Співробітники служби безпеки з метою забезпечення всього комплексу заходів по захисту особистих, майнових, фінансових, інформаційних інтересів клієнтів готельного комплексу, його персоналу, а також самого готельного комплексу як юридичної особи, мають право:

- брати участь в розробці документації і організаційних процедур, що забезпечують безпеку готельного комплексу;

- вимагати від всіх співробітників готельного комплексу, ділових партнерів і клієнтів суворого і неухильного виконання вимог нормативних документів або договірних зобов'язань, розроблених в рамках забезпечення безпеки на об'єкті;

- вносити пропозиції щодо вдосконалення правових, організаційних та інженерно-технічних заходів щодо захисту комерційної таємниці;

- навчати і координувати дії персоналу інших підрозділів готельного комплексу, направлені на забезпечення спільними зусиллями виконання заходів безпеки. Співробітники служби безпеки зобов'язані:

- суворо дотримувати правила внутрішнього розпорядку і посадові інструкції;

- здійснювати контроль дотримання правових положень закріплених у вкачаних вище документах, персоналом, клієнтами і відвідувачами;

- доповідати керівниці ну про факти порушення вимог нормативних документів щодо захисту безпеки готельного комплексу ні інші дії, що можуть принести до виникнення того або іншого виду загроз або небезпек;

- здійснювати весь, спектр дій, що входять в компетенцію співробітника служби безпеки і закріплених відповідною регламентною базою, направлених на попередження, запобігання і ліквідацію наслідків виникнення загрози безпеці готельного комплексу і його клієнтів:

- постійно підвищувати спій професійний рівень, відповідально ставитися до своїх обов'язків, від виконання яких залежить життя і здоров'я людей, збереження майна і репутація готельного комплексу.

Співробітники служби безпеки несуть відповідальність за порушення своїх обов'язків, за перевищення своїх повноважень, рівно як і за не використання своїх прав при виконанні своїх обов'язків.

2.2. Організація роботи служби прийому та розміщення.

В організаційній структурі готельному комплексі виділяється основний операційний підрозділ - служба прийому і розміщення. Це пов'язане з тим, що головною послугою, яку готельні комплекси пропонують своїм гостям, є безпечне і комфортне проживання. Іншим підрозділам надається допоміжна роль підтримки основної діяльності готельного комплексу.

До функцій служби прийому і розміщення входить: бронювання, реєстрація, розподіл номерів, надання гостям різних інформаційних послуг, стягування плати за проживання, ведення необхідної документації. До обов'язків цієї служби входить також ведення і підтримання в робочому стані бази даних, що містить інформацію про гостей і стан номерного фонду. У великих готелях служба прийому і розміщення часто підрозділяється на відділи, що спеціалізуються на певних операціях. У службі прийому і розміщення є декілька посад:

службовець з прийому і розміщення гостей (черговий адміністратор), що оформляє гостей на проживання;

касир, що приймає оплату і виписує рахунок клієнтові

портьє, що відповідає за надання інформації гостям і функціональним службам готельного комплексу, а також за збирання, підшивку і збереження документації;

телефонний оператор, що підтримує зв'язок з Міжміською і міжнародною телефонними станціями, фіксує наявність телефонних розмов клієнтів з номерів, контролює їхню оплату, а також надає послуги з ранкової побудки на прохання клієнтів;

службовець з бронювання місць у готелі з веденням відповідної документації;

портьє з видачі ключів та ін.

Якщо готель комп'ютеризований, кожен співробітник СПіР має право доступу лише до тих комп'ютерних даних, до яких він має безпосереднє відношення[15,180].

На Б/В «Карпати» виконуються ті ж обов'язки, але має менше або більше число співробітників, які часто виконують декілька функцій. Наприклад, адміністратор, крім своїх функцій, виконує обов'язки касира і портьє з бронювання місць або обов'язки телефонного оператора.

Останнім часом, у зв'язку з низькою заповнюваністю готелів, з'явилася нова тенденція - скорочення співробітників у нічний час, коли потік тих, хто поселяються, значмо обмежений. У СПіР можна також частково скоротити присутність на робочому місці деяких співробітників у нічний час. У таких випадках часто застосовується змішаний графік, що дозволяє службовцям обрати час початку і закінчення роботи. Однак у певний час робочого дня необхідна присутність більшості службовців. Наприклад, один службовець може працювати з 6°° до 14°°, оскільки найчастіше гості просять розбудити їх і від’їжджають о 7°°. Другий службовець може приходити на 10°°і працювати до 18°.

У зв'язку з комп'ютеризацією готельних комплект усі дані, включені до бази даних комп’ютера, і будь-яка необхідна інформація легко витягається з пам'яті комп'ютера. Це значно спрощує роботу СПіР.

Департамент управління номерним фондом готельного комплексу здійснює бронювання номерів (повідомляє про це потенційним гостям), забезпечує гостинний прийом гостей (чистий хол готельного комплексу, прибрані номери, ввічливе поводження з клієнтами та відповідає на всі їх питання) тощо. Цей департамент, у свою чергу, поділяється на декілька частин, кожна з яких вирішує певні задачі.

Служба портьє здійснює контроль за номерним фондом готельного комплексу, ведучи картотеку по зайнятості номерів і наявності вільних місць, виконує функції інформаційного центру. Інформація через службу портьє, рухається у двох напрямах: до гостей (якщо йдеться про інформування про види обслуговування, що надаються готельним комплексом, про місцеві визначні пам'ятки, про роботу міського транспорту і т. ін.) і в різні підрозділи готельного комплексу (про потреби клієнтів).

Керівництво в неавтоматизованих готельних комплексах все ще використовує реєстраційні картки як складову процесу розміщення. Гостеві, що прибуває, вручається незаповнена реєстраційна картка, ручка, і його просять заповнити необхідні графи.

Сьогодні автоматизована система управління готельного комплексу «Карпати» зменшила потребу в ручному зборі інформації. Готелі, що мають подібну систему, заповнюють реєстраційну картки за допомогою інформації, зібраної під час бронювання. В них гість замість заповнення реєстраційної картки просто перевіряє інформацію на точність і ставить на картці свій підпис.

Інформація, що потрібна при реєстрації, звичайно однакова в готельних комплексах усіх типів. Точна і