НАЦІОНАЛЬНИЙ НАУКОВИЙ ЦЕНТР

“ІНСТИТУТ АГРАРНОЇ ЕКОНОМІКИ”

УКРАЇНСЬКОЇ АКАДЕМІЇ АГРАРНИХ НАУК

КОЗАК Мирослав Іванович

УДК 631.162:65.011.56

АВТОМАТИЗАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКОГО ОБЛІКУ

З ВИКОРИСТАННЯМ БАЗ ДАНИХ

08.06.04 – бухгалтерський облік, аналіз та аудит

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата економічних наук

Київ – 2005

Дисертацією є рукопис.

Робота виконана в Національному науковому центрі “Інститут аграрної економіки” Української академії аграрних наук.

Науковий керівник: доктор економічних наук, професор,

член-кореспондент УААН

КРОПИВКО Михайло Федорович,

Національний науковий центр

“Інститут аграрної економіки” УААН,

завідувач відділом організації

управління

Офіційні опоненти: доктор економічних наук, професор

ГЕРАСИМОВИЧ Анатолій Михайлович,

Київський національний економічний університет

Міністерства освіти і науки України,

професор кафедри банківської справи

кандидат економічних наук, доцент

ОВЧАРИК Роман Юрійович,

Приватний вищий навчальний заклад

“Європейський університет”,

доцент кафедри обліку аналізу і аудиту

Провідна установа: Національний аграрний університет

Кабінету Міністрів України, м. Київ.

Захист відбудеться “20” квітня 2005р. о 1300 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 26.350.02 в Національному науковому центрі „Інститут аграрної економіки” УААН (03680 м. Київ, МСП, вул. Героїв Оборони, 10, 3-й поверх, конференц-зал, к. 317).

З дисертацією можна ознайомитися у бібліотеці Національного наукового центру „Інститут аграрної економіки” УААН за адресою: 03680 м. Київ, МСП, вул. Героїв Оборони, 10, 2-й поверх, к. 212.

Автореферат розісланий “18” березня 2005р.

Вчений секретар

спеціалізованої вченої ради,

кандидат економічних наук Жук Н.Л.

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми. Перехід економіки України на ринкові засади, роздержавлення та приватизація землі, майна, розвиток конкуренції, входження в світове економічне співтовариство зумовили необхідність удосконалення господарського управління та його складової – обліку.

В опрацювання теоретичних, методологічних і методичних аспектів удосконалення обліку ґрунтовний внесок зробили вітчизняні й зарубіжні вчені: Ф.Ф. Бутинець, А.М. Герасимович, С.Ф. Голов, М.Я. Дем’яненко, В.М. Жук, Г.Г. Кірейцев, М.Ф. Кропивко, В.Г. Лінник, І.В. Малишев, В.Б. Моссаковський, П.П. Німчинов, М.Ф. Огійчук, В.Ф. Палій, П.Т. Саблук, В.В. Сопко, Л.К. Сук, Дж. Фостер, Ч.Т. Хорнгрен, А.Д. Шеремет та інші.

Одним з основних напрямів вирішення багатоаспектної проблеми удосконалення обліку є розвиток його форм. Форми обліку завжди визначали техніку та способи ведення облікової роботи відповідно до потреб суспільного виробництва й обміну. Вони як стандарти організації систем обробки облікової інформації забезпечували виготовлення і спільне використання облікових даних в управлінні.

З розвитком науково-технічного прогресу в обліку почала застосовуватись комп’ютерна техніка – ефективний інструмент підвищення продуктивності праці в роботі з інформацією. Проте наукових публікацій з проблем теорії, методології і практики автоматизації обліку (в тому числі в сільськогосподарських підприємствах), особливо в останні роки, недостатньо. До найбільш змістовних можна віднести тільки публікації М.Ф. Кропивка, М.Ф. Огійчука, П.А. Щербакова, В.І. Завгороднього, А.М. Кузьмінського, Ю.А. Кузьмінського та деяких інших.

Якісного удосконалення в технологіях ведення обліку на практиці також не спостерігається. Відбулося механічне перенесення способів ведення обліку за ручними (паперовими) формами на комп’ютерну основу, що не дає змоги повною мірою використовувати потенційні можливості комп’ютерної техніки. Крім того, в облікових працівників збільшився обсяг специфічної, не притаманної їм роботи, пов’язаної з експлуатацією комп’ютерної техніки. Проблемою є і вибір для практичного використання в обліковій роботі різних (часто несумісних) програмних продуктів, за допомогою яких можна автоматизувати не тільки окремі ділянки або види обліку, а й обробку економічної інформації, елементи автоматизації управління виробництвом і підприємством у цілому. Форми обліку при цьому не конкретизовані і мають узагальнену назву “комп’ютерні”. Отже, виникла потреба в стандартизації й науковому обґрунтуванні, але вже комп’ютерних технологій і форм ведення обліку.

