НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІВАХНЕНКОВ СЕРГІЙ ВОЛОДИМИРОВИЧ

УДК 657.22

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ

(на прикладі підприємств Житомирської області)

08.06.04 – бухгалтерський облік, аналіз та аудит

Автореферат

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата економічних наук

КИЇВ – 1999

Дисертацією є рукопис.

Робота виконана на кафедрі економіки, обліку та аудиту Житомирського інженерно-технологічного інституту Міністерства освіти України.

Науковий керівник: доктор економічних наук, професор

Бутинець Франц Францович –

Житомирський інженерно-технологічний інститут, завідувач кафедри економіки, обліку і аудиту

Офіційні опоненти: доктор економічних наук, професор

Осадчий Юрій Іванович –

Міжгалузевий інститут післядипломної освіти, м. Київ, професор кафедри обліку і аудиту

кандидат економічних наук, доцент

Ярмоленко Василь Петрович –

Національний аграрний університет,

доцент кафедри обліку і аудиту

Провідна установа: Київський національний економічний університет Міністерства освіти України,

кафедра бухгалтерського обліку та аудиту в сільському господарстві, м. Київ

Захист дисертації відбудеться 18 березня“___”______________ 1999 р. о 12__ годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 26.004.01 у Національному аграрному університеті за адресою: 252041, м. Київ, вул. Героїв Оборони, 15, навчальний корпус , ауд. 65.

З дисертацією можна ознайомитися у бібліотеці Національного аграрного університету за адресою: 252041, м. Київ, вул. Героїв Оборони, 15, навчальний корпус .

Автореферат розісланий 12 лютого “___”___________________1999 р.

Вчений секретар

спеціалізованої вченої ради Жебка В.В.

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Для потреб управління підприємством бухгалтерський облік повинен надавати повну та своєчасну інформацію, що потребує його належної організації. В бухгалтерії організаційний процес є засобом, за допомогою якого об’єднуються трудові ресурси, матеріали, технологія, інформація для досягнення поставлених перед обліком завдань. Ефективна організація обліку сприяє оптимальному використанню ресурсів, мінімізує витрати виробництва. Професор Іоганн Фрідріх Шер в своїй праці “Бухгалтерія і баланс” писав, що “організація облікової справи може впливати на розвиток і прибутковість підприємства настільки ж сильно, як і будь-яке нововведення в технічному обладнанні підприємств.” Розповсюдження інформаційних технологій в 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці і управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі і пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого – використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення бізнесу, фінансів, діловодства, управління, обліку.

Вивчення наукових праць з теорії бухгалтерського обліку, організації виробництва та управління таких зарубіжних авторів, як Р. Антоні, Л.Я. Бернстайн, Ф. Беста, М. Вебер, Г.А. Велш, П. Гарньє, Ф. Джильберт, П. Друкер, І. Душанов, Ж.-Б. Дюмарше, Г. Емерсон, Г. Кунц, Ф. Лайкерт, Д. Мак-Грегор, Е. Мейо, М.Х. Мескон, Б. Нідлз, У.Г. Оучі, Р.M. Свансон, Д. Сортер, Ф. Тейлор, А. Файоль, І.Ф. Шер, Д.Г. Шорт, а також праць П.С. Безруких, М.О. Блатова, О.О. Богданова, Н.Р. Вейцмана, Р.Я. Вейцмана, А.І. Галагана, О.К. Гастєва, М.В. Дембінського, Й.С. Завадського, В.І. Євдокимовича, П.М. Керженцева, М.А. Корольова, В.Г. Макарова, В.І. Петрової, Я.В. Соколова, В.С. Спіріна, А.І. Сумцова, С.К. Татура дозволило внести пропозиції та виробити рекомендації, що сприятимуть вдосконаленню організації бухгалтерського обліку в поєднанні з технологічними можливостями, що надає комп’ютерна техніка.

Організація бухгалтерського обліку – не нове питання в обліковій науці. В українській науковій літературі його грунтовно розглядали М.Т. Білуха, Ф.Ф. Бутинець, А.М. Кузьминський, Ю.Я. Литвин, Ю.І. Осадчий, В.А. Полторадня, В.В. Сопко, О.Д. Шмігель. Окремі питання організації обліку досліджували П.І. Гайдуцький, Н.М. Грабова, М.Я. Дем’яненко, Г.Г. Кірейцев, В.Г. Лінник, І.В. Малишев, Г.І. Моісеєнко, П.П. Німчинов, М.С. Пушкар, Л.К. Сук та багато інших. Але нові економічні відносини призвели до суттєвих змін в організації бухгалтерського обліку підприємств України (табл. 1).

