На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робо-чими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз дан-их, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.

Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці (див. табл. 1).

Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.

Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.

Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).

Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам [6].

РОЗДІЛ ІІ

Технології та підсистеми САД електроного офісу: структурні та функціональні особливості

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

технології обробки зображень документів (Imaging System);

системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

повнотекстові бази даних (Full-Text System);

системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

елементи та зв’язки між ними.

Розглянемо структурні та функціональні особливості даних підсистем** повнотекстові бази даних (Full-Text System) проаналізовано у ІІІ-му розділі роботи, на прикладі гіпертекстових систем..

2.1 Технології обробки зображень документів

Технології обробки зображень документів призначені для введення, обробки, збереження і пошуку графічних образів на паперових документах. Подібні системи доцільно застосовувати в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення систем включає високошвидкісні сканери, документні контролери (виконують швидку і високоефективну компресію/декомпресію документів і забезпечують швидкісну роботу зі сканерами та принтерами), бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичною подачею дисків. Комп'ютерні образи документів знаходяться на сервері зображень і проглядаються на робочих станціях-клієнтах.

Системи обробки зображень здійснюють сканування документів для запису на сервер, їх класифікацію за різними критеріями, передачу зображень на робочу станцію для перегляду, модифікацію або друк. Подібні системи передбачають також визначення маршруту передачі зображень по мережі, їх розсилання по факсу чи електронній пошті, пошук зображень за окремими елементами.

Оскільки файли зображень досягають великих розмірів, існують різні варіанти організації їхнього збереження. З метою заощадження пам'яті на запам'ятовуючому пристрої більшість систем стискають зображення і створюють спеціальний індекс зображень, де містяться відповідні значення атрибутів документів. Наприклад: найменування, автор, тема.

У високопродуктивних системах реалізовані технології, що дають змогу збільшити швидкість роботи. Наприклад, попередня вибірка і