У сукупності вищевикладене зумовило вибір й актуальність дисертаційного дослідження.

Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконана в рамках наукових досліджень по завданню “Формування системи та механізмів обліково-аудиторського та інформаційного забезпечення сільськогосподарських підприємств у ринкових умовах” (номер державної реєстрації 0102U000267) науково-технічної програми “Трансформування організаційно-економічних відносин до соціально орієнтованих ринкових умов в АПК” (головний виконавець – Національний науковий центр “Інститут аграрної економіки” УААН).

Мета і завдання дослідження. Метою дисертаційного дослідження є удосконалення теоретико-методологічних і методичних підходів до автоматизації обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки та баз даних.

Цільова спрямованість дослідження зумовила постановку і вирішення таких питань:

-

-

-

-

-

-

Об’єктом дослідження є форми і технології обліку та особливості їх застосування в сільськогосподарських підприємствах.

Предметом дослідження є теоретичні, методичні та практичні питання автоматизації облікових робіт в умовах застосування комп’ютерної техніки.

Методи дослідження. В основу дослідження покладено діалектичний метод пізнання та системний підхід, що дало змогу комплексно дослідити питання розвитку видів обліку, їх інтеграції в межах системи господарського обліку, а також обґрунтувати характерні риси архівно-комп’ютерної форми обліку як основи інтегрованих систем автоматизації господарського обліку.

При дослідженні теоретичних засад розвитку форм і технологій ведення обліку в історичному аспекті використовувались прийоми абстрактно-логічного методу, а саме: аналіз і синтез, індукція та дедукція, аналогія і зіставлення. В аналітичних дослідженнях застосовувались методи порівняння, графічного зображення і табличного подання. Для аналізу існуючих на ринку програмних продуктів – метод статистичного зведення, а для обґрунтування технології ведення господарського обліку за архівно-комп’ютерною формою – методи моделювання та практичного експерименту.

Наукова новизна одержаних результатів. Наукові результати, що отримані автором і виносяться на захист, полягають у розробці теоретико-методологічних і методичних засад побудови архівно-комп’ютерної форми обліку як основи комп’ютерних технологій автоматизації господарського обліку з використанням баз даних.

При цьому:

Вперше доведено, що:

-

-

-

Удосконалено технологію ведення обліку в умовах комп’ютеризації, в тому числі:

-

-

-

На цій основі вперше запропоновано:

-

-

Удосконалено методику організації робіт з впровадження комп’ютеризованого обліку, в тому числі архівно-комп’ютерної форми обліку й інтегрованих систем автоматизації господарського обліку в сільськогосподарських підприємствах за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу.

Практичне значення одержаних результатів. Результати дослідження розраховані на бухгалтерських працівників, спеціалістів, що розробляють і впроваджують програмні продукти з автоматизації обліково-аналітичних робіт, менеджерів з управління персоналом, виробничою, маркетинговою і фінансовою діяльністю підприємств. Їх використання сприятиме широкому впровадженню комп’ютеризації обліку в сільськогосподарських та інших підприємствах.

Особистий внесок здобувача. Теоретичні й методологічні результати досліджень, а також обґрунтування інтегрованої системи автоматизації обліку та її технологічних елементів виконані автором самостійно, опрацювання принципів побудови архівно-комп’ютерної форми обліку – спільно з науковим керівником д.е.н. М.Ф. Кропивком, а практичні експерименти і рекомендації з її впровадження – спільно з В.І. Похіленко та Е.П. Романовою.

Апробація результатів дослідження. Основні теоретико-методологічні результати та практичні розробки дисертації доповідалися на Міжнародній науково-практичній конференції “Проблеми ефективного функціонування АПК в умовах нових форм власності та господарювання” (м. Харків, 2001 р.) та Міжнародній науково-практичній конференції “Реформування обліку, звітності та аудиту в системі АПК України: стан та перспективи” (м. Київ, 2003 р.), а також апробовані при впровадженні комп’ютерного обліку на підприємствах Київської області, в тому числі в: Навчально-дослідному господарстві “Великоснітинське” Фастівського району; ВАТ “Комбінат “Тепличний” Броварського району; ЗАТ “Племінний завод “Агро-Регіон” Бориспільського району; ВСП “Нива” Міністерства оборони України; Київській дослідній станції Інституту овочівництва і баштанництва УААН Фастівського району.

Публікації. Зміст роботи висвітлено в 6 одноосібних наукових публікаціях та 1 – у співавторстві, з них 3 самостійних наукових статті у фахових виданнях, загальним обсягом 3,2 друк. арк.

Обсяг та структура дисертаційної роботи. Дисертаційна робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел (143 найменування), містить 10 таблиць, 13 рисунків і 5 додатків. Основний зміст роботи викладено на 151 сторінках комп’ютерного тексту.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЙНОЇ РОБОТИ

У вступі обґрунтовано актуальність теми дисертації, визначено мету, завдання, предмет і об’єкт дослідження, розкрито наукову новизну та практичне значення одержаних результатів.