Таблиця 1

Зміни в організації бухгалтерського обліку |

В умовах адміністративно-командної системи | В умовах ринку

Форма власності підприємств | Державна | Приватна, колективна, державна

Користувачі облікової інформації | Державні органи; керівництво підприємством | Власники, інвестори, управлінці, держава

Основні завдання бухгалтерського обліку | Надання інформації, необхідної для контролю за виконанням планів та збереженням державної власності | Надання своєчасної та якісної інформації для управління підприємством

Об’єкт організації обліку | Система бухгалтерського обліку на рівні народного господарства | Система бухгалтерського обліку підприємств

Регулювання бухгалтерського обліку | Жорстка регламентація державою | Держава встановлює основні правила ведення обліку, решта правил визначаються підприємствами

Форми організації обліку | Бухгалтерський облік на підприємстві здійснювався бухгалтерією (бухгалтером) | Бухгалтерський облік може вестися власником, бухгалтером за контрактом, аудиторською фірмою, а також бухгалтерією

Використання обчислювальної техніки | Безкомп’ютерна бухгалтерія або використання таблично-перфокар-ткової форми обліку | Широке використання потужних мережевих комп’ютерних програмно-апаратних систем

Наведені зміни вимагають перегляду теоретичних і практичних положень бухгалтерського обліку, його організації, а також методики формування та обробки облікової інформації, виходячи з наявного господарського механізму і можливостей комп’ютерної техніки.

Великий внесок в розробку питань організації бухгалтерського обліку в умовах застосування обчислювальної техніки зробили українські вчені М.Т. Барановський, В.П. Завгородній, Г.Г. Кірейцев, Ю.І. Осадчий, М.Г. Чумаченко, а також російські вчені С.І. Волков, А.Т. Гершегорін, Е.К. Гільде, П.О. Додонов, В.І. Ісаков, К.Е. Каллас, В.Б. Ліберман, К.Н. Нарібаєв, О.М. Островський, В.Ф. Палій, В.І. Подольський, Р.С. Рашитов, В.С. Рожнов, С.І. Синяк, Я.В. Соколов, Д.В. Чистов. Проте досвід застосування комп’ютерної техніки в бухгалтерському обліку показав, що суттєвими перешкодами її належного використання є як відсутність на більшості підприємств коштів та належним чином підготовлених кадрів, так і недостатня кількість методичних матеріалів з організації комп’ютерного бухгалтерського обліку.

За умови грунтовної розробки теоретичних питань з організації та комп’ютеризації можна вдосконалити бухгалтерський облік та розробити шляхи вирішення конкретних практичних задач. Гостра потреба в швидкому практичному вирішенні проблеми організації комп’ютерного обліку обумовлює актуальність обраної теми і визначає основні напрямки дисертаційного дослідження.

В останні роки в Україні утворився розрив між розвитком теорії бухгалтерського обліку та практикою його організації. Дослідження проводилися на локальних об’єктах (одне або декілька підприємств). З метою усунення такого розриву автором за допомогою комп’ютерної програми MSбули проаналізовані дані анкетного опитування підприємств Житомирської області різних форм власності та галузей. Також була оброблена і узагальнена інформація про характеристики комп’ютерних програм для ведення бухгалтерського обліку.

Об’єкт дослідження – система організації бухгалтерського обліку підприємств Житомирської області. Проведено опитування бухгалтерів-практиків 110 підприємств різних форм власності, в т.ч.: приватної – 12 %, колективної – 73державної – 15За видами діяльності це наступні підприємства: виробництво  – 26будівництво – 10оптова торгівля – 39 %, роздрібна торгівля – 9послуги – 16

