райдержадміністрації і президії районної ради 27.02.2008р. За результатами винесено відповідне рішення колегії райдержадміністрації і президії районної ради від 02.03.08р. №80 «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами за 2007 рік» (див. додаток В). Сектор контролю вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю, надає методичну та іншу практичну допомогу структурним підрозділам РДА, виконкомам сільських і селищних рад щодо організації контролю за виконанням документів. З метою здійснення контролю за виконанням рішень та розпоряджень сектор контролю збирає проміжну інформацію, забезпечує упереджувальний контроль та регулювання ходу виконання завдань, співпрацює з посадовими особами, на яких покладено контроль за виконанням рішень районної ради та розпоряджень голів ОДА і РДА. З цією ж метою ведуться контрольні картки та реєстраційні журнали взятих на контроль рішень районної ради та розпоряджень РДА. Щоквартально керівництву РДА готуються звіти про роботу з документами і один примірник звіту надсилається у відділ контролю ОДА.
Всі документи, що надходять до райдержадміністрації, опрацьовуються начальником загального відділу з метою взяття на контроль до розгляду їх керівництвом. Для цього:
- в тексті документа помічаються завдання, доведені до РДА;
- терміни їх виконання вносяться на вільне поле верхньої частини першої сторінки документа;
- на документі проставляється штамп „Контроль”;
- на контрольний документ заводиться реєстраційна картка. Замість контрольної картотеки ведеться комп’ютерна база даних.
Резолюція проставляється безпосередньо на вільному полі першої сторінки документа і складається з таких елементів: прізвища виконавців (виконавця), змісту доручень, термінів виконання, особистого підпису керівника та дати накладення резолюції.
До загального відділу РДА надходять документи із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі, резолюції керівника або встановлені актами законодавства. В роботі з контрольними документами дотримуються таких вимог щодо термінів їх виконання:
- виконання контрольних документів без встановлених у тексті документа термінів – 1 місяць з дня надходження в РДА;
- надання інформації на виконання контрольних документів органів влади вищого рівня – за 3 дні до вказаного терміну;
- виконання актів прокурорського реагування: приписів – негайно, протестів – не пізніше 10 днів, подання – не пізніше місячного терміну за підписом голови РДА;
- виконання запитів і звернень народних депутатів: запитів – не пізніше 15 днів, звернень – не пізніше 10 днів. Слід зазначити, що надання відповіді депутату є обов’язковою. У випадку, коли вирішення питання вимагає більш тривалого виконання, депутату надається проміжна відповідь, а остаточна – не пізніше, ніж у місячний термін;
- виконання урядових документів з грифом „терміново” – 7 робочих днів від дня підписання документа;
- виконання телеграм, факсів, в яких порушуються питання термінового вирішення – до 2 днів.
При виконанні контрольних документів, що надійшли в райдержадміністрацію, перелічені терміни встановлюються, починаючи з дати реєстрації документа. Ці вимоги відносяться до виконання документів в цілому, незалежно від часу поступлення їх до безпосередніх виконавців. Термін виконання документу може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила (у разі відсутності – особою, що її заміщає) за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочі дні до закінчення встановленого терміну.
Як повідомлялось раніше, для здійснення контролю за виконанням рішень районної ради, розпоряджень голови райдержадміністрації в разі необхідності розробляється план контролю, в якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань, управління, відділи та інші структурні підрозділи, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань, структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю виконання в цілому. План контролю затверджується заступником голови РДА – керівником апарату.
Контроль за виконанням розпоряджень РДА здійснюється шляхом:
- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документа в цілому або окремих передбачених ним завдань;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;
- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на колегіях, нарадах у голови РДА або його заступників (відповідно до розподілу обов’язків) з виконання встановлених завдань)
Контрольні документи після їх виконання відповідно до резолюції керівництва повертаються з усіма матеріалами в загальний відділ апарату РДА. Документ вважається виконаним, якщо повністю і вчасно вирішені всі поставлені в ньому і в резолюції по його виконанню завдань, у разі потреби дана відповідь по суті, інформація чи звіт про виконання документа прийняті суб’єктом видання документа без зауважень. Начальник загального відділу або спеціаліст з питань контролю опрацьовує документи щодо повноти та якості їх виконання. Виконані не в повному обсязі документи повертаються виконавцям на доопрацювання. Повністю виконані документи з інформацією про їх виконання подаються