У першому розділі “Облік у системі господарського управління” на основі дослідження еволюції форм і технологій ведення обліку встановлено, що облік як інформаційна система безперервно розвивається з розвитком економічної системи господарювання, ускладненням виробничої, маркетингової, інвестиційної та фінансової діяльності, організаційної структури управління, появою нових інформаційних технологій та засобів інформатизації, потребою в поглибленні змісту економічної інформації для потреб управління.

При цьому роль облікових регістрів, як матеріальних носіїв рахунків бухгалтерського обліку та визначального елемента техніки ведення обліку при паперових його формах, при застосуванні комп’ютерних технологій зменшується. За регістрами залишаються тільки функції щодо забезпечення контролю перенесення інформації з первинних документів в базу даних і відображення її у звітних формах, які в необхідних випадках підлягають стандартизації.

Форма бухгалтерського обліку, суть якої при паперових технологіях визначалась регістрами та зв’язками між ними, при комп’ютерних технологіях як синонім системи бухгалтерського обліку має право на існування, проте її визначення доцільно змінити на “відповідним чином організована система елементів методу бухгалтерського обліку і технологія облікової роботи для досягнення поставлених перед обліком завдань”.

Відповідно до наведеного визначення бухгалтерський облік як систему (або форму) можна представити у вигляді моделі, зображеної на рис.1.

Із рис. 1 видно, що здатність обліку вирішувати поставлені перед ним завдання, ефективність його ведення залежить від технології, в яку об’єднані інформаційні процедури, тобто способи і прийоми збору, реєстрації, передачі, систематизації, узагальнення, зберігання, пошуку (або розповсюдження), обробки інформації.

Рис.1. Модель бухгалтерського обліку як системи

Зміни форм обліку були зумовлені насамперед економічними факторами. Проте на появу кожної форми значно вплинули і нові способи та прийоми облікової роботи, які змінили техніку ведення обліку.

При цьому ці зміни стосувалися вирішення наступних проблем обліку:

- зменшення трудомісткості обліку шляхом застосування ефективних прийомів ведення облікових записів і застосування нових технічних засобів для виконання інформаційних процедур;

- збільшення аналітичних можливостей обліку через розвиток системи рахунків і облікових регістрів;

- інтеграція різних видів обліку з метою забезпечення зіставності отримуваної управлінської інформації та раціоналізації інтеграційних зв’язків між регістрами;

- централізація (чи навпаки – децентралізація) обліку для раціонального розподілу облікових робіт між управлінцями та формування центрів відповідальності.

За наведеними позиціями нами досліджено також тенденції в розвитку сучасних комп’ютерних технологій і систем автоматизації господарського обліку, розкласифікувавши їх на: програми, комплекси програм, інтегровані системи обробки економічної інформації, системи автоматизації управління підприємством

Цей аналіз, а також аналіз існуючих на ринку 23 програмних продуктів, що мають підвищений попит, показує, що в інтегрованих системах обробки економічної інформації та системах автоматизації управління підприємствами, які тільки знаходять своє місце на ринку програмних засобів, простежуються тенденції вирішувати наступні проблеми:

- централізації і децентралізації за рахунок розвиненої системи АРМів та автоматизації документообороту з використанням локальних комп’ютерних мереж, Internet та Intranet – технологій;

- інтеграції за рахунок використання баз даних і знань;

- зменшення трудомісткості за рахунок автоматизації інформаційних процедур;

- аналітичності – за рахунок мультимедійного представлення звітних форм для потреб управління.

У розділі 2 “Методологічні особливості комп’ютерних технологій ведення обліку” розглянуто методологічні проблеми інтеграції та децентралізації обліку і зроблено висновок, що більш активна роль господарського обліку в управлінні забезпечується розвитком його видів та інтеграцією їх даних на основі первинного обліку (рис. 2).

Рис. 2. Вертикальна та горизонтальна інтеграція видів обліку

При такому погляді на роль і місце видів господарського обліку вертикальна інтеграція забезпечується поділом та раціоналізацією взаємозв’язків між оперативно-технічним, бухгалтерським і статистичним видами обліку. Горизонтальна ж інтеграція забезпечується поділом і раціоналізацією взаємозв’язків між фінансовим та різними ділянками управлінського обліку.

При цьому реєстрація господарських операцій в системі господарського обліку має відбуватися децентралізовано в місцях їх здійснення та збору; систематизація і зберігання – в єдиній базі даних облікової, планової і нормативно-договірної інформації; а узагальнення по об’єктах обліку, аналізу і контролю – децентралізовано в місцях прийняття управлінських рішень.

