МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

БУДІВНИЦТВА І АРХІТЕКТУРИ

МЕДВЕДЄВА Олена Михайлівна

УДК 005.8:005.57

ІНТЕГРАЦІЙНИЙ МЕХАНІЗМ ЕФЕКТИВНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

В ПРОЕКТАХ

Спеціальність 05.13.22 – Управління проектами та програмами

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата технічних наук

Київ - 2006

Дисертацією є рукопис

Роботу виконано на кафедрі управління проектами та економічної статистики в Східноукраїнському національному університеті імені Володимира Даля Міністерства освіти і науки України (м. Луганськ)

Науковий керівник доктор технічних наук, професор

Рач Валентин Анатолійович,

Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля, завідувач кафедри управління проектами та економічної статистики, заслужений діяч науки і техніки України (м. Луганськ)

Офіційні опоненти: доктор технічних наук, професор

Тесля Юрій Миколайович,

Черкаський національний університет імені Богдана Хмельницького Міністерства освіти і науки України, завідувач кафедри інтелектуальних та інформаційних систем (м. Черкаси)

кандидат технічних наук, професор

Малий Валентин Васильович,

Національна металургійна академія Міністерства освіти і науки України, завідувач кафедри управління проектами (м. Дніпропетровськ)

Провідна установа Національний аерокосмічний університет імені М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут” Міністерства освіти і науки України,
кафедра менеджменту (м. Харків)

Захист відбудеться 10 жовтня 2006 року о 13 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 26.056.01 у Київському національному університеті будівництва і архітектури Міністерства освіти і науки України за адресою: 03037, м. Київ, Повітрофлотський проспект, 31, ауд. 466.

З дисертацію можна ознайомитися у бібліотеці Київського національного університету будівництва і архітектури за адресою: 03037, м. Київ, Повітрофлотський проспект, 31.

Автореферат розіслано “___” ___________ 2006 р.

Вчений секретар

спеціалізованої вченої ради,

кандидат технічних наук, доцент С.В.Цюцюра

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Сучасні тенденції розвитку світової та національної економіки, а саме, перехід до економіки знань та стійке зростання значимості інновацій, зумовлюють використання методології управління проектами як такої, що найбільшою мірою забезпечує підприємствам успішну та ефективну реалізацію їх комерційних та інших задумок.

Найвагомішим ресурсом в проекті є інформація за умов її поширення та належного використання учасниками проекту протягом його життєвого циклу. Це стає можливим завдяки комунікації – одному з пов’язуючих процесів управління проектом. Він, поряд з процесом прийняття рішень, забезпечує взаємодію основних функцій управління проектом, таким чином непрямо впливає на успішну реалізацію проекту. При цьому саме комунікація в проектах обіймає до 90% робочого часу.

Сьогодні під час реалізації різних типів проектів майже в кожному з них виникають помилки комунікації. Це спричиняє непорозуміння між його учасниками. Аналіз теоретичних положень та практики реалізації комунікацій в проектах дозволив виявити недосконалість механізму комунікації, завданням якого є забезпечення обміну інформацією в проектах. Вона полягає в однобічності детального урахування в ньому лише технічних закономірностей поширення даних та відповідних чинників на фоні необхідності урахування сукупності інших закономірностей та чинників за обумовленими психологічним, документознавчим аспектами, аспектом інформаційної взаємодії систем в умовах проектного середовища. Саме вони, нажаль, досі не отримали докладного вивчення в комунікаціях проектів. Це значно знижує можливість забезпечення показників результативності й ефективності комунікації в проектах.

Необхідність розробки теоретичних положень та практичних рекомендацій щодо інтеграції обумовлених закономірностей та чинників в механізмі комунікації в проектах для забезпечення її результативності й ефективності зумовила вибір теми дослідження, її актуальність та значення для практики реалізації проектів.

Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконана в рамках науково-дослідної роботи за держбюджетною темою ДН 33-03 "Розробка механізму управління конкурентоспроможністю суб’єктів господарської діяльності в умовах глобалізації економіки" за розділом "Документаційне забезпечення процесів розвитку суб’єкта господарської діяльності" (№ держреєстрації 0103U000421, 2004-2005 рр.) на кафедрі управління проектами та економічної статистики Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля (м. Луганськ). Внесок автора полягає в розробці моделі інформаційної взаємодії учасників проекту, виявленні закономірностей динаміки інформаційного та емоційного стану учасників проекту протягом його життєвого циклу, розробці підходу до оцінки якості документу проекту як засобу комунікації.

Мета дослідження. Мета роботи полягає у розробці і реалізації підходів до удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.

Для досягнення поставленої мети в дисертації обґрунтовано й вирішено наступні наукові та практичні задачі:

- проаналізовано стан та виявлено проблеми управління комунікаціями в проектах;

- обґрунтовано комплексний підхід до удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності;

- формалізовано чинники комунікації в проектах ;

- розроблено підхід до оцінки ефективності комунікації в проектах;

- розроблено теоретичні та практичні рекомендації урахування закономірностей і чинників ефективної комунікації в проектах в інтеграційному механізмі;

- впроваджено інтеграційний механізм ефективної комунікації в проектах у вигляді програмного засобу формалізації документування процесів проекту.