Предметом дослідження є обліковий процес при застосуванні комп’ютерної техніки: правила і технологія ведення обліку, структура облікових підрозділів, правове і технічне забезпечення. Окрім опитування бухгалтерів 110 підприємств, були обстежені 82 підприємства, які здійснили комп’ютеризацію бухгалтерського обліку. Серед них: приватної форми власності (включаючи приватних підприємців)  – 29державної форми власності – 6колективної – 65За видами діяльності підприємства розподілились таким чином: виробництво – 20 %, торгівля, послуги – 63інші види діяльності – 17Проведено дослідження характеристик комп’ютерних програм, що дозволяють здійснювати облікові роботи від первинного обліку до складання фінансової звітності, в тому числі для малих підприємств – 22; для середніх та великих підприємств – 27; програми автоматизації управління великих підприємств, що містять модуль бухгалтерського обліку – 24; правові бази даних – 8; програми, що призначені для обліку в окремих галузях народного господарства – 4.

Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконана відповідно до плану науково-дослідних робіт Житомирського інженерно-технологічного інституту і належить до державної бюджетної теми № 278 “Розробка та наукове супроводження програми підвищення ефективності виробничого потенціалу м. Коростеня на основі статусу особливого економічного режиму. Організація обліку”.

Мета і задачі дослідження. Основною метою дослідження є розробка теоретичних положень і практичних рекомендацій з організації комп’ютерного бухгалтерського обліку.

Виконання поставленої мети передбачало постановку і розв’язок таких завдань:

·

· визначити складові системи бухгалтерського обліку як об’єкту організації обліку;

· дослідити розвиток форм бухгалтерського обліку та з’ясувати характерні риси комп’ютерних форм;

· виробити рекомендації щодо побудови структури облікового апарату в умовах застосування комп’ютерної техніки та засобів комунікації;

· розробити порядок впровадження комп’ютерних систем бухгалтерського обліку на підприємствах;

· вказати шляхи удосконалення підготовки кадрів для роботи з комп’ютерними системами бухгалтерського обліку.

Наукова новизна одержаних результатів. Наукова новизна дослідження полягає у постановці, теоретичному обгрунтуванні та практичному вирішенні комплексу проблем організації бухгалтерського обліку підприємств в умовах застосування комп’ютерної техніки.

В процесі дослідження одержані такі наукові результати:

·

· визначений і деталізований порядок здійснення організації бухгалтерського обліку на підприємствах;

·

· розроблені рекомендації щодо створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку на підприємствах;

·

Практичне значення одержаних результатів. Практичне значення одержаних результатів полягає в розробці рекомендацій з організації комп’ютерного обліку на теоретичному та методичному рівнях, що можуть бути впроваджені в практику промислових і торговельних підприємств України, а також використовуватись при розробці нормативних матеріалів з обліку.

Впровадження результатів досліджень полягає в їх безпосередньому використанні в навчальному процесі – при викладанні дисциплін “Організація бухгалтерського обліку” та “Інформаційні системи обліку”; в практиці роботи підприємств – в розрізах: методика організації комп’ютерних систем бухгалтерського обліку, порядок вибору бухгалтерського програмного забезпечення, способи побудови комп’ютерних обчислювальних мереж.

Особистий внесок здобувача. Здобувачем розроблений порядок організації бухгалтерського обліку в умовах застосування обчислювальної техніки, а також структура облікового апарату, охарактеризовані принципи побудови комп’ютерних форм обліку, проведена класифікація програмного забезпечення для бухгалтерії.

Апробація результатів дисертації. Основні тези дисертаційного дослідження знайшли своє відображення в опублікованих роботах. Окремі пропозиції доповідались і були схвалені на І міській міжвузівській науково-практичній конференції студентів та молодих вчених, присвяченій 53-ій річниці перемоги у Великій Вітчизняній війні (м. Житомир, 1998); Міжнародній науково-практичній конференції “Проблеми організації обліку, аудиту і менеджменту в підприємництві” (м. Житомир, 1998); Міжнародній науково-практичній конференції “Менеджмент туризму” (Румунія, м. Мангалія, 1998). Розроблені питання теорії і практики організації бухгалтерського обліку були апробовані на практиці і виявились цілком реальними та ефективними. Зокрема, послідовність створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку використана при комп’ютеризації підприємств Житомирської області, що проводилася фірмою “Елтокс”. Практика свідчить, що розроблені рекомендації сприяють удосконаленню навчального процесу, підвищенню якості підготовки кадрів та поліпшенню ефективності управлінських рішень, одержаних в результаті належної організації комп’ютерного обліку.