Таким вимогам найбільш повно відповідає комп’ютерна технологія з архітектурою “клієнт-сервер”, в основу якої покладено:

а) використання бази даних у форматах первинних документів;

б) обмін інформацією за допомогою локальних комп’ютерних мереж і (або) корпоративних мереж Intranet;

в) обробка інформації на автоматизованих робочих місцях осіб, які приймають управлінські рішення;

г) збір та реєстрація вхідної інформації, якщо це можливо, з використанням технічних засобів інформатизації.

Глибина аналітичності господарського обліку при комп’ютерних технологіях визначається можливістю реалізації способів ведення аналітичного обліку (одномірного, багатомірного, ієрархічного) та моделей систематизації облікових даних в тій чи іншій системі рахунків і статистичних групувань для цілей звітності, аналізу та контролю. При цьому аналітичність фінансового обліку забезпечується використанням моделей поопераційної класифікації, паралельних рахунків та ієрархічної деталізації, а також систематизацією облікової інформації у вигляді облікових фраз, тобто стандартизованих проводок або записів в тій чи іншій системі бухгалтерських рахунків. Аналітичність різних ділянок управлінського обліку забезпечується використанням моделей простого обліку, паралельних аналітичних рахунків, розподілу функцій між АРМами і раціональним комбінуванням цих моделей, а також систематизацією облікової інформації на АРМах осіб, що приймають управлінські рішення у вигляді показників, які характеризують об’єкти обліку, аналізу і контролю.

Оперативність ведення фінансового й управлінського обліку тут має забезпечуватись в основному оперативною реєстрацією і систематизацією облікової, планової та нормативно-договірної інформації в базі первинних документів; а також розпаралеленим пошуком й узагальненням цієї інформації на рахунках фінансового та управлінського обліку по запиту на отримання певної форми звітності, аналітичної таблиці, рисунка чи іншої форми медіа-представлення інформації.

У розділі 3 “Удосконалення систем автоматизації господарського обліку” на основі досліджень 1 і 2 розділів запропоновано в основу інтегрованої комп’ютерної системи господарського обліку покласти форму обліку, принципова схема якої зображена на рис. 3:

Принципи (характерні риси) цієї форми наступні:

- збір і реєстрація первинної (облікової, планової, нормативної та іншої) інформації проводяться залежно від умов й економічної доцільності автоматичним, автоматизованим, механізованим і ручним способами з використанням технічних засобів для електронного документування або виготовлення електронних копій паперових документів;

- систематизація і зберігання облікових, планових, нормативно-договірних і інших електронних документів організовується з використанням Державного класифікатора управлінської документації (діючий – ДК 010-980) в автоматизованому поточному архіві електронних документів (автоматизованому банку); а для тривалого зберігання – в комбінованому архіві документів (як паперових, так і електронних);

Рис. 3. Принципова схема технологічного процесу обробки інформації при архівно-комп’ютерній формі обліку

- узагальнення (групування) інформації для ведення фінансового обліку виконується в процесі бухгалтерської обробки електронних документів з організацією регістра фінансового обліку – бази у форматі стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);

- узагальнення (групування) інформації для ведення управлінського обліку виконується на автоматизованих робочих місцях (АРМ) спеціалістів-управлінців та службовців різних рівнів шляхом розпаралеленого пошуку інформації в автоматизованому архіві електронних документів з організацією робочих регістрів управлінського обліку в форматі показників, які характеризують об’єкти обліку, аналізу та контролю;

- обробка обліково-аналітичної інформації на АРМах для цілей обліку, аналізу та звітності виконується з використанням робочих регістрів управлінського обліку і автоматичним отриманням (в пакетному або діалоговому режимах) бухгалтерських та статистичних звітів, аналітичних таблиць, графічних документів, при необхідності – паперових облікових регістрів.

Викладені принципи побудови форми обліку реалізовують озвучену вченим Дж. Россі на початку ХХ століття ідею “шахової картотеки”, яку, проте, не було свого часу реалізовано через відсутність необхідних технічних передумов. Сьогодні це стало можливим завдяки використанню автоматизованих архівів документів, організованих по ідеології банків даних, тому запропоновану форму обліку правомірно назвати “архівно-комп’ютерною”.

Використання автоматизованого поточного архіву електронних документів як основного джерела інформації для узагальнень в обліку, аналізі та при формуванні звітності потребує відповідної організації архівного господарства і автоматизованого документообороту.

Тому технологія облікової роботи при архівно-комп’ютерній формі складається з наступних етапів роботи з документами

а) виготовлення документів та їх електронних копій, або приймання їх зі сторони;

б) оформлення документів та їх реєстрація в динамічному поточному автоматизованому архіві;

в) бухгалтерська обробка електронних документів із формуванням регістра фінансового обліку “Рахунки”, тобто автоматизованої бази стандартизованих бухгалтерських проводок;

г) щорічна (або з іншою періодичністю, встановленою графіком документообороту) передача документів (як паперових, так і електронних) до статичного комбінованого архіву для тривалого зберігання;

д) робота з інформацією на АРМах спеціалістів-управлінців та службовців різних рівнів у відповідності з покладеними на них функціями по веденню управлінського обліку.