Об’єктом дослідження є процеси управління комунікаціями в проектах.

Предметом дослідження є теоретичні та практичні аспекти удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.

Методи дослідження. Методологічною основою роботи є загальнонаукові принципи проведення досліджень, теоретичні і методичні основи системного, комплексного, процесного підходів до досліджуваних явищ. Теоретичну основу роботи складають фундаментальні положення теорії інформації, теорії інформаційної взаємодії систем, наукові праці вітчизняних і зарубіжних учених в галузях соціальної комунікації, когнітивної психології, документознавства, управління проектами. Інформаційною базою дослідження є статистичні дані щодо результатів інноваційної діяльності підприємств, управління комунікаціями в проектах, результати власних досліджень.

В дослідженні використано методи наукового аналізу та синтезу (для виявлення проблемних аспектів управління комунікаціями, механізму комунікації в проектах; при моделюванні інтеграційного механізму комунікації в проектах), процесний підхід (при розробці моделей проекту, комунікації в проекті); комплексний підхід (при розробці моделі комунікації в проектах), методи якісного аналізу, прийоми систематизації, структурування, угруповання (при визначенні впливу чинників проектного середовища на комунікації; у виявленні взаємного впливу чинників комунікації в проектах; в удосконаленні класифікації документації проекту; при визначенні показників якості документів проекту), метод нормування праці (при розробці підходу до оцінки ефективності процесу декодування в комунікаціях проекту), методи математичного моделювання (при формалізації оціночних критеріїв показників якості документа проекту), метод системних тріад дефініцій (при уточненні понять "механізм комунікації в проектах", "інфотип учасника проекту", "якість документа проекту"), методи кваліметрії (при моделюванні оцінки якості документа проекту).

Наукова новизна одержаних результатів. Основний науковий результат дисертації полягає в теоретичному обґрунтуванні удосконалення механізму комунікації в проектах на основі комплексного урахування закономірностей комунікації в проектах.

Наукова новизна найбільш суттєвих результатів дослідження полягає в наступному:

вперше:

- розроблено структурну та комплексну моделі комунікації в проектах, які інтегрують сукупність закономірностей і чинників комунікації в проектах, що дозволило виявити причинно-наслідковий зв'язок між процесами комунікації та методами й інструментарієм їх реалізації, визначити взаємний вплив чинників комунікації в проектах;

- виявлено закономірність, що визначає вплив чинників проектного середовища на комунікації. Це дозволило встановити вимоги до процесів і показників комунікації в проектах, урахувати чинники проектного середовища в інтеграційному механізмі комунікації в проектах;

- запропоновано підхід до оцінки ефективності комунікації в проектах, який базується на нормуванні витрат часу для досягнення результативності комунікації між учасниками проекту з урахуванням комунікаційних особливостей учасників проекту;

удосконалено:

- чинники комунікації в проектах шляхом їх формалізації і визначення взаємного впливу в проектному середовищі, що обумовлює вибір методів та інструментарію в інтеграційному механізмі комунікації в проектах;

- класифікацію документації проекту за рахунок введення нових класифікаційних ознак, визначення відповідних типів документів проекту, що є підґрунтям у формуванні вимог до складових документу проекту в інтеграційному механізмі комунікації в проектах;

- показники якості документа в проекті шляхом обґрунтування їх сукупності та визначення оціночних критеріїв в проекті, що є основою для реалізації оцінки якості документа проекту в інтеграційному механізмі комунікації в проектах;

дістало подальшого розвитку уточнення термінології щодо понять "механізм комунікації в проекті", "інфотип учасника проекту", "якість документу проекту" шляхом їх узагальнення та адаптації до особливостей проектної діяльності.

Практичне значення одержаних результатів. Розроблені підходи, моделі й одержані результати являють собою сукупність інструментарію удосконалення механізму комунікації в проектах для забезпечення її результативності та ефективності.

До числа рекомендацій, що мають найбільше практичне значення, належать:

- методика документування в проектах, яка створює основу для забезпеченні якості документа проекту в інтеграційному механізмі ефективної комунікації в проектах;

- методика оцінки якості документа проекту, яка дозволить забезпечувати результативність дії інтеграційного механізму ефективної комунікації в проектах;

- програмний засіб формалізації документування процесів проекту, впровадження якого сприятиме підвищенню ефективності дії інтеграційного механізму комунікації в проектах.

Одержані результати дослідження підготовлено до практичного використання у формі методичних рекомендацій і впроваджено під час реалізації проектів, що підтверджується відповідними документами, які містяться в додатку: Державна податкова інспекція у Артемівському районі м. Луганська, проект модернізації органів державної податкової служби (акт упровадження від 22.12.2004 р.); відділ економіки Сєвєродонецького міського виконавчого комітету, проект реінжинірингу документообігу (акт упровадження від 17.11.2005 р.).

Особистий внесок здобувача. Наукові положення, розробки та висновки дисертаційної роботи є результатом самостійно проведеного автором дослідження в області удосконалення механізму комунікації в проектах.

Апробація результатів дисертації. Основні результати дисертаційної роботи, висновки і пропозиції доповідалися, обговорювалися й отримали схвалення на науково-практичній конференції за міжнародною участю "Глобалізація та управління проектами у ХХІ столітті" (9–10 жовтня 2003 р., м. Львів), ІХ міжнародній науково-практичній конференції з проблем вищої школи "Університет і регіон": Науковці – підприємствам і установам регіону (10-12 грудня 2003 р., м. Луганськ), І міжнародній конференції "Інноваційний розвиток на основі технологічної зрілості в управлінні проектами" (24–26 червня 2004 р., м. Київ), ІІІ міжнародній конференції "Моделі та інформаційні технології в управління соціально-економічними, технічними та екологічними системами" (20-21 квітня 2005 р., м. Луганськ), ІІ міжнародній конференції "Управління проектами у розвитку суспільства. Управління проектами – від бачення до реальності" (02–04 червня 2005 р., м. Київ).

Публікації. Основні положення дисертаційної роботи викладено у 14 працях, з них наукових статей, опублікованих у фахових виданнях – 9, матеріалів конференцій – 5. Загальний обсяг публікацій – 4,24 д.а., з яких особисто автору належать 4,01 д.а.

Структура й обсяг роботи. Дисертація складається зі вступу, чотирьох розділів, висновків, викладених на 180 сторінках друкованого тексту. Матеріали дисертації містять 29 таблиць і 37 рисунків, які подано на 30 сторінках. Список використаних джерел із 162 найменувань уміщено на 14 сторінках, 5 додатків – на 35 сторінках.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ

У дисертаційній роботі на основі проведених автором досліджень захищаються такі основні положення.

Розділ 1. Аналіз проблеми комунікацій в проектах. Дослідження управління комунікаціями проектів показало, що в ній актуальні функції планування й організації виконуються неповністю, а функції мотивації та контролю не виконуються взагалі. Причиною цього є відсутність адаптованих до умов проектного середовища методів та практичного інструментарію визначення планових показників результативних параметрів комунікації в проектах та відповідних способів їх виміру й оцінки, урахування психологічних та інших чинників комунікації в проектах, які реалізуються за допомогою механізму комунікації в проектах.

В роботі механізм комунікації в проектах розглядається як сукупність методів та інструментарію для реалізації процесів комунікації в проектах, які забезпечують керовану передачу інформації між його учасниками.

Подання комунікації в проектах у вигляді структурної моделі дозволило виявити причинно-наслідковий зв'язок методів та інструментарію в механізмі комунікації в проектах із закономірностями й чинниками релевантних процесів комунікації з урахуванням впливу проектного середовища (рис.1).

На основі аналізу існуючого механізму комунікації в проектах за допомогою розробленої моделі комунікації доведено, що в ньому забезпечено тільки технічний аспект поширення інформації. Крім того, в механізмі не враховано вплив чинників проектного середовища на процеси комунікації і їх чинники, показники комунікації, не визначено можливі зв’язки між чинниками взаємопов’язаних процесів комунікації проекту, відсутній підхід та інструментарій для оцінки показників комунікації в проекті. Саме це спричиняє виникнення завад нетехнічної природи в комунікаціях проекту – інформаційних, семантичних, психологічних.

Рис. 1. Структурна модель комунікації в проектах

В якості показників комунікації в проектах розглядаються результативність та ефективність. Під результативністю комунікації в проектах розуміється міра досягнення порозуміння між учасниками проекту як результату передачі інформації між ними (розкодована реципієнтом інформація має повністю якісно відповідати інформації до кодування її автором). Під ефективністю комунікації в проектах розуміється показник, який характеризує співвідношення витрат на передачу інформації між учасниками проекту та її результату. Останній, в свою чергу, завжди виявляється у досягненні порозуміння між ними.

Підґрунтям удосконалення механізму комунікації в проектах є попереднє уточнення загальних закономірностей і чинників комунікації, їх дослідження в умовах проектного середовища. Для цього обґрунтовано необхідність комплексного вивчення комунікації в проектах на основі її структурної моделі за необхідними і достатніми аспектами: психологічним, документознавчим, теорії інформації, теорії інформаційної взаємодії систем.

Розділ 2. Теоретичні аспекти удосконалення механізму комунікацій в проектах. Процеси комунікації в проектах реалізуються під впливом таких чинників проектного середовища, як унікальність, обмеженість в часі й ресурсах, ризикованість, чіткі цілі. Вивчення характеру впливу цих чинників проведено із застосуванням методів якісного аналізу, класифікації, угруповання. Це дозволило виявити, що в цілому вони відрізняються негативним характером впливу, спричиняють виникнення інформаційних, семантичних і психологічних завад комунікації в проектах (табл. 1). Водночас, саме ці чинники створюють передумови для уникнення комунікаційних завад, окреслюючи певні вимоги до вхідних та вихідних потоків процесів комунікації, її показників в проектах.