Публікації. За результатами виконаного дослідження опубліковано 7 праць (в т.ч. 3 – у співавторстві) загальним обсягом друк. арк.

Обсяг і структура роботи. Робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та додатків. Зміст викладено на 169 сторінках основного тексту, додано 53 малюнка (схеми), 34 таблиці, 2 додатки, список літератури складається із 282 позицій.

Дисертація має такий план.

Вступ

РОЗДІЛ 1. Теоретичні аспекти організації бухгалтерського обліку

1.1. Організація системи бухгалтерського обліку

1.2. Складові організації бухгалтерського обліку

1.3. Принципи організації бухгалтерського обліку

1.4. Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп'ютерної техніки

РОЗДІЛ . Елементи організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп'ютерної техніки

2.1. Форми бухгалтерського обліку в умовах застосування комп'ютерної техніки

2.2. Побудова структури облікового апарату в умовах застосування комп'ютерної техніки

РОЗДІЛ 3. Проблеми та шляхи удосконалення організації бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації

3.1. Створення комп'ютерної системи бухгалтерського обліку

3.2. Використання комп'ютерних мережевих технологій в організації бухгалтерського обліку

3.3. Шляхи удосконалення підготовки облікових працівників

Висновки

Список використаних джерел

Додатки

ОСНОВНА ЧАСТИНА ДИСЕРТАЦІЙНОЇ РОБОТИ

У першому розділі “Теоретичні аспекти організації бухгалтерського обліку” розглянуті поняття системи бухгалтерського обліку та її організації як діяльності по створенню та впорядкуванню облікової системи. Наведений порядок організації бухгалтерського обліку відповідно до рівнів системи бухгалтерського обліку. Сформульовані принципи організації бухгалтерського обліку та охарактеризовані її особливості, обумовлені використанням комп’ютерної техніки.

Бухгалтерський облік – складна трирівнева система, яка є складовою системи управління підприємством. Першим її рівнем є методичний, другим – технічний (рівень форми обліку), третім – організаційний. На методичному, базовому рівні систему бухгалтерського обліку утворюють факти господарської діяльності, що реєструються та узагальнюються на бухгалтерських рахунках. Тут елементами системи бухгалтерського обліку виступають рахунки (на яких здійснюється узагальнення фактів), що розкривають зв’язки між господарськими подіями через подвійний запис, а також інші елементи методу бухгалтерського обліку. Обробка та реєстрація фактів господарської діяльності призводять до створення різних форм обліку (другий рівень системи бухгалтерського обліку). Взаємодія облікових працівників відбувається на третьому, організаційному рівні системи бухгалтерського обліку.

Застосування кібернетичного підходу до системи бухгалтерського обліку на останньому рівні дозволяє виділити суб’єкт і об’єкт організації бухгалтерського обліку. В бухгалтерському обліку суб’єктом управління є всі працівники, які виконують функції обліку, а в організації бухгалтерського обліку суб’єктом виступають керівники підприємства – директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об’єктом є господарські факти, то в організації бухгалтерського обліку – обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку.

Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних частин (етапів), що відповідають трьом розглянутим вище рівням системи бухгалтерського обліку, та охоплює весь бухгалтерський облік як технологічний процес, в якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці – технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці – бухгалтерські документи – для одержання підсумкової інформації (рис. 1).

Примітка: стрілками на схемі позначені зв’язки між етапами

Рис. 1. Етапи організації бухгалтерського обліку

На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, які полягають у документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних і аналітичних рахунків, подвійному записі, оцінці майна та зобов’язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності.

Другий етап організації бухгалтерського обліку – технічний, – це вибір форми обліку, що найкраще підходить для бухгалтерії даного підприємства. Він полягає у виборі способу обробки облікових даних – паперового або комп’ютерного, розробці переліку форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення записів в регістрах і перенесенню даних між ними.

Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап полягає в організації роботи облікового апарату. Він включає: 1) встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної схеми обліку (централізованої або децентралізованої); 2) визначення оптимальної структури облікового апарату; 3) встановлення норм часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів; 4) набір кадрів та їх навчання; 5) організацію робочих місць бухгалтерів; 6) раціональне розміщення облікового апарату; 7) встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами бухгалтерії та між бухгалтерією і оперативними підрозділами підприємства, а також із зовнішнім середовищем (діловодство та документообіг); 8) інформаційне і технічне забезпечення облікових працівників; 9) мотивацію працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання); 10) встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій; 11) організацію архіву бухгалтерських документів; 12) організацію безпеки облікової інформації та її захисту.