Інтегровану систему автоматизації господарського обліку, в основу якої покладено архівно-комп’ютерну форму, з метою забезпечення гнучкості при її узгодженні до умов і потреб управління конкретним підприємством, впровадженні та розвитку, як це також показав аналіз тенденцій в розвитку програмних продуктів, доцільно будувати за модульним принципом. При цьому для сільськогосподарських підприємств доцільно розвивати наступні програмно-технологічні модулі (рис. 4):

Примітка: Для комплексної автоматизації роботи тільки облікових працівників може бути рекомендована модифікація системи, де включені до системи АРМи, виділені жирною рамкою; для автоматизації тільки трудомістких ділянок обліку може бути рекомендована модифікація, де включені до системи АРМи заштриховані.

Рис. 4. Система автоматизованих робочих місць спеціалістів з управління сільськогосподарським підприємством

В їх числі:

- Ведення архівного господарства в складі: поточного динамічного архіву документів, впорядкованого згідно з класифікатором управлінської документації ДК 010-98; автоматизованого банку бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків) АБД “Рахунки”, організованого з використанням класифікатора об’єктів обліку, контролю й аналізу; фонду алгоритмів і програм в складі системного та прикладного забезпечення для автоматизації процедур обробки інформації; бази знань “Законодавчі та нормативні акти” з питань ведення обліку та господарської діяльності; комбінованого архіву документів для тривалого зберігання, АРМ адміністратора системи.

- “Управління персоналом”. Для умов сільськогосподарського підприємства в склад модуля доцільно включати: АРМ секретаря і по обліку кадрів та АРМ бухгалтера по обліку праці та її оплати.

- “Управління виробництвом”. Для умов сільськогосподарського підприємства в його склад доцільно включати АРМи: керівника (обліковця) рослинницьких підрозділів; тваринницьких підрозділів; керівника (диспетчера) автотранспортного парку; керівника (нормувальника) промислового підрозділу; керівника (обліковця) машинно-тракторного парку; агронома; зоотехніка; інженера-механіка; бухгалтера з обліку витрат на виробництво; бухгалтера з обліку основних засобів тощо.

- “Управління маркетинговою діяльністю” в складі АРМів: заступника керівника з маркетингової діяльності; бухгалтера з обліку запасів; комірників, бухгалтера з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.

- Модуль “Управління фінансовою діяльністю” в складі АРМів: економіста, головного бухгалтера, бухгалтера по обліку грошових коштів, розрахунків з бюджетом, обліку нематеріальних активів, касира.

- АРМ керівника підприємства.

Модульний принцип дає змогу створювати різні модифікації комп’ютерної системи господарського обліку та поетапно впроваджувати її в практику управління підприємством.

Для широкого впровадження архівно-комп’ютерної форми обліку та розвитку інтегрованих комп’ютерних систем господарського обліку в сільськогосподарських підприємствах України доцільно під егідою Міністерства аграрної політики України здійснювати організаційно-методичний супровід їх впровадження на засадах управлінського консалтингу, який передбачає організацію:

- творчого колективу розробників типового проекту;

- мережі консалтингових організацій (груп) за територіальною ознакою для виконання замовлень підприємств сільського господарства на надання впроваджувальних послуг, навчання та авторський нагляд за експлуатацією проекту;

- ведення впроваджувальних робіт за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу, що включає такі фази: підготовчу; діагностики і планування дій; впровадження; завершення.

ВИСНОВКИ

1. В сучасних умовах господарський облік стає більш активним елементом системи господарського управління. Як функція управління, облік забезпечує зворотний зв’язок між господарськими об’єктами та органами управління підприємством; як інструмент контролю – забезпечує законність і доцільність здійснення господарських операцій, а також збереження й раціональне використання господарських засобів; як інструмент аналізу – забезпечує оцінку результатів і резервів ведення господарської та маркетингової діяльності; як складова система управління – здійснює управління фінансовою діяльністю. Одночасно облік, як інформаційна система, безперервно розвивається з ускладненням виробничої, маркетингової і фінансової діяльності та організаційної структури управління господарством, появою нових інформаційних технологій і засобів інформатизації.

2. Поняття “Форма бухгалтерського обліку”, суть якої при паперових технологіях ведення обліку визначалась регістрами та зв’язками між ними, при комп’ютерних технологіях, як синонім системи бухгалтерського обліку, також зберігає право на існування, проте її визначення доцільно змінити на “відповідним чином організована система елементів методу бухгалтерського обліку і технологія облікової роботи для досягнення поставлених перед обліком завдань”. При цьому роль облікових регістрів, як матеріальних носіїв рахунків бухгалтерського обліку та визначального елемента раціоналізації технології при ручних формах, у комп’ютерних формах обліку зменшується. За регістрами залишаються тільки функції із забезпечення контролю шляхом стандартизації представлення інформації в базі даних і відображення узагальненої інформації у звітних формах. Останні також підлягають в необхідних випадках стандартизації.

