більш ніж достатні для успішного функціонування готелю, такого як «Надія».

Типова система автоматизації діяльності готелю у своїй структурі об’єднує такі відділи, що знаходяться в оперативній взаємодії один з одним. Фізично вся інформація, що генерується, знаходиться на центральному сервері готелю і є базою даних, що об’єднує цілком стандартний набір базових таблиць: номери, клієнти, броня, рахунки, звіти.

За допомогою наборів форм і інструментів для відображення і зміни поточної інформації, що знаходяться на робочій станції кожного конкретного відділу, співробітник дістає можливість оперативно діставати доступ до віртуальної моделі готелю, що дозволяє реєструвати броню, заселяти та виселяти гостей, встановлювати та змінювати тарифи, вести архів подій і програмними засобами аналізувати поточний стан і динаміку роботи готелю [19; 351-359]

Розглядаючи готель як сукупність функціональних відділів, одержимо таку структуру готелю (див. рис.11).

В даний момент далеко не кожна система об’єднує всі ці модулі в одне ціле. У зв’язку з широким розповсюдженням спеціалізованих програмних продуктів, складністю розробки власних конкурентноздатних проектів або незатребуваністю цих модулів великою кількістю клієнтів, деякі зі складових частин АСУ не входять в основний пакет і встановлюються окремо. Найчастіше це стосується модуля бухгалтерії, ресторану і забезпечення додаткових і часто нестандартних послуг, наприклад, тарифікації телефонних розмов, послуг платного телебачення, системи електронних платежів і т.п.

В якості бухгалтерської системи використовуються в основному продукти компанії 1:С, що зарекомендували себе як потужні, гнучкі та легкі у використанні інструменти ведення бухгалтерського обліку.

Серед АСУ ресторану найбільш популярні наступні розробки Tilly Pad, Магія, Компас, R-keeper, що мають солідний послужний список впровадження, зокрема а готелях. Ці системи ведуть облік пакетів послуг харчування, нараховують оплату за послуги ресторану на рахунок гостя, контролюють харчування гостей, що проживають за різними тарифами.

У разі надання готелем послуг зв’язку корисно буде встановити програмовані АТС (Alcatel, Ericsson, Siemens, NEC, Definity, Meridian, GDX, Bosh, Panasonic та ін.). За наявності в АТС спеціального програмного забезпечення для готелю система може підтримувати функції управління станцією: тарифікація дзвінків з одночасною проводкою відповідних сум на рахунок гостя в режимі реального часу, відключення телефону в номері у випадку перевищення депозиту, а також дистанційне встановлення поточного стану номера (н-д, прибраний чи ні) за допомогою набору відповідного цифрового коду на телефонному апараті.

Серед систем контролю доступу до платних телеканалів, популярністю користуються General Satellite і Guest Link. Інтегрувавши їх в АСУ готелю, можна автоматично нараховувати вартість перегляду платних телеканалів, встановлювати та виключати можливість доступу до них.

Основою будь-якої готельної АСУ є так звана РМS, або система управління номерним фондом. Вона зосереджує в собі інформацію про його поточний стан, проживаючих і очікуваних гостях і їх рахунках.

Умовно всю інформацію можна розділити на декілька функціональних груп (безпосереднє втілення їх в базах даних інформаційної структури кожної конкретної АСУ залежить від особливостей замовлення і образу мислення розробника): дані по клієнтах, по номерах, рахунках гостей і бронюванню.

Структура бази даних клієнтів (саме клієнтів, а не гостей, оскільки гість, що виїхав, більш гостем не є, але залишається клієнтом, якого пам’ятають і чекають) по суті повторює пункти використовуваної при реєстрації картки гостя, де постоялець, що заселяється, записує своє ім’я, адресу, телефон і т.п. в деяких випадках реєстрація і зовсім не обов’язкова, проте готель, зокрема «Надія», бажає за краще вести обширну базу даних для можливості проведення повноцінних маркетингових досліджень і подальших контактів з клієнтами з нагоди дня народження, професійного свята або початку сезону.

АСУ дозволяють забути про паперову тяганину з картами гостей, але мають в цій області значний мінус – картки містили підпис гостя, що є доказом закріплення договору і обопільних зобов’язань і відповідальності. Електронна версія часто не містить такої функції, і не дивлячись на довгу роботу над технологією електронного підпису, комп’ютерний ринок так і не одержав достатнього розвитку в цій сфері.

Проте, завжди варто пам’ятати про відчуття комфорту і безпеки гостя і не завантажувати вимогами заповнювати довгі рядки анкет. Це чутливо ударить по іміджу готелю в очах клієнта і знизить оперативність роботи служби портьє.

База даних номерного фонду свого роду інформаційна картка готелю. Вона може включати дані про місцезнаходження номера, його тип, клас і кількість кімнат і ліжко-місць, стан і наявність зручностей, містити опис номера, його фотографії і фотографії вигляду з вікна, примітки служби номерного фонду або інженерного відділу і обов’язково вартість.

При бажанні можна встановити абсолютний контроль за номерним фондом, починаючи від інформації про прибирання і закінчуючи управлінням його устаткуванням (телефон, телевізор, освітлення, електропостачання, перевірка працездатності та ін.).

Найважливішим елементом PMS є модуль бронювання, що полегшує процедуру реєстрації броні. «На папері» список броні є таблицею, стовпцями якої є дати, а рядками – номери гостьових кімнат. У «шахматці», що вийшла, працівник ставить відмітки про бронювання відповідних номерів на запитані дати. В АСУ повноцінний механізм бронювання здійснюється пошук відповідних варіантів, що задовольняють одержаному запиту, зміна, видалення та інші функції бронювання. Також номер у готелі «Надія» можна забронювати по Інтернету.

Адміністративний модуль, що включає робочі місця директора і маркетолога (нерідко їх розглядають окремо, але це швидше неправильно, враховуючи функціональну і технологічну схожість) звичайно будується на основі баз даних PMS шляхом надання доступу до них в режимі читання і використання програмних настройок, на основі певних даних, хто проводить аналіз, будує таблиці, графіки та друкує звіти. Така система, звичайно, не замінює фахівця-маркетолога, але істотно спрощує його роботу