1) вимога покупця відомостей про товар чи виклик на тор-ги продавця і

2) отримання відповіді; відповідь покупця на розміщення замовлення;

3) перевірка продавцем платоспроможності покупця і підтвердження її.

Реалізація даної частини угоди вимагає оформлення і під-твердження такими основними документами, як запити, ініціатив-ними листами, відповіді на запити, офорт твердий і вільний, посвідки, банківське чи комерційне відправлення і т.д.

Оформлення запитів і пропозицій на даному етапі забезпе-чується з допомогою ініціативних листів-пропозицій чи листів про продаж. Офорт являється одним із таких документів. Під офортом розуміється письмова пропозиція продавця покупцю про продаж товарів на визначених ним умовах.

Твердий офорт — це письмова пропозиція на продаж відповідної партії товарів одному можливому покупцю з вказівкою терміну відповіді,, на протязі якого він являється пов’язаним зі своєю пропозицією і не може зробити пропозицію іншим покупцям. Якщо покупець згоден з пропозицією продавця, він відправляє лист-підтвердження, що містить акцепт. Якщо не згоден — відправляє контрофорт з вказівкою своїх умов угоди.

Вільний офорт зазвичай робиться одночасно на одну і ту ж партію товарів багатьом покупцям і не містить терміну для відповіді. І тому не пов'язує оферента своєю пропозицією. Якщо покупець згоден з умовами даного офорта, він підтверджує цей факт твердим офортом.

Якщо ініціатива в пошуку товару виходить від покупця в процесі переговорів, його звернення до продавця з проханням вислати офорт називається запросом.

Другий етап. Оформлення замовлення покупцем. Стадії да-ного етапу:

1) письмова вказівка покупця про доставку товарів чи на-дання послуг;

2) встановлення графіка доставок;

3) визначення мінімальної ціни;

4) прийняття замовлення.

Оформлення угоди на другому етапі супроводжується наступ-ними документами: замовлення, акцепт пропозиції покупця, проект контракту, акцепт твердого офорту продавця, зустрічний офорт, графік доставки, закупівельний ордер, індент.

Оформлення замовлення покупцем і означає письмову вказівку про доставку йому товарів чи надання послуг. Замовлен-ня оформляється частіше всього на спеціальному бланку з обґрунтуванням ціни. Одночасно складається закупівельний ордер, тобто супроводжувальний лист чи індент (закупівельний ордер, орієнтований на експорт). Замовлення не стає контрактом до мо-менту одержання письмової згоди підписати договір на попе-редніх умовах (угода у вигляді акцепту чи зустрічного офорта).

Третій етап. Забезпечення доставки і розрахунків. Стадії даного етапу:

1) визначення контрактної ціни;

2) визначення базисних умов доставки;

3) узгодження умов розрахунку і методи платежу покупцем.

Документи, необхідні для оформлення даної частини угоди: консульський рахунок, рахунок-фактура, фірмені каталоги, прей-скуранти, біржові котирування, конкурентний лист, Інкотермс-2000, акредитивний лист, інкасове доручення, трати, чеки та ін.

Визначення контрактної ціни товару здійснюється на основі документів. А в договорі обов'язково робиться посилання на документи, які використовуються з цією метою (консульський раху-нок, рахунок проформа, сертифікат походження товару та ін.).

При цьому консульський рахунок надається разом з експор-тованим товаром, якщо це вимагається в країні-імпортері.

Консульський рахунок — це доручення, в якому підтвер-джується походження товару. Він виписується в країні експорте-ра консулом країни імпортера після виплати консульського збору. Відносно визначення конкретної ціни експортного товару в угоді передбачається, що імпортер повинен знати всі складові елементи товару (ціна товару в місці його находження в момент продажу) чи базову ціну з урахуванням вартості упаковки, транс-портування, витрат на страхування, мито. Ці витрати являються типовими і обумовлюються торговими звичаями міжнародної ко-мерційної практики.

Відповідно до умов доставки здійснюються на основі сис-теми Інкотермс. В даний час використовується Інкотермс в ре-дакції 2000 p., який являє собою зібрання правил тлумачення міжнародних комерційних термінів. По суті Інкотермс являється методикою систематизації й оформлення 13 термінів торгових звичаїв, які в даний час класифікуються за чотирма категоріями. В основі кожної із категорій закладена різниця в об'ємі зо-бов'язань контрагентів з доставки товарів.

Перша категорія ("Е") — відправлення товарів. В першу категорію входить один термін "франко-завод" (EXW). Цей термін передбачає ситуацію, коли продавець передає покупцю то-вар безпосередньо в місці знаходження продавця і показує мінімальний об'єм обов'язків продавця.

Друга категорія ("F") — основний фрахт не заплачений. В другу категорію входять три терміни: "франко-перевізник" (FCA), "вільний біля борту судна" (FAS), "вільний на борту" (FOB). Ці терміни відображають умови, коли в обов'язки продав-ця входить доставка товару перевізнику, визначеному покупцем. Третя категорія ("С") — основний фрахт заплачений. В цю категорію входять чотири терміни: "вартість і фрахт" (CAF), "вартість, страхування, фрахт" (CIF), "доставка заплачена до..." (СРТ), "доставка і страхування заплачені до..." (СІР). Ця кате-горія враховує умови, згідно яких продавець повинен забезпечи-ти доставку, але не зобов'язаний брати на себе ризик (а значить і витрати) випадкової загибелі товару, його пошкодження чи інших додаткових витрат, які з'являються уже після відправлення товарів.

Четверта категорія ("Д") — доставка товарів. Дана кате-горія охоплює п'ять термінів: "доставлено на кордон" (DAF), "до-ставлено з борту судна" (DES), "доставлено з пристані" (DEO), "доставлено без оплати мита" (DDU), "доставлено з оплатою ми-та" (DDP). Ці терміни враховують всі витрати і ризики, які мо-жуть появитися в процесі доставки вантажу в країну призначен-ня і які оплачуються продавцем.

Четвертий етап. Виконання замовлення продавцем. Його стадії:

1) підготовка товару до відвантаження (упаковка товару у відповідності до правил, норм і стандартів);

2) доставка і транспортування;

3) страхування вантажу — оформлення страхового поліса; 4) митне очищення — заповнення митної декларації;

5) виставлення платіжного рахунку.

Оформлення угоди на даному етапі супроводжується випи-скою товаросупроводжувальних і розрахункових документів, та-ких як: рахунок-проформа, рахунок-специфікація, пакувальний листок, сертифікати (продукції, якості, походження товару), повідомлення про готовність до відвантаження, інвойс, відвантажувальний ордер, повідомлення про доставку, транспортна на-кладна, коносамент, повідомлення про відвантаження, транзит-ний сертифікат, страховий поліс, митна декларація, виписка із ра-хунку та ін.