3. Існують наступні тенденції в розвитку комп’ютерних технологій ведення обліку:

- інтеграція його видів і систем автоматизованої обробки економічної інформації через використання баз даних;

- централізація/децентралізація обліку залежно від структури та потреб управління за допомогою розвитку системи АРМів і використання локальних комп’ютерних мереж і Intranet(Internet)-технологій;

- збільшення аналітичних можливостей обліку через розвиток системи рахунків і мультимедійне представлення звітних форм;

- зменшення трудомісткості обліку шляхом застосування ефективних прийомів ведення облікових записів і застосування технічних засобів для збору, реєстрації, передачі, систематизації, зберігання, пошуку, обробки інформації.

4. Інтеграція в обліку забезпечується розвитком його видів та інтеграцією їх даних на основі первинного обліку. При цьому вертикальна інтеграція забезпечується поділом і раціоналізацією взаємозв’язків між оперативно-технічним, бухгалтерським і статистичним видами обліку, а горизонтальна інтеграція – раціоналізацією взаємозв’язків між фінансовим і різними ділянками управлінського обліку.

5. Реєстрація господарських операцій в системі господарського обліку має відбуватися децентралізовано в місцях їх здійснення та збору даних, систематизація і зберігання інформації – в єдиній базі даних первинного обліку, планової і нормативно-договірної інформації, а узагальнення по об’єктах обліку, аналізу і контролю – децентралізовано в місцях прийняття управлінських рішень.

Таким вимогам найбільш повно відповідає комп’ютерна технологія з архітектурою “клієнт-сервер”, в основу якої покладено: використання бази даних у форматах первинних документів; обмін інформацією за допомогою локальних комп’ютерних мереж і (або) корпоративних мереж Intranet; обробка інформації на автоматизованих робочих місцях осіб, які приймають управлінські рішення; застосування технічних засобів, якщо це можливо, для збору та реєстрації вхідної інформації.

6. Глибина аналітичності господарського обліку визначається можливістю реалізації в технології моделей, що забезпечують багатомірність обліку для цілей звітності, аналізу і контролю. При цьому аналітичність фінансового обліку забезпечується використанням моделей поопераційної класифікації, паралельних рахунків та ієрархічної деталізації, а також систематизацією облікової інформації у вигляді стандартизованих проводок, або записів у тій чи іншій системі рахунків. Аналітичність різних ділянок управлінського обліку забезпечується використанням моделей простого обліку, паралельних рахунків, аналітичної класифікації, розподілу функцій між АРМами, а також систематизацією інформації на АРМах у вигляді показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу і контролю.

7. Оперативність ведення фінансового й управлінського обліку при цьому має забезпечуватись в основному оперативною реєстрацією і систематизацією облікової, планової та нормативно-договірної інформації в банку (електронному архіві) первинних документів, розпаралеленим пошуком та узагальненням цієї інформації на рахунках обліку по запиту на отримання певної форми звітності, аналітичної таблиці, рисунка чи іншої форми медіа – представлення інформації для прийняття управлінських рішень.

8. Пропонується в основу інтегрованої системи автоматизації господарського обліку покласти архівно-комп’ютерну форму обліку, побудовану на використанні розподіленої бази даних реляційного типу, в якій первинні документи (їх електронні аналоги) облікового, планового та нормативно-договірного характеру систематизовані в автоматизованому поточному архіві (банку) електронних документів з використанням принципів архівно-бібліотечної класифікації, регістри фінансового обліку – з використанням стандартизованих облікових записів по рахунках бухгалтерського обліку (або стандартизованих проводок – облікових фраз), а регістри управлінського обліку – з використанням облікових записів у вигляді показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу та контролю.

9. Архівно-комп’ютерній формі обліку притаманні наступні характерні риси (принципи побудови):

- збір і реєстрація первинної (облікової, планової та нормативної) інформації провадиться залежно від умов та економічної доцільності автоматичним, автоматизованим, механізованим і ручним способами з використанням технічних засобів для електронного документування або виготовлення електронних копій паперових документів;

- систематизація і зберігання облікових, планових і нормативно-договірних електронних документів (в тому числі електронних копій паперових первинних документів) організовується з використанням Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98 (або іншого подібного) в динамічному поточному автоматизованому архіві (банку) електронних документів, а для тривалого зберігання – в комбінованому архіві документів та їх копій (паперових і електронних);

- узагальнення (групування) інформації для ведення фінансового обліку виконується в процесі бухгалтерської обробки електронних документів з організацією регістра фінансового обліку – бази у форматі стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);

- узагальнення інформації для ведення управлінського обліку виконується шляхом розпаралеленого пошуку інформації в автоматизованому архіві електронних документів та її групування на автоматизованих робочих місцях (АРМ) спеціалістів-управлінців і службовців різних рівнів з організацією робочих регістрів управлінського обліку в форматі показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу та звітності;

- обробка обліково-аналітичної інформації на АРМах для цілей обліку, аналізу та звітності виконується з використанням робочих баз даних управлінського обліку й автоматичним отриманням (в пакетному або діалоговому режимах) бухгалтерських і статистичних звітів, аналітичних таблиць, графічних документів, при необхідності – паперових облікових регістрів.