Для чіткого визначення таких вимог було формалізовано чинники комунікації в проектах за релевантними процесами.

На основі аналізу психологічної структури інформації та процесів кодування і декодування виявлено сукупність відповідних чинників та додатковий результативний параметр комунікації, яким є емоційний. При їх подальшому аналізі в умовах проекту виявлено, що найбільш актуальними з них є параметри сенсорних особливостей, темпераменту, модальності й тезаурусу. Це дозволило поєднати їх поняттям "інфотип учасника проекту" - сукупність параметрів в структурі особистості учасника проекту, якісний склад яких формує його програму комунікаційних (інформаційно-емоційних) очікувань в проекті. Показано, що унікальність проекту зумовлює певні роль та управлінський рівень учасників проекту. Вони, в свою чергу, формують якісний склад важливих в комунікаціях проекту складових тезаурусу учасників – глибини та нуртезаурусу.

Показано, що в проектах створюються унікальні види документів, які відрізняються якісно та кількісно за інформаційною, формальною та фізичною складовими документу проекту. Для більш чіткого визначення вимог до цих складових запропоновано використовувати, в додаток до існуючих загальнодокументознавчих та притаманних проекту, класифікаційні ознаки приналежності до фаз проекту, а також управлінського рівня в проекті.

Для визначення взаємозв’язків уточнених чинників комунікації розроблено комплексну модель комунікації в проектах (рис. 2), що дозволило визначити вимоги до її показників. Виявлено, що можливими значеннями показників комунікації є: результативності - від 0 до 1, емоційного результату – від -2 (дуже негативний) до +2 (дуже позитивний), ефективності – від 0 до 100%. Доведено, що чинники проектного середовища (табл. 1) зумовлюють найбільш раціональні їх значення: показник результативності повинен дорівнювати 1, показник емоційного результату - коливатись в межах від 0 (нейтральний) до +2 (дуже позитивний); показник ефективності - дорівнювати 100%.

Характер впливу чинників проектного середовища на процеси комунікації

Процеси і показники комунікації | Чинники проектного середовища

Унікальність, U | Обмеженість в часі, t’ | Обмеженість в ресурсах, R’ | Ризикованість, ri | Чіткі цілі, g

Кодування | Унікальність необхідних інформаційних ресурсів | Обмежений в часі в проекті | Раціональний обсяг необхідних додаткових інформаційних ресурсів | Загроза правильного вибору раціональних інформаційних ресурсів | Певні вимоги до вибору інформаційних ресурсів

Документування | Раціональні для проекту методи, способи, засоби, методики | Обмежений в часі в проекті | Обмежені витрати всіх ресурсів | Загроза підбору нераціонального складу реквізитів | Чітке визначення мети, функцій документа

Поширення | Унікальні технології передачі даних | Обмежений в часі в проекті | Обмежені витрати всіх ресурсів | Непередбачені завади в непередбачених місцях | Певні вимоги до графіку поширення даних

Декодування | Унікальність інформаційних та емоційних очікувань учасника проекту | Обмежений в часі в проекті | Обмежені витрати енергетичних ресурсів реципієнта | Непередбачені семантичні завади | Передумови для позитивної установки

Результативність | Спілкуються учасники з різними тезаурусами | Не впливає | Не впливає | Загроза неузгодження тезаурусів | Певні передумови для узгодження тезаурусів

Ефективність | Ускладнюється досягнення результативності | Нестача часу для досягнення результатив-ності | Нестача інформаційних та інших ресурсів | Непередбачені завади, які спричиняють зайві витрати часу та всіх ресурсів | Певні обмеження якості та кількості необхідних ресурсів, що зменшує їх витрати на досягнення результативності

Рис. 2. Комплексна модель комунікації в проектах

На основі якісного аналізу чинників комунікації в комплексній моделі комунікації в проектах встановлено їх взаємний вплив. Доведено, що параметри інфотипу учасників проекту враховуються в процесі документування, матеріалізуючись в певних показниках складових документу проекту.

З позицій теорії несилової взаємодії та з урахуванням попередніх результатів дослідження комунікацію між учасниками проекту умовно представлено як взаємодію їх інфотипів, в якій задоволення власних комунікаційних потреб обох сокомунікантів є умовою ефективного досягнення необхідних результативних параметрів комунікації в проектах (рис. 3).

Рис. 3. Модель інфовзаємодії учасників проекту

Встановлено, що, в межах загальних психологічних закономірностей обробки інформації, інфовзаємодія за параметром тезаурусу в проектах має свої особливості. При виділенні в якості основних учасників проекту замовника, команди проекту та підрядників виявлено, що замовник та виконавці не володіють тезаурусом проекту, учасники команди проекту не володіють тезаурусами замовника та виконавців, при цьому проектний тезаурус є узгоджуючим між тезаурусами замовника та підрядників, відповідальність за узгодження всіх тезаурусів та формування універсальної мови спілкування між учасниками проекту несе команда проекту.

