цілому.
Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.
По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються, та внутрішніх документів.
В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.
У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).
До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процесі документообігу, відносять:
напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;
обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;
структура потоку, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;
режим потоку, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки [1]
Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу.
Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).
1.2 Основні етапи розвитку офісної діяльності
Офіс - це група людей, тому на перший план висуваються засоби організації внутрішньо-корпоративної взаємодії. Визначений склад цих засобів, їх зміст та наповнення багато у чому залежить від специфіки діяльності установи.
Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.
Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи.
Якщо реєстрація документу достатньо типова процедура для усіх організацій то процеси його виконання та контроль за його проходженням формалізуються важко і багато у чому залежать від адміністративного устрою організації. Виходячи з цього, система документообігу повинна містити розвинуті засоби адаптації до адміністративної структури організації та алгоритму роботи з документами, який використовується в даній установі.
Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.
В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.) [5]
Широке використання автоматизованих технологій в системі документообігу окремих установ почалось у 60-х роках. У зв’язку з цим в розвитку офісної діяльності почали розглядати наступні три етапи:
традиційний офіс;
виробничий офіс;
електронний офіс.
Традиційний офіс являє собою порівняно невеликий колектив співробітників з достатньо широким колом обов’язків. Його характеризують три суттєві ознаки: порівняно невеликий обсяг роботи, постійна оцінка ситуації, ініціатива та швидка внутрішня комунікація. Традиційний офіс - стійкий до змін (при порівняно невеликих обсягах праці) та за багатьма показниками добре підготовлений до трансформації в електронну форму.
Виробничий офіс характеризується великими обсягами одноманітної праці, її чіткою формалізацією, виділенням спеціалізованих функцій, дрібним розподілом праці, централізацією допоміжної праці та її організацією за поточним принципом. Аналогічно організоване й застосування ЕОМ у виробничому офісі. В даному випадку сутність автоматизації полягає у формуванні та підтримці великих інформаційних фондів однорідних даних, їх систематизації, накопиченні, зберіганні, виробництві вторинної документації та ін.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Передбачається, що електронний офіс дозволить:
відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
електронізація;
організація.
Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації[3].
1.3 Концепція електронного офісу
Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу вважається концепція електронного (автоматизованого) офісу. У цьому випадку мова йде про комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій керування (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації каналами електрозв'язку всередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення і т.д.), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу.
Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.
Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи.