керівництву РДА для закриття їх „До справи”. Закриті „До справи” контрольні документи зберігаються у папках відповідно до номенклатури справ разом з усіма матеріалами про їх виконання. Зняття з контролю рішень, розпоряджень проводиться на підставі узагальнюючої довідки, підписаної заступником голови РДА, який здійснював контроль за виконанням, або основним виконавцем, вказаним у самому документі за погодженням із заступником голови (відповідно до розподілу обов’язків). Така ж довідка готується для продовження термінів виконання рішень та розпоряджень. Знімаючи з контролю розпорядження на засіданні колегії при голові РДА або безпосередньо головою РДА з обов’язковим написанням дати, підпису та відміткою „До справи” або „Знято з контролю” на узагальнюючій записці про виконання.
З метою підвищення виконавської дисципліни та ефективності роботи по виконанню указів та доручень Президента України, законів України, постанов Кабінету Міністрів України та розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій з питань соціально-економічного розвитку, головою райдержадміністрації за окремим графіком проводяться співбесіди з усіма керівниками структурних підрозділів. При цьому заслуховуються їх пропозиції, а також кожному даються конкретні доручення, виконання яких ставиться на особливий контроль. Для забезпечення належного контролю та виконавської дисципліни в управліннях та відділах, підвищення персональної відповідальності керівників усіх рівнів організаційним та загальним відділами РДА проводяться навчально-методичні семінари-практикуми для посадових осіб структурних підрозділів. Однією з умов ефективної контрольної діяльності райдержадміністрації є забезпечення відкритості та оперативності інформування населення про результати перевірок стану виконання директивних документів. Цій меті послуговується Web-сторінка Коломийської райдержадміністрації, де щокварталу подаються матеріали про стан контролю та результати перевірок (див. додаток Г).
3.2 Автоматизація документообігу як ефективний засіб оптимізації контролю
Термін “документообіг” на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на “комплексний підхід до автоматизації документообігу”.
У даному документі терміни “документообіг”, “діловодство” та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади.
Відповідно до визначення, документообігом є “рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення”, тобто повний цикл життя всього числа документів в організації до передачі їх до архіву або на знищення.
Діловодство, чи “документаційне забезпечення управління” означає “галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами”. Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.
В Коломийській райдержадміністрації, як і в Україні у загально-державному масштабі, склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами. На Заході розвиток офісної автоматизації стимулює розробку технологій документообігу, в Україні ж, як правило, мова йде про авто-матизацію традиційно вже сформованої технології діловодства в установах.
З особливостей українського діловодства можна виділити три найбільш яскраві переваги:
- контроль за документом, починаючи з моменту його надходження;
- централізація контрольних функцій;
- єдині норми документообігу.
На відміну від західних методів роботи з документами, в українській практиці документ ставиться на контроль в момент його надходження до органу влади.
Внутрішні або вихідні документи знаходяться у полі зору загального відділу одразу після “народження” – тобто затвердження. При цьому відслідковується зв’язок документів – у випадку, якщо один документ з’явився в результаті виконання рішення, прийнятого по іншому документу. Усе це дозволяє гарантовано відстежити шлях будь-якого документа, що надійшов до райдержадміністрації - адже жоден зареєстрований документ вже не може зникнути безвісти.
Максимальна централізація контролю за документообігом передбачає, що документ повинен бути спочатку повідомлений керівництву, а лише потім, обростаючи резолюціями у відповідності із службовою ієрархією, він спускається до безпосередніх виконавців.
Іншою важливою особливістю є наявність єдиних і детально регламентованих правил роботи з управлінськими документами в організаціях незалежно від їхньої сфери діяльності. Уся діяльність діловодних служб регламентована аж до правил заповнення реєстраційних журналів, картотек і звітних форм.
В умовах існування в органах влади такого детального регламенту документообігу впровадження без адаптації принципово нової технології того чи іншого закордонного програмного забезпечення є нереальним. Мова в цьому випадку може йти про автоматизацію традиційного діловодства з використанням сучасних інформаційних технологій.
Традиційне діловодство передбачає ведення великої кількості журналів та картотек, що обслуговують паперовий документообіг. І саме ведення цих картотек є першочерговим об’єктом автоматизації діловодства. У той же час ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв’язку картки з електронним образом власне документу (текстом і навіть зображенням, звуком і відеофільмом). У такий спосіб створюються технологічні умови для переходу до електронного документообігу. Перехід же до електронного документообігу, у свою чергу, створює передумови для формування електронних архівів з ефективними механізмами довідково-аналітичної роботи на величезній кількості документів у різних формах представлення.
З іншого боку, використання комп’ютерної мережі створює умови для децентралізації виконання різних діловодних функцій при збереженні централізованого контролю за документообігом. Можна, наприклад, дозволити підрозділам і навіть окремим працівникам здійснювати самостійну реєстрацію документів і при цьому централізовано контролювати їхнє проходження. Більш того, наявність мережі, що зв’язує територіально віддалені органи влади, дозволяє забезпечити централізований контроль за документообігом, що неможливо здійснити в рамках чисто паперової технології.
Цикл життя документу. З документами – незалежно від їхнього змісту – необхідно виконувати деякі загальні операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати за призначенням, контролювати хід їхнього виконання, давати довідки по документах. В органах державної влади і місцевого самоврядування традиційно склалися певні правила організації цієї роботи.
Типовий “цикл життя” документу в органі влади – виробничий цикл по роботі з документами – представлений на рис.3.1.
Документ, що надійшов ззовні, спочатку повинен бути зареєстрований. Це означає, що йому присвоюється унікальний реєстраційний номер, що заноситься до журналу або картотеки разом з інформацією про документ.
Після цього документ починає рух по органу влади. Практично на будь-якому етапі руху документ може бути через непотрібність списаний у справу, що відповідним чином реєструє діловод. Після списання документ, якщо це передбачено інструкцією з діловодства, передається на архівне зберігання або знищується відповідно до прийнятих правил архівного збереження.
На початку руху документ потрапляє до посадових осіб, зазвичай керівників, які визначають, хто, що і у який термін повинен зробити по даному документу – “виносять” резолюції. Ці резолюції деталізуються доти, поки документ не потрапляє до виконавців.
Виконавці, у міру виконання резолюцій по документу, повертають його разом із звітами керівникам – авторам