Можна створити ярлик для відкриття об’єкта бази даних, яка знаходиться або на комп’ютері користувача, або на файловому сервері мережі або в директорії для спільного доступу. В Microsoft Windows можна створити ярлик, перемістивши за допомогою миші об’єкт з вікна бази даних в робочий стіл або папку. Інший спосіб – клацнути правою кнопкою миші потрібний об’єкт (запит, наприклад) і вибрати команду Создать ярлык.Щоб створити ярлик не на робочому столі, треба ввести новий шлях в поле Размещение.

Для копіювання вибирається об’єкт і натискається кнопка Копироватьна панелі інструментів. Під час копіювання об’єкта в іншу базу даних, закривається поточна база і відкривається та, в яку потрібно вставити об’єкт. При відкритому вікні бази даних натиснути кнопку Вставитьна панелі інструментів.

Збереження запиту відбувається шляхом натискання кнопки Сохранитьна панелі інструментів.

Для збереження копії об’єкта бази даних з новим ім’ям або в іншому файлі, при умові що об’єкт відкритий або виділений, потрібно вибрати команду Сохранить как/Экспортв меню Файл. Щоб зберегти об’єкт в поточній базі даних, треба вибрати параметр В текущей базе данныхв діалоговому вікні Сохранение объекта, ввести ім’я об’єкта і натиснути ОК.

Для перейменування запита потрібно впевнитися, що об’єкт бази даних закритий. Далі в вікні бази даних вибрати вкладку Запросы, яка містить потрібний об’єкт. Натиснути кнопку миші на імені об’єкта, а потім знову натиснути кнопку миші, щоб змінити ім’я, ввести нове ім’я.

Для видалення об’єкта виділити його і натиснути кнопку Delete. 

Оптимізація запитів

Існує ряд способів прискорення виконання запитів:

-        Стискати бази даних

-        Індексувати поля

-        Вибирати типи даних мінімального розміру

-        При створенні запиту не додавати лишні поля в запит. Зняти прапорець Вывод на экрандля полів, зміст яких не виводиться в запиті

-        Використовувати для умов відбору вирази, які дозволяють оптимізувати запит  

 

2.    ВИКОНАННЯ ОБРАХУНКІВ В ЗАПИТАХ 

Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний вираз новим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці.

Обчислюване поле може також містити результат конкатенції (об’єднання) значінь текстових полів або рядкових (текстових) констант. Щоб створити рядкову константу, потрібно заключити текст в подвійні або одинарні лапки. В якості операції конкатенції використовується символ “&”. Наприклад, можна створити поле, яке буде містити результат об’єднання поля Прізвище і поля Ім’я: [Прізвище]& [Ім’я].

В виразах можна використовувати наступні оператори:

+        Додає два арифметичних вирази.

-         Віднімає від першого арифметичного виразу другий.

*         Перемножує два арифметичних вирази.

/          Ділить перший арифметичний вираз на другий вираз.

\          Заокруглює два арифметичних вирази до цілих значінь і ділить перше на   друге. Результат округлюється до цілого.

^         Вираховує степінь першого арифметичного виразу, степінь задається другим арифметичним виразом.

MOD  Округлює обидва арифметичних вирази до цілих значінь, ділить перше на друге і повертає залишок.

&        Створює текстовий рядок, як результат приєднання другого рядка в кінець першого.

Якщо після клацання в чарунці рядка Поле(де ми маємо ввести вираз) натиснути SHIFT+F2, то відкриється вікно Область ввода, в якому зручно задавати довгі вирази.

Використання побудови виразів.

Мал. 5. Створювач виразів

Для побудови складних виразів  Access надає утиліту, яка називається Построитель выражений. Для того щоб запустити її, потрібно клацнути по пустому полю в бланку запита і натиснути кнопку Построитьна панелі інструментів. Microsoft Access відкриє вікно Построитель выражений, яке показане на мал.5

В верхній частині цього вікна міститься пуста область введення, яка призначена для створення виразів. Можна самому ввести вираз, але легше використати різні кнопки операторів, які містяться прямо під областю введення. В нижній частині вікна знаходяться три списки, призначені для пошуку імен імен полів і функцій, необхідних для створення виразів.

Наприклад, в нас є таблиця з даними про учнів 8-А класу, складається вона з таких полів: Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Фізика, Хімія, Алгебра, Геометрія, Історія, Українська література, Українська мова. Формат останніх семи полів числовий (оцінки за 12-ти бальною шкалою). Необхідно обчислити середню оцінку за навчання для кожного учня.

В бланку запита вибирається вільне поле і запускається