Ступінь конфлікту означених тезаурусів пов'язаний з життєвим циклом проекту: є найвищим на початку і знижується наприкінці проекту (рис.4 а).

Початковий ступінь конфлікту відрізняється для різних проектів та зумовлюється близькістю чи далекістю предметних областей учасників проекту: є мінімальним для близьких та максимальним для далеких означених областей (рис.4 б). При цьому, чим більше в широті тезаурусів інших учасників проекту (крім команди проекту) термінів предметної галузі управління проектами, тим швидше досягається узгодження тезаурусів всіх учасників проекту.

Впродовж життєвого циклу проекту глибина тезаурусу учасників проекту залишається незмінною, широта тезаурусу поступово збільшується за рахунок поглинання термінів професійних словників сокомунікантів в проекті, нуртезаурус постійно змінюється в межах глибини тезаурусу (рис. 4в)

Рис. 4. Закономірності інфовзаємодії за параметром тезаурусу в проектах

Для задоволення комунікаційних потреб обох учасників комунікації, опосередкованої документом проекту, запропоновано в межах процесу документування реалізовувати додатковий етап оцінки та забезпечення якості документа проекту. При цьому, якість документа проекту розуміється як ступінь, до якої сукупність характеристик документу проекту задовольняє комунікаційні потреби учасників проекту в процесі його реалізації.

Розділ 3. Моделювання інтеграційного механізму ефективної комунікації в проектах. На основі узагальнення попередніх результатів дослідження сформовано механізм комунікації в проектах, який інтегрує закономірності й чинники комунікації в проектах (рис.5). До його первісного складу (методів та інструментарію реалізації процесу поширення інформації) залучено методи та інструментарій процесів кодування, документування та декодування. При цьому виявлено, що процеси кодування та декодування в механізмі реалізуються на основі психофізіологічних передумов сприйняття та обробки інформації за допомогою природних механізмів мови, які не можуть бути змінені з метою адаптації до проектної діяльності, але їх формалізовані чинники обов’язково враховуються в процесі документування в умовах проектного середовища. В додаток до методів, що використовуються в процесі документування в проектах, запропоновано методи тестування та інтерпретації якісного складу інфотипу учасника проекту, нормування показників якості документа проекту залежно від складу інфотипу учасника проекту, методи кваліметрії. Базовими компонентами інструментарію в механізмі є методики документування та оцінки якості документа проекту, програмний засіб формалізації документування процесів проекту. Одержано інтеграційний механізм комунікації в проектах, спрямований на досягнення результативного та ефективного результату комунікації в проектах.

Рис. 6. Інтеграційний механізм ефективної комунікації в проектах

За принципом системного підходу "повної системи" розробці інструментарію в інтеграційному механізмі ефективної комунікації в проектах передує визначення способу виміру та оцінки показника ефективності комунікації в проектах, для чого в роботі реалізовано відповідну ітерацію.

Запропоновано оцінку ефективності комунікації в проектах проводити з урахуванням наступних положень:

1. Показник ефективності КП інтегрує значення за всіма процесами комунікації:

(1)

Доведено доцільність базування показника на їх вимірюванні кількістю часу, витраченого на досягнення результату процесу за одним документом:

(2)

2. Ефективність процесу декодування визначається наступною залежністю:

(3)

Витрати часу для певного реципієнта нормуються залежно від кількості незнайомих йому термінів в документі проекту та його сенсорних особливостей (швидкості читання):

(4)

де tr – норма витрат часу в комунікаціях проекту для реципієнта,

n – кількість слів в документі,

N – кількість нових для реципієнта термінів в документі,

S3r – швидкість читання даного реципієнта, (S3r ?загальна нормаmin),

N?t – час, необхідний для знаходження пояснення нового терміну.

Для розробки методики оцінки якості документа проекту на основі виявлених споживацьких властивостей документа проекту обґрунтовано сукупність показників за групами вимог до функціональності, зручності створення й обробки, емоційності документа проекту. Для кожного з них визначено оціночні критерії з урахуванням загальних психологічних норм представлення інформації, а також впливу чинників проектного середовища (табл. 2).

Таблиця 2

Показники якості документа проекту

Групи вимог до якості документа проекту | Показники якості документа проекту | Позначення показників якості документа проекту | Математичне вираження показників | А. Функціональність документа проекту | Структурно-логічна схема (склад та розташування реквізитів) | z | Якісний показник | Інформаційна ємкість | G | Інформативність | I |

n – кількість незнайомих термінів, | Інформативна компактність | K | Прагматичність | P |

N - новизна

r - релевантність | Продовження табл. 2

Групи вимог до якості документа проекту | Показники якості документа проекту | Позначення показників якості документа проекту | Математичне вираження показників | В. Зручність створення та обробки документу проекту | Загальний вигляд (розмір шрифтів, кольорова гама) | a, b(Tem) | якісний показник | Повнота | d |

p – кількість заповнених реквізитів документа проекту

v – загальна кількість обов’язкових реквізитів документа проекту | Точність | Tд | Модальність | M | якісний показник | С. Емоційність документа проекту | Гармонійність | h | h=100% - ?h,

g – кількість негативних слів | Достовірність | l | якісний показник |

На основі аналізу запропонованих показників доведено, що на відміну від інших, показник точності інформації документу проекту залежить не тільки від унікальності проекту, а також і від управлінського рівня в ньому певного учасника, від якого залежить розподіл письмової та усної комунікації в проекті.