Організаційна функція управління підприємством полягає в організації виробництва, управління та праці. Організація бухгалтерського обліку також потребує створення певного технологічного ланцюгу з обробки інформації, здійснення управління обліковим апаратом та створення сприятливих умов для роботи бухгалтерів. Бухгалтерія – такий самий відділ підприємства, як і всі інші адміністративні служби, і, якщо рядовий виконавець свою діяльність спрямовує на збирання і групування звітних даних, то головний бухгалтер – організатор обліку – в своїй роботі виконує всі управлінські функції: створює та вдосконалює структуру і техніку облікового підрозділу, планує роботу бухгалтерії, приймає рішення щодо стимулювання обліковців до праці, контролює правильність і своєчасність облікових даних. Організація обліку потребує грунтовного інформаційного забезпечення та ефективної комунікації; створення, налагодження та функціонування системи бухгалтерського обліку передбачає оцінку можливих варіантів, вибір з кількох альтернатив – тобто прийняття управлінських рішень.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни в організацію бухгалтерського обліку, зумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних, одноразове їх отримання та багаторазову передачу і використання. Комп’ютеризація обліку покликана підвищити роль бухгалтерського обліку як функції управління, тому що обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й технологію. Так, комп’ютерні системи бухгалтерського обліку як складові інформаційних систем автоматизації управління використовують єдину базу даних для вирішення оперативних підприємницьких та облікових завдань. При комплексній комп’ютеризації обліку та управління відмінності між фінансовим, управлінським, податковим обліком або між оперативним та бухгалтерським полягають в різних процедурах обробки інформації, що знаходиться в інформаційній базі даних підприємства. Фактично, єдина система економічної інформації надає дані для обліку, поточного управління, аналізу і аудиту.

Огляд наявних на українському ринку комп’ютерних програм свідчить, що в практичній обліковій роботі підприємства використовують програми, які хоча й відрізняються виконанням, способами настройки, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю. Її суть – уніфікація даних та їх подання в системі подвійного запису, ускладнена і доповнена спеціальними функціями, які необхідні для відображення специфіки операцій з різних ділянок обліку. Однак, в окремих програмних продуктах обробка та накопичення первинної документації спочатку здійснюються шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок, що є недоцільним, оскільки подвійний запис – універсальний механізм, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя підприємства. Бухгалтерія є основним постачальником та споживачем інформації на підприємстві, тому всі дані повинні зберігатися в єдиному уніфікованому регістрі, побудованому на принципі подвійного запису.

У другому розділі “Елементи організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки” проаналізовані фактори, що визначають розвиток паперових та комп’ютерних форм бухгалтерського обліку. Розроблена схема та розглянуті основні принципи комп’ютерно-комунікаційної форми бухгалтерського обліку. Досліджений вплив застосування комп’ютерної техніки на побудову структури облікового апарату. Розроблена перспективна структура бухгалтерії при застосуванні комп’ютерів та обчислювальних мереж.

Одним із фундаментальних понять теорії бухгалтерського обліку, що в значній мірі впливає на його організацію, є поняття форми бухгалтерського обліку. Характеристика форми бухгалтерського обліку є однією з досить складних проблем в теорії бухгалтерського обліку, з якої до цього часу немає визначеності і чіткості. Протягом багатьох років не припиняються дискусії щодо правильності трактування поняття форми обліку, що посилилися з появою комп’ютерів та їх застосуванням для автоматизації облікових робіт.

На розвиток форм бухгалтерського обліку найбільше впливають вимоги широкого розподілу праці між обліковими працівниками, ведення детального аналітичного обліку, швидкого одержання підсумкової інформації. Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, на відміну від паперових, дозволяють ефективно задовольнити наведеним вимогам. Можливість здійснення широкого розподілу праці забезпечується тим, що сучасні програмно-апаратні комп’ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних одночасно різним користувачам, з’явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а декільком бухгалтерам. Застосування комп’ютерів дозволяє вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об’єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп’ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об’єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і систематичному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків, яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного і синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов’язані з помилками. При застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп’ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр – Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування та документообігу – господарський.

