Основними функціями програмного забезпечення (ПЗ) для робочих груп є:

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise компанії Novel.

Продукт Lotus Notes — це середовище з архітектурою клієнт-сервер. Він призначений для розробки і спільного використання додатків колективної роботи. До складу Lotus Notes входять три основні елементи:

У базах даних Lotus Notes зберігаються документи різних форматів, у тому числі структурована інформація, різні тексти, електронні таблиці, зображення, відео- та аудіоінформація. Lotus Notes дозволяє створювати ОLE-серверні додатки, тобто графіки, електронні таблиці, малюнки можна вбудовувати в документи. Спеціальні додатки Lotus Notes можуть бути зв'язані з записами і полями реляційних баз даних. Також існує можливість повнотекстового пошуку.

Lotus Notes має розвинуту систему керування доступом, що здійснюється на кількох рівнях: бази даних, документа або його частин. Керувати доступом можна також на рівні одного користувача або груп користувачів. У системі виділяється вісім видів доступу: від відкритості для всіх користувачів до повної заборони доступу.

Найважливішою перевагою Lotus Notes є можливість синхронізації баз даних. Бази даних різних комп'ютерів синхронізуються через визначені інтервали часу шляхом мінімально необхідного для цього обміну по каналах зв'язку. Тиражування (процес двосторонньої синхронізації копій розподіленої бази даних) дає можливість користувачам різних мереж працювати з однієї і тією же інформацією. Через задані інтервали часу сервери Lotus Notes зв'язуються один з одним і синхронізують усі зміни в документах і списках керування доступом.

Lotus Notes інтегрований із системою електронної пошти NotesMail, що дозволяє надсилати кореспонденцію іншим користувачам або групам.

Базовими засобами для розробки додатків у Lotus Notes є форми, представлення і макрокоманди. Представлення — це форма висновку даних на чи екран принтер (аналогічно звітам у реляційних СКБД).

Перевагою Lotus Notes є висока платформна незалежність. Система працює на платформах OS/2, Windows NT, UNIX різних версій, Macintоsh System. Додатки Lotus Notes достатньо легко масштабуються, їх можна адаптувати як до малої робочої групи, так і для організації роботи в масштабі підприємства.

В останню версію Lotus Notes 4.0 включені засоби сумісності з Internet (вбудований броузер, редактор Web-сторінок, поштова програма, що працює зі стандартним Internet-протоколом); розширено інструменти розробки додатків (включена мова Lotus Script, що є розширеним аналогом Visual Basic).

Система Group Vise компанії Novel включає засоби електронної пошти, особистого і групового календарного планування, керування завданнями і документами. Останні версії системи базуються на архітектурі клієнт-сервер і підтримують стандарти Internet, відрізняються високою продуктивністю і маштабованістю.

Основними складовими системи є сховище документів (бібліотека) і три обєктно-орієнтовані бази даних у форматі Novel. Бібліотека містить документи (тексти, електронні таблиці, графічні файли). Всі операції з документами реєструються. Доступ до документів здійснюється під контролем засобів захисту. Перша БД зберігає повідомлення (поштові й усні повідомлення, факси, розклади зустрічей, перелік завдань, нотатки). Друга БД містить інформацію про зв'язки між користувачами і повідомленнями / документами. Третя БД зберігає характеристики документів.

У Group Wise існує можливість пошуку даних як за повним текстом, так і за допомогою фільтрів. Для забезпечення безпеки застосовуються паролі і засоби керування правами доступу.

Перевагою останньої версії Group Wise є розвиті засоби керування документами. У систему інтегрована СКБД Soft Solutions, що раніше випускалася тією же компанією, але окремим продуктом.

Продукт Link Works також відноситься до класу group ware і є об'єктно-орієнтованою офісною системою. Надає кінцевим користувачам можливість керування як їх персональними, так і зв'язаними з робочою групою документами за допомогою єдиного обєктно-орієнтованого середовища для настільних систем. Адміністратор розміщає групові і персональні папки документів на серверах Link Works, а кінцеві користувачі налаштовують середовище настільних систем на обмін документами між персональними і груповими папками. До складу Link Works входять:

2.5 Системи автоматизації ділових процедур

Системи автоматизації ділових процедур (АДП,Work Flow System) призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки на підприємстві прив'язуються до існуючих бізнес-процесів та регламенту їхньої взаємодії. У випадку жорсткої маршрутизації документа заздалегідь прописується рух документа через усі робочі місця. Визначаються права користувачів на документ у кожному пункті маршруту. При вільній маршрутизації виконавець може визначити подальший напрямок руху документа, переважно на один рівень.

Прикладом систем АДП може служити продукт фірми Staffware. Документи в системі обробляються за прийнятим в установі алгоритмом та рухаються в рамках корпоративної системи між окремими підрозділами і виконавцями по заздалегідь визначених маршрутах. Система заснована на технології клієнт-сервер, інтегрується з програмними продуктами, що працюють на платформах Windows NT, Windows 95, 98, UNIX. До складу системи може входити засіб для графічної побудови процедур (Graphical Worcflow Definer), що описує документопотік у вигляді діаграм із вказівкою логічних кроків, маршрутизації, граничних термінів і форм звітів. [6]

У загальних рисах алгоритм організації документообігу реалізований на базі даної системи можна охарактеризувати наступним чином. Документ сканується, автоматично проходить стандартну процедуру реєстрації та направляється до відповідного службовця, котрий переглядає на моніторі весь сценарій роботи з документом, який йому треба виконати; робить текстову обробку і формує запит до зовнішньої бази даних на додаткову інформацію про документ. Всі операції