, (5)

де kC – коефіцієнт питомої ваги роботи з документами (створення, обробка) в проекті, kC=С/100%,

– тривалість робочого дня в проекті,

– середній час створення одного документа (константа) в проекті,

– середня кількість створюваних документів за робочий день (дані з плану управління комунікаціями проекту),

– середня кількість оброблюваних документів, (дані з плану управління комунікаціями проекту),

– середній час читання (оброблення) одного слова (дані діагностики техніки читання учасника комунікації).

Виявлено, що показник С розподіляється за управлінськими рівнями в проекті з таким співвідношенням письмової та усної комунікації: для стратегічного (замовник проекту, менеджер проекту) – 10%/90%, для тактичного (команда проекту) – 20%/70%, для оперативного (виконавці) – 30%/50%. Показник точності характеризує раціональну кількість інформації в документі проекту для конкретного учасника. Це зумовлює доцільність його залучення до структури інфотипу учасника проекту.

Розділ 4. Програмна реалізація забезпечення ефективної комунікації в проектах. Різноманітність параметрів і показників, які повинні враховуватись в комунікації в проектах вимагає на її реалізацію значного додаткового часу та інших ресурсів проекту. Для можливості ефективного впровадження запропонованих підходів розроблено комп’ютерну програму формалізації документування процесів проекту "Project Document Adviser", яку зареєстровано в Державному підприємстві "Українське агентство з авторських та суміжних прав" Міністерства освіти і науки України (свідоцтво про реєстрацію авторського права від 04.04.2006 р. № 16160).

Споживачами засобу є основні групи учасників проекту. Програмний засіб вирішує наступні завдання: діагностування користувачів системи за параметрами їх інфотипів в проекті; формування підсистеми даних для інформаційного забезпечення створення документів проекту; програмний розрахунок показників якості документів, що створюються в системі, вимірювання та оцінка їх якості для конкретного реципієнта в проекті; представлення рекомендацій користувачеві щодо покращення якості створюваного документа за результатами оцінки їх якості; переміщення створених документів до реципієнта для подальшого відображення, обробки та виконання.

Творчий характер процесу документування зумовив приналежність розробленої комп’ютерної програми до систем підтримки прийняття рішень з особливістю функціонування за опорними величинами з генеруванням покрокових рекомендацій користувачеві.

Практичне впровадження методик створення та оцінки якості документів проекту в ручному режимі під час реалізації проектів показало реальну можливість ефективного уникнення завад в комунікаціях проекту засобом удосконаленого механізму комунікації в проектах.

Пілотна апробація розробленої комп’ютерної програми в умовах проектного середовища підтвердила її дієвість у забезпеченні результативності та ефективності комунікацій в проектах та доцільність використання протягом життєвого циклу проекту.

ВИСНОВКИ

У дисертації вирішено актуальне наукове завдання теоретичного обґрунтування удосконалення механізму комунікації в проектах. Його вирішення дозволило розробити теоретичні підходи, моделі, прикладні інструменти щодо забезпечення результативної та ефективної комунікації в проектах.

Узагальнення одержаних в ході проведеного дослідження результатів, досягнута мета та вирішені задачі дозволяють зробити наступні основні висновки.

1. Розуміння механізму комунікації як сукупності методів та інструментарію для реалізації процесів комунікації в проектах, які забезпечують керовану передачу інформації між його учасниками, дозволяє виявити, що саме його ефективна дія створює передумови належного виконання функцій управління комунікаціями проекту та актуалізує необхідність його удосконалення.

2. Можливість удосконалення механізму комунікації в проектах забезпечується залученням до його складу методів і інструментарію, які враховують закономірності й чинники комунікації в проектах. Для визначення закономірного зв’язку складових механізму з релевантними процесами й чинниками вперше розроблено структурну модель комунікації в проектах. Це дозволило обґрунтувати необхідність впровадження комплексного дослідження комунікації в проектах за необхідними та достатніми аспектами: психологічним, документознавчим, теорії інформації, теорії несилової (інформаційної) взаємодії.

3. На основі попереднього уточнення закономірностей і чинників комунікації з урахуванням виявленого характеру впливу на них чинників проектного середовища вперше розроблено комплексну модель комунікації в проектах, яка інтегрує їх сукупність у взаємозв’язку. Відповідно до цього уточнено показники комунікації в проектах, якими є результативність, емоційний результат, ефективність, визначено вимоги до них в проектах.

4. Більш детальний аналіз зв’язків чинників в механізмі комунікації в проектах передбачає виявлення їх взаємного впливу. Доведено, що комунікацію в проектах доцільно розглядати як інформаційну взаємодію між його учасниками. Виявлено, що її закономірності враховуються в процесі документування за рахунок реалізації в його межах додаткового етапу оцінки та забезпечення якості документа проекту.