Обліковий регістр є невід’ємною складовою форми обліку. Регістри відображають вторинну облікову інформацію (первинне джерело інформації – бухгалтерські документи) та є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності підприємства. Паперові регістри призначені для формування в них заздалегідь встановленого переліку показників. В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фіксуються всі дані, які можуть знадобитися. В умовах застосування комп’ютерів зміст поняття “регістр бухгалтерського обліку” змінюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облікових даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов’язаний зі стадіями накопичення, узагальнення і систематизації. Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації при застосуванні комп’ютерів здійснюються в автоматичному режимі. Первинна облікова інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.

Таким чином, при застосуванні комп’ютерів регістр втілює в собі єдність трьох складових частин: 1) комп’ютерної бази даних з певною структурою, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях; 2) бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера і служать для систематизації та узагальнення інформації; 3) відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації (рис. 2).

Рис. 2. Структура комп’ютерного облікового регістру

В дисертації розглядається форма обліку, за якої один з комп’ютерів виділяється для зберігання єдиного журналу – бази облікових даних, а інші використовуються для введення інформації та одержання звітних показників. Її визначено як форму обліку, при якій для накопичення інформації про господарські факти використовується єдиний хронологічний регістр, ведення якого базується на застосуванні комп’ютерів четвертого і наступних поколінь та електронних засобів комунікації, і названо комп’ютерно-комунікаційною формою обліку.

У третьому розділі “Проблеми та шляхи удосконалення організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації” наведений порядок створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку, розроблена класифікація програмного забезпечення для бухгалтерії, сформульовані вимоги до нього, наведений порядок порівняння і вибору. Обгрунтовані шляхи використання Internet-технологій для організації документообігу та навчання облікових працівників, а також для побудови бухгалтерських програмних систем, що здатні працювати в режимі реального часу.

Оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки облікових даних комп’ютерами, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується, при комп’ютерно-комунікаційній формі важливого значення набуває програмне забезпечення (набір алгоритмів) для обробки облікової інформації. Таким чином, технологічний процес комп’ютерного обліку визначається загальними принципами програмування, і елементи форми знаходять своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт.

Для того, щоб не помилитися у виборі, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, що є на ринку. Для цього призначена розроблена здобувачем класифікаціярис. 3).

Рис. 3. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення

Опитування бухгалтерів Житомирської області показало, що на більшості підприємств організація управління та обліку перебуває у незадовільному стані. На підприємствах відсутні графіки документообігу, посадові інструкції бухгалтерів і накази про облікову політику. Так, Наказ про облікову політику та Положення про бухгалтерську службу наявні тільки на 50 підприємствах з 110Дещо краще становище з посадовими інструкціями бухгалтерів – вони є на 69 підприємствах (63Невелика частина підприємств складає графіки документообігу (43та плани роботи бухгалтерії (30Бухгалтерський облік є найбільш регламентованою складовою інформаційної функції управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній комп’ютеризації обліку таким системоутворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле. Тому, поруч із традиційними способами проведення облікової політики (наказами, положеннями, посадовими інструкціями, планами, графіками), доцільно закладати в функції комп’ютерних систем бухгалтерського обліку правила організації облікової технології, нормативну та довідкову інформацію, заходи з охорони праці обліковців.

Аналіз публікацій в періодичній та монографічній літературі, а також вивчення комп’ютерних програм для автоматизації бухгалтерського обліку дозволили виділити наступні підходи до створення КСБО на підприємствах, що відрізняються за ступенем впливу на організаційну структуру та за комплексністю вирішення облікових задач (рис. ).

Рис. 4. Характеристика підходів до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку

За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи. Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.

Другий, значно ефективніший підхід до впровадження КСБО, передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільними.

