Програмне забезпечення контролює правильність проходження необхідної процедури обробки документів, як тільки один службовець закінчує певну операцію з документом, останній автоматично пересилається наступному працівнику, який територіально може находитись в іншому місці. Система пам’ятає, де і в якому стані знаходиться конкретний документ і, якщо обробка вчасно не закінчується, робить зауваження.

Згубити документ практично неможливо, оскільки усі критичні точки (наприклад, закінчення строку виконання конкретних операцій над документом) система контролює автоматично, сигналізуючи про відхилення. Постійно перевіряється також і право доступу визначених осіб до конкретних документів.

Керівник зі свого автоматизованого робочого місця може контролювати стан робіт над документом, рівень завантаження працівників та при необхідності перекласти частину завдань на іншого службовця.

Між Groupware та Workflow існує суттєва різниця. В документообігу ініціатива завжди за користувачем. Програмні продукти Groupware не змушують користувача виконувати певну задачу, вони суттєво полегшують її виконання. А продукти Workflow, навпаки, підказують або диктують (у межах обраного користувачем глобального алгоритму роботи) необхідну послідовність дій.

З точки зору користувача, головна якість програм Workflow полягає у тому, що вони допомогають структурувати потік робіт, забезпечують виконання задач по обробці документації відповідними працівниками, у визначеній послідовності за визначені проміжки часу. Таким чином, вони гарантують, що достовірна інформація буде в потрібний момент доступною особі, яка приймає рішення.

Delfi Consalting Group (США) характеризує Workflow, як продукти, що обслуговують одночасно багато працівників та лише одну задачу. Отже, якщо кінцевою метою є не просто продуктивність праці конкретного споживача, а ефективність роботи установи та її документообігу в цілому, то переваги Workflow суттєві.

На сьогодні технологія Workflow набула широкого використання. Особливо в урядових структурах, які характеризуються, як правило, підвищеним рівнем документообігу

Найбільш популярні продукти, створені за технологією Workflow, пов’язані з наступними видами систем (у дужках приклади практичного застосування):

За даними на 1995 рік найбільш поширеними системами є: Staffware (FCMC), Workflow (Filenet), Image Flo (Recognition Equipment), Workhorse (компанія Workhorse).

Перший досвід впровадження Workflow виявив цілий ряд об’єктивних факторів, що впливають на ефективність встановлення та функціювання систем цього класу.

1. Організаційно-методичні фактори

Встановлення Workflow потребує критичної оцінки організації та методики керування, які використовуються на даний час в установі. Деякі процеси документообігу при підготовці до автоматизації потребують суттєвого корегування, оскільки механічна заміна існуючого ручного процесу документообігу на автоматизований призводить до неоптимального результату.

2. Техніко-економічні фактори.

Володіючи потужними функціональними можливостями, програмні продукти Workflow мають високу вартість та потребують використання сучасної апаратної платформи (мережу ЕОМ, яка становить основу автоматизованих робочих місць системи, сервер, скануючі, друкуючі, розмножувальні пристрої).

3. Психологічні фактори

Практичний інтерес до Workflow виявляють фірми, що вже пройшли етап встановлення та використання мереж та їх ресурсів. Ці багатокористувацькі системи керуються оператором, не контролюючи рівень його кваліфікації, працездатності, сумлінності та інші суто людські якості.

У Workflow керівник має повний контроль за всіма етапами обробки документів, і як наслідок – за діяльністю конкретної людини [2].

Останнім часом спостерігається тенденція зближення і перетинання функціональних можливостей вищеописаних систем. Так, у системах, що класифікуються як Groupware, можуть використовуватися технології повнотекстових баз даних, систем керування документами й автоматизації ділових процедур. Тому в сучасних системах автоматизації документообігу вищевказані технології можуть застосовуватися як окремі, так і інтегровані компоненти [6].

РОЗДІЛ ІІІ

Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних

в автоматизованій системі документообігу електроного офісу

Концепція електроного офісу включає в себе такі характерні риси як наявність цифрового зв’язку між окремими АРМ та централізованих повнотекстових документальних баз даних. Сукупність цих елементів створює умови для функціювання високопродуктивної системи документальних комунікацій. Яка забезпечує синхронізацію етапів колективної обробки документації, автоматизацію процесів формування компільованих документів (“звітів”), удосконалення процесів індексації, архівування та пошуку документальної інформації.

Доступ віддалених повнотекстових баз даних здійснюється засобами АРМ працівника офісу. Таким чином, долається просторовий інформаційний бар’єр, в наслідок чого, зменьшуються часові та інформаційні затрати.

Найпоширенішою технологією організації повнотекстових баз даних є гіпертекст. Сучасні гіпертекстові технології та системи, реалізовані на їх основі (наприклад, сервіс World Wide Web) стали традиційним елементом електроного офісу.

3.1 Сутність та розвиток технології гіпертекст

Розглянемо гіпертекст як найбільш поширений варіант вирішення проблеми організації повнотекстової бази даних, за допомогою якої можна створювати підсумкові, компіляційні документи з кількох різнорідних.

Гіпертекст (нелінійний текст) – це організація текстової інформації, при якій текст являє собою безліч фрагментів з явними асоціативними зв'язками між цими фрагментами [11].

Основна ідея гіпертекстових технологій полягає у тому, що пошук документальної інформації відбувається з урахуванням безлічі взаємозв'язків, що існують між документами. Такий пошук здійснюється ефективніше, ніж традиційними методами.

Формально гіпертекст можна представити у вигляді мережі або графа, де вузлами є фрагменти тексту, а дуги відображають відносини, що зв'язують ці фрагменти. Доступ до інформації здійснюється не шляхом послідовного перегляду тексту, як у звичайних інформаційно-пошукових системах, а шляхом руху від одного фрагмента до іншого.

У найбільш загальному вигляді користування гіпертекстовою системою полягає в тому, що користувач читає на екрані комп'ютера певний текст і має можливість виконувати визначені в системі дії залежно від того, які в нього виникають асоціації при читанні тексту на екрані.

Вважають, що першим ідею гіпертексту, не використовуючи самого терміна «гіпертекст», висунув у 1945 р. Венневер Буш, радник президента Рузвельта з питань науки. Він запропонував проект технічної системи (технічного середовища) нового типу, який назвав «Метех». Основна перевага цієї системи полягає в можливості з'єднання і спільного перегляду окремо існуючих, але асоціативно зв'язаних одиниць інформації (статей,