5. До первісного складу механізму комунікації в проектах запропоновано залучити методи й інструментарій, які забезпечують врахування закономірностей і чинників комунікації в проектах у їх взаємозв’язку. Це дозволило одержати інтеграційний механізм комунікації в проектах, спрямований на реалізацію результативної та ефективної комунікації в проектах.

6. Розробці практичного інструментарію механізму комунікації в проектах передує розробка підходу до виміру та оцінки параметру ефективності комунікації в проектах. Наведений підхід до його оцінки базується на вимірюванні ефективності процесу комунікації кількістю часу, витраченого на досягнення його результату за одним документом. При цьому витрати часу для певного реципієнта запропоновано нормувати залежно від кількості незнайомих йому термінів в документі проекту та його сенсорних особливостей (швидкості читання).

7. Основу розробки практичного інструментарію механізму комунікації в проектах складають показники якості документа проекту. Для обґрунтування їх сукупності уточнено споживацькі властивості документа проекту. З урахуванням психологічних норм представлення інформації та чинників проектного середовища визначено показники якості документа проекту та їх оціночні критерії.

8. Результати аналізу практичного застосування інструментарію удосконаленого механізму комунікації під час реалізації проектів (у вигляді методик документування в проектах, оцінки якості документа проекту, комп’ютерної програми формалізації документування процесів проекту) підтвердили їх дієвість у забезпеченні результативної та ефективної комунікації в проектах.

СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ

Статті у наукових фахових виданнях

1. Медведєва О.М. Качество документа в системе информационного обеспечения проектного менеджмента // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – Луганськ: СНУ, 2000. №2. – С. 65-69.

2. Медведєва О.М. Концепції документа в середовищі управління проектами // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – Луганськ: СНУ ім. В. Даля, 2003. – №1. – С. 46-52.

3. Медведєва О.М. Документування як проект // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – Луганськ: СНУ ім. В. Даля, 2003. – №2. – С. 49-54.

4. Медведєва О.М. Поняття ефективності документа в управлінні процесами // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – Луганськ: СНУ ім. В.Даля, 2004. – №1. – С. 80-87.

5. Медведєва О.М. Психологічна концепція документа в управлінні проектами // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – 2004. – № 3(11). – С. 93-100.

6. Медведєва О.М. Формування якості документації проекту: тезаурусний підхід // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – 2004. – № 4(12). – С. 50-60.

7. Медведєва О.М. Моделювання якості проектної документації // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – 2005. - № 1(13). – С. 74-84.

8. Медведєва О.М. Модель комунікації в проекті в аспекті теорії несилової взаємодії // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – 2005. – № 2(14). – С. 105-110.

9. Рач В.А., Медведєва О.М. Методологічне та інструментальне забезпечення документування проекту // Управління проектами та розвиток виробництва: Збірник наукових праць / Під ред. В.А. Рач. – 2005. – № 4(16). – С. 22-32.

Особисто здобувачем розроблено комплексну модель комунікації з урахуванням факторів проектного середовища, загальний алгоритм та інструментальне забезпечення роботи програмного засобу підтримки документування проекту.

Друковані праці наукових конференцій

1. Медведєва О.М. Управління системою якості на основі документної моделі // Матеріали науково-практичної конференції за міжнародною участю "Глобалізація та управління проектами у ХХІ столітті" (9-10 жовтня 2003 р.) / За заг. ред.
А. Черемиса. – Львів: ЛІДУ НАДУ, 2003. – С. 109-111.

2. Рач В.А., Медведєва О.М. Психофізіологічні особливості сприйняття документної інформації особистістю // Зб. наукових праць СНУ ім. В. Даля (матеріали ІХ міжнародної науково-практичної конференції з проблем вищої школи "Університет і регіон" 10-12 грудня 2003 р.): Науковці – підприємствам і установам регіону / За заг. ред. проф. О.Л. Голубенка. – Луганськ: вид-во СНУ
ім. В. Даля, 2004. – Ч. 2. – С. .

3. Медведєва О.М. Документування як фактор успіху проекту // Тези доповідей І міжнародної конференції "Інноваційний розвиток на основі технологічної зрілості в управлінні проектами". – Київ: КНУБА, 2004. – С. 80-82.

4. Медведєва О.М. Алгоритмізація програми підтримки створення документації з управління проектами // Матеріали ІІІ міжнародної конференції "Моделі та інформаційні технології в управління соціально-економічними, технічними та екологічними системами". – Луганськ, 2005. – С. 181-184.

5. Медведєва О.М. Управління комунікаціями проекту: документний аспект // Тези доповідей ІІ міжнародної конференції "Управління проектами у розвитку суспільства. Управління проектами – від бачення до реальності". – Київ: КНУБА, 2005. – С. 59-61.

АНОТАЦІЯ

Медведєва О.М. Інтеграційний механізм ефективної комунікації в проектах. – Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук за спеціальністю 05.13.22 – Управління проектами і програмами. – Київський національний університет будівництва і архітектури Міністерства освіти і науки України, Київ, 2006.