Принципи централізації та децентралізації обліку є досить умовними. Реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю децентралізована система є недієздатною. Можна говорити про ступінь централізації і децентралізації, як про оптимальне поєднання цих процесів при певних умовах. Існують дві конкуруючі тенденції, які впливають на вибір структурної схеми системи обробки облікових даних на сучасному етапі розвитку обчислювальної техніки та засобів зв’язку. Перша полягає у підвищенні ступеня централізації обробки, друга – в посиленні її децентралізації. Дослідження і узагальнення українського та світового досвіду в галузі організації обліку в умовах його комп’ютеризації дали можливість визначити основну тенденцію в централізації і децентралізації виконання облікових функцій. Вона полягає у накопиченні і зберіганні облікових даних в єдиному центрі і децентралізованому введенні первинної інформації в базу даних програми та використанні підсумкових облікових показників. Ця система поєднує переваги централізованої обробки даних з перевагами децентралізованих облікових структур.

На промисловому підприємстві організація бухгалтерського обліку із застосуванням комп’ютеризованих робочих місць на нижчому рівні складається з КРМ працівників первинного обліку: КРМ комірника з обліку матеріальних цінностей, КРМ з обліку виробітку працівників в цехах основного та допоміжного виробництв, КРМ комірника з обліку готової продукції тощо. Інформація на підставі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять КРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік готової продукції та її реалізації, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо). Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність.

Зважаючи на це, перспективною є така структура бухгалтерії, при якій в її складі замість облікових підрозділів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру.

Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами підприємства і складається з групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного – належить група бухгалтерів-контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і, при необхідності, коригують. Окрім наведених функцій до компетенції контролерів входить розробка і перевірка виконання облікової політики, складання внутрішніх та зовнішніх звітів, кошторисів і контроль за їх виконанням, оцінка нормативних і фактичних даних.

Використання трьох програмно-апаратних частин – Internet-технологій, віртуальних КРМ, якісних ліній зв’язку – дозволяє легко координувати роботу бухгалтерії, навіть якщо її робочий колектив географічно рознесений на великій території. Це відкриває широкі можливості для залучення сторонніх експертів, спеціалізованих фірм, а також найму спеціалістів, які працюють за сумісництвом вдома, що зменшує витрати на оренду приміщення бухгалтерії, електроенергію, воду, опалення тощо.

ВИСНОВКИ

У висновках сформульовані основні підсумки проведеного дослідження та викладені пропозиції, спрямовані на покращення організації обліку із застосуванням комп’ютерів.

1. Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.

2. З впровадженням комп’ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування комп’ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

3. Система бухгалтерського обліку (об’єкт організації обліку) має три рівні. Перший рівень – методичний, другий – технічний (рівень форми обліку), третій – організаційний. На методичному рівні систему бухгалтерського обліку утворюють господарські факти, що реєструються та узагальнюються на рахунках через подвійний запис та інші елементи методу бухгалтерського обліку. Обробка та реєстрація фактів господарської діяльності призводять до створення різних форм обліку (другий рівень). Взаємодія облікових працівників вимагає управління в бухгалтерії, що відбувається на третьому рівні системи бухгалтерського обліку. Організація бухгалтерського обліку складається з трьох пов’язаних етапів, що відповідають трьом рівням системи бухгалтерського обліку.

4. Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:

а) необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;

б) потребою ведення детального аналітичного обліку;

в) необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.

5. Форма обліку, реалізована на базі сучасної комп’ютерної техніки та засобів комунікації (комп’ютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових показників повністю залежать від програмно реалізованих алгоритмів.

6. При застосуванні комп’ютерів обліковий регістр складається з:

а) комп’ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

б) бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера, що служать для систематизації та узагальнення інформації;

в) відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.

7. При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Розроблений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють об’єктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.

8. Для побудови комп’ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.

9. При безкомп’ютерних способах обробки облікової інформації найбільш доцільною є побудова бухгалтерії за принципом централізації. При організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації основна тенденція полягає в накопиченні та централізованій обробці облікових даних і децентралізованому введенні первинної інформації та використанні підсумкових облікових показників.

10. При побудові структури бухгалтерії одним з найважливіших факторів є можливість здійснення контролю за точністю облікових даних і надійність інформаційних зв’язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами підприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерії при застосуванні комп’ютерів, що складається з двох основних відділів: відділу інформаційної системи та відділу контролю.

11. Проблема оперативного зведення облікових даних ефективно вирішується при застосуванні комп’ютерних форм обліку. Але для підприємств, які мають в своєму складі географічно відокремлені підрозділи, для об’єднання облікової інформації слід використовувати мережу Internet, і, зокрема, електронну пошту.