10. Використання автоматизованого поточного архіву електронних документів як основного джерела інформації для ведення обліку, аналізу та звітності потребує відповідної організації архівного господарства й автоматизованого документообороту. Тому технологія облікової роботи при архівно-комп’ютерній формі передбачає наступні етапи роботи з документами:

а) виготовлення документів та їх електронних копій, або приймання їх зі сторони;

б) оформлення документів та їх реєстрація в динамічному поточному автоматизованому архіві;

в) бухгалтерська обробка електронних документів з формуванням регістра фінансового обліку “Рахунки” – автоматизованої бази стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);

г) щорічна (або з іншою періодичністю, встановленою графіком документообороту) передача документів (як паперових, так і електронних) до статичного комбінованого архіву для організації їх тривалого зберігання;

д) робота з інформацією на автоматизованих робочих місцях спеціалістів-управлінців і службовців різних рівнів відповідно до покладених на них функцій по веденню управлінського обліку.

11. Інтегровану систему автоматизації господарського обліку на підприємствах сільського господарства, в основу якої покладено архівно-комп’ютерну форму, з метою забезпечення гнучкості при її узгодженні з умовами і потребами управління конкретним підприємством, впровадженні та розвитку, доцільно будувати за модульним принципом. При цьому доцільно розвивати наступні програмно-технологічні модулі:

- Ведення архівного господарства в складі: поточного динамічного архіву документів, впорядкованого згідно з класифікатором управлінської документації ДК 010-98; автоматизованого банку бухгалтерських проводок (записів у системі бухгалтерських рахунків) АБД “Рахунки”, організованого з використанням класифікатора об’єктів обліку, контролю і аналізу; фонду алгоритмів і програм у складі системного і прикладного забезпечення для автоматизації процедур обробки інформації; бази знань “Законодавчі та нормативні акти” з питань ведення обліку та господарської діяльності; комбінованого архіву документів для тривалого зберігання, АРМ адміністратора системи.

- “Управління персоналом”. Для умов сільськогосподарського підприємства до складу модуля доцільно включати: АРМ секретаря і по обліку кадрів та АРМ бухгалтера по обліку праці та її оплати.

- “Управління виробництвом”. Для умов сільськогосподарського підприємства до його складу доцільно включати АРМи: керівника (обліковця) рослинницьких підрозділів; тваринницьких підрозділів; керівника (диспетчера) автотранспортного парку; керівника (нормувальника) промислового підрозділу; керівника (обліковця) машинно-тракторного парку; агронома; зоотехніка; інженера-механіка; бухгалтера з обліку витрат на виробництво; бухгалтера з обліку основних засобів тощо.

- “Управління маркетинговою діяльністю” в складі АРМів: заступника керівника з маркетингової діяльності; бухгалтера з обліку запасів; комірників, бухгалтера з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.

- Модуль “Управління фінансовою діяльністю” в складі АРМів: економіста, головного бухгалтера, бухгалтера по обліку грошових коштів, розрахунків з бюджетом, обліку нематеріальних активів, касира.

- АРМ керівника підприємства.

Модульний принцип організації системи дає змогу створювати її різні модифікації та поетапно впроваджувати в практику управління підприємством.

11. Для широкого впровадження архівно-комп’ютерної форми обліку та інтегрованих систем автоматизації господарського обліку в сільськогосподарських підприємствах України опрацьовані рекомендації з організації впроваджувальних робіт за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу.

Вузлові елементи цієї технології апробовані при впровадженні комп’ютерного обліку на підприємствах Київської області (навчально-дослідному господарстві “Великоснітинське”, ВАТ “Комбінат “Тепличний”, ЗАТ “Племінний завод “Агро-Регіон”, Військовому сільськогосподарському підприємстві “Нива” Міністерства оборони України, Київській дослідній станція Інституту овочівництва і баштанництва УААН), що підтверджує можливість впровадження форми на практиці.

СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ

У наукових фахових виданнях

1. Козак М.І. Деякі методологічні підходи до автоматизації бухгалтерського обліку // Економіка АПК. – 2001. – №4. – С. 98-101.

2. Козак М.І. Тенденції в розвитку комп’ютерних систем обліку // Науковий вісник Національного аграрного університету. – К.: НАУ, 2001, Вип. 56. – С. 224-227.

3. Козак М.І. Інтеграція видів обліку в умовах його автоматизації // Економіка АПК. – 2002. - №3. – С. 71-75.