Розкрито роль та недоліки механізму комунікації в проектах у створенні передумов виконання функцій управління комунікацій в проектах. Обґрунтовано необхідність комплексного дослідження комунікації в проектах з метою адаптації механізму комунікації до умов проектного середовища. Зінтегровано закономірності й чинники процесів комунікації в проектах на основі розроблених структурної та комплексної моделей комунікації в проектах. Виявлено взаємний вплив чинників комунікації в проектах, закономірності інформаційної взаємодії учасників проекту, роль якості документа проекту як засобу забезпечення ефективних результатів комунікації в проектах. Сформовано інтеграційний механізм комунікації в проектах, спрямований на забезпечення результативної та ефективної комунікації в проектах. Запропоновано підхід до оцінки ефективності комунікації для реципієнта в комунікаціях проекту. Обґрунтовано сукупність показників якості документа проекту, визначено їх оціночні критерії. Впроваджено в практику реалізації проектів методики документування та оцінки якості документів проекту.

Ключові слова: проект, комунікація в проектах, механізм комунікації в проектах, документ проекту, інфовзаємодія, інфотип учасника проекту, якість документа проекту, результативність та ефективність комунікацій проекту.

АННОТАЦИЯ

Медведева Е.М. Интеграционный механизм эффективной коммуникации в проектах. – Рукопись.

Диссертация на соискание научной степени кандидата технических наук по специальности 05.13.22 – Управление проектами и программами. – Киевский национальный университет строительства и архитектуры Министерства образования и науки Украины, Киев, 2006.

В диссертации дано теоретическое обоснование и разработаны практические инструменты усовершенствования механизма коммуникации в проектах для обеспечения ее результативности и эффективности.

Показано, что проблема коммуникаций в проектах, которая проявляется в возникновении информационных, семантических и психологических барьеров в проектах возникает из-за неадаптированности механизма коммуникации к особенностям проектной деятельности в условиях уникальности проекта, его временности, ограниченности в ресурсах, рискованности, четких целей. Механизм коммуникации в проектах в работе рассматривается как совокупность методов и инструментария для реализации процессов коммуникации проекта, которые обеспечивают управляемую передачу информации между его участниками. Его эффективное функционирование создает предпосылки для реализации функций управления коммуникациями в проектах.

Обоснована актуальность усовершенствования механизма коммуникации на основе комплексного исследования закономерностей коммуникации в проектах. Необходимыми и достаточными аспектами такого исследования являются психологический, документоведческий, теории информации, теории информационного взаимодействия систем, так как в их предметных областях исследованы общие закономерности процессов коммуникации (кодирования, декодирования, фиксирования знаков на носитель – документирования, распространения информации). Разработана структурная модель коммуникации в проектах, раскрывающая причинно-следственную связи компонентов механизма коммуникации с соответствующими процессами коммуникации.

Выявлен характер воздействия факторов проектной среды на общие закономерности и факторы процессов коммуникации. Показано, что при общем негативном воздействии такие факторы устанавливают определенные требования к входящим и выходящим потока процессов коммуникации в проектах. Уточнены факторы процессов коммуникации в проектах. Разработана комплексная модель коммуникации в проектах, которая интегрирует эти факторы в их взаимосвязи. Уточнены показатели коммуникации в проектах, которыми являются результативность, эмоциональный результат, эффективность. Определены требования к их значениям в проектах.

Доказано, что факторы процессов кодирования и декодирования учитываются в процессе документирования. Условно коммуникация в проектах представлена как информационное взаимодействие между его участниками. Выявлена значительная роль удовлетворения собственных коммуникационных потребностей обоих сокоммуникантов в достижении показателей коммуникации в проектах в пределах необходимых значений. Рассмотрены закономерности инфовзаимодействия в проектах. Показана исключительная роль качества документа в обеспечении показателей коммуникации в проектах и возможность его оценки в пределах процесса документирования. Под качеством документа проекта в работе понимается степень, до которой совокупность характеристик документа проекта удовлетворяет коммуникационные потребности участников проекта в процессе его реализации.

Определен состав механизма коммуникации в проектах, интегрирующий методы и инструменты, которые учитывают закономерности и факторы коммуникации в проектах в их взаимосвязи. Благодаря этому механизм обеспечивает достижение результативности и эффективности коммуникации в проектах.

Для оценки эффективности коммуникации в проектах для реципиента предложен подход, который базируется на ее измерении количеством времени, затраченного на достижение результата коммуникации по одному документу. При этом предложено нормировать расход времени для конкретного реципиента в коммуникациях проекта в зависимости от количества незнакомых ему терминов в документе, а также от его сенсорных особенностей (скорости чтения).

Уточнены потребительские свойства документа проекта. Обоснована совокупность показателей качества документа проекта, определены их оценочные критерии с учетом общих психологических норм представления информации и влияния факторов проектной среды.

В соответствии с предложенными подходами разработаны методики документирования и оценки качества документа проекта. Проанализированы результаты их практического применения при реализации проектов, которые подтверждают их действенность в достижении