12. Перспективним напрямком у створенні КСБО є використання мережевих комп’ютерів (network computers). Побудова КРМ бухгалтерів на базі мережевих комп’ютерів замість персональних дозволить підприємству заощадити значні кошти на обладнанні кожного робочого місця.

13. В організації комп’ютерного обліку великі перспективи має використання Internet-технологій. Перевагою таких технологій є можливість модернізувати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в структурі обчислювальної системи, а також використовувати широкий діапазон технічних засобів з різною обчислювальною потужністю. Дієвим засобом підвищення кваліфікації облікових працівників є створення спеціально впорядкованих бухгалтерських бібліотек на чолі з бібліотекарем-бухгалтером. Такі спеціалізовані бібліотеки доцільно створювати на Intеrnet-серверах.

СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЙНОГО ДОСЛІДЖЕННЯ

Навчальні посібники

1.

1.

1.

Статті в наукових фахових виданнях

4.

4.

4.

4.

Івахненков С.В. Організація бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки (на прикладі підприємств Житомирської області). – Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.06.04 – Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – Житомирський інженерно-технологічний інститут, Житомир, 1998.

Дисертацію присвячено теоретичним і практичним питанням організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації. Уточнене визначення організації бухгалтерського обліку та перелік і послідовність здійснення її етапів. Досліджена історична трансформація форми бухгалтерського обліку. В результаті дослідження розроблені та обгрунтовані пропозиції зі створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку.

Одержані результати досліджень використані в навчальному процесі Житомирського інженерно-технологічного інституту та впроваджені на підприємствах Житомирської області.

Ключові слова: організація бухгалтерського обліку, комп’ютеризація бухгалтерського обліку, форма обліку, побудова структури облікового апарату, Internet.

Ивахненков С.В. Организация бухгалтерского учета в условиях применения компьютерной техники (на примере предприятий Житомирской области). – Рукопись.

Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук по специальности 08.06.04 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит. – Житомирский инженерно-технологический институт, Житомир, 1998.

Для потребностей управления предприятием бухгалтерский учет должен предоставлять полную и своевременную информацию, что требует его надлежащей организации. Эффективная организация учета благоприятствует оптимальному использованию ресурсов, минимизирует затраты производства.

Научная новизна исследования состоит в постановке, теоретическом обосновании и практическом решении комплекса проблем организации бухгалтерского учета предприятий в условиях применения компьютерной техники.

В процессе исследования получены следующие научные результаты:

·

· определен и детализирован порядок организации бухгалтерского учета на предприятиях;

· проведена характеристика компьютерных форм учета;

· разработаны рекомендации по созданию компьютерных систем бухгалтерского учета на предприятиях;

· проведена классификация бухгалтерского программного обеспечения и разработана методика его тестирования и выбора.

В первом разделе “Теоретические аспекты организации бухгалтерского учета” рассмотрены понятия системы бухгалтерского учета и ее организации как деятельности по созданию и приведению в порядок учетной системы. Сформулированы принципы организации бухгалтерского учета в условиях использования компьютерной техники.

Во втором разделе “Элементы организации бухгалтерского учета в условиях применения компьютерной техники” проанализированы факторы, которые определяют развитие бумажных и компьютерных форм бухгалтерского учета. Разработана схема и рассмотрены основные принципы компьютерно-коммуникационной формы бухгалтерского учета. Исследовано влияние применения компьютерной техники на построение структуры учетного аппарата. Разработана перспективная структура бухгалтерии при применении компьютеров и вычислительных сетей.

В третьем разделе “Проблемы и пути совершенствования организации бухгалтерского учета в условиях его компьютеризации” приведен порядок создания компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ), разработана классификация программного обеспечения для бухгалтерии, сформулированы требования к нему, приведен порядок его сравнения и выбора. Обоснованы пути использования Internet-технологий для организации документооборота и обучения учетных работников, а также для построения бухгалтерских программных систем, способных работать в режиме реального времени.

В выводах сформулированы основные результаты проведенного исследования и изложены предложения, направленные на улучшение организации учета с применением компьютеров. Основные выводы диссертации следующие.

1. Под организацией бухгалтерского учета следует понимать целенаправленную деятельность руководителей предприятия по созданию и усовершенствованию системы бухгалтерского учета с целью обеспечения информацией внутренних и