Тези доповідей

1. Козак М.І. Облік в системі управління виробництвом за умов використання автоматизованих банків даних // Проблеми ефективного функціонування АПК в умовах нових форм власності та господарювання: Кол. моног. у двох томах. Т.2. / За ред. П.Т.Саблука, В.Я. Амбросова, Г.Є. Мазнєва. – К.: ІАЕ, 2001. – С. 325-327.

Інші видання

1. Козак М.І. Облік в системі господарського управління та необхідність його автоматизації // Інформаційні ресурси та їх використання в агропромисловому виробництві. Зб. наук. пр. – К.: ІАЕ УААН, 2000. - №2. – С. 299-301.

2. Козак М.І. Облікові регістри в автоматизованих системах бухгалтерського обліку // Проблеми обліку і аналізу в забезпеченні аграрних перетворень. Зб. наук. пр. – К.: ІАЕ УААН, 2001. – С. 110-115.

3. Основи архівно-комп’ютерної форми обліку / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П. Романова; За ред. П.Т. Саблука. – К.: ІАЕ УААН, 2004. - Розділи 1, 4, 6. – С. 7-13, 52-64, 77-85.

АНОТАЦІЯ

Козак М.І. Автоматизація господарського обліку з використанням баз даних. – Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.06.04. – бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – Національний науковий центр “Інститут аграрної економіки”, Київ, 2005.

Дисертація присвячена дослідженню форм і технологій ведення обліку в умовах використання комп’ютерної техніки. У роботі досліджено еволюцію форм і технологій ведення обліку, визначено тенденції в розвитку комп’ютерних технологій ведення обліку та обґрунтовано підходи до побудови комп’ютерної технології ведення обліку з використанням баз даних. В результаті дослідження запропонована архівно-комп’ютерна форма обліку, в основу якої покладено роботу з автоматизованим поточним архівом (банком) електронних документів планового, облікового і нормативно-договірного характеру, а також опрацьовані модульна структура інтегрованої системи автоматизації господарського обліку для підприємств сільського господарства і рекомендації по її впровадженню за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу.

Ключові слова: господарський облік, інтеграція, комп’ютеризація, форма обліку, автоматизоване робоче місце, інтегрована система автоматизації господарського обліку.

АННОТАЦИЯ

Козак М.И. Автоматизация хозяйственного учета с использованием баз данных. – Рукопись.

Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук по специальности 08.06.04. – бухгалтерский учет, анализ и аудит. – Национальный научный центр “Институт аграрной экономики”, Киев, 2005.

Диссертация посвящена исследованию форм и технологий ведения учета в условиях использования компьютерной техники. В работе исследована эволюция форм и технологий ведения учета, а также роль учетных регистров в их конструировании. При исследовании истории развития форм учета были выявлены некоторые закономерности и причины их появления. В первую очередь это: экономическая необходимость появления новых форм в связи с расширением производства, его капитализацией, усложнением управления хозяйственными процессами; решение вопросов рациональной организации и распределения труда между учетными работниками через использование приемов централизации и децентрализации учетных работ; решение проблем достоверности и сопоставимости учетных данных через интеграцию учетной информации; решения проблем снижения трудоемкости учетных работ.

При рассмотрении проблем интеграции и децентрализации были сделаны выводы, что более активная роль хозяйственного учета в управлении обеспечивается развитием его видов и интеграцией его данных на базе первичного учета. При этом вертикальная интеграция обеспечивается разделением и рационализацией взаимосвязей между оперативно-техническим, бухгалтерским и статистическим видами учета. Горизонтальная же интеграция обеспечивается разделением и рационализацией взаимосвязей между финансовым и различными участками управленческого учета. При этом регистрация хозяйственных операций в системе хозяйственного учета должна происходить децентрализовано в местах их осуществления, систематизация и хранение – в единой централизованной базе первичных данных, а обобщение по объектам учета, анализа и контроля – децентрализовано в местах принятия управленческих решений.

В процессе исследования было определено влияние появления компьютерной техники на развитие учета и технологию его ведения. В этих условиях под формой учета следует понимать определенным способом организованную систему элементов метода бухгалтерского учета и технологии учетной работы для достижения поставленных перед учетом задач. Роль учетных регистров при этом снижается и за ними остаются только функции обеспечения контроля внесения информации с первичных документов в базу данных и отображения ее в отчетных формах.

Определены тенденции в развитии компьютерных технологий ведения учета и обоснованы подходы к построению компьютерной технологии ведения учета с использованием баз данных. В результате предложена архивно-компьютерная форма учета, в основу которой положена работа с автоматизированным текущим архивом (банком) электронных документов планового, учетного и нормативного характера. Архивно-компьютерная форма учета построена на использовании распределенной базы данных реляционного типа, в которой первичные документы систематизируются с использованием принципов архивно-библиотечной классификации, регистры финансового учета – с использованием учетных фраз (стандартизованных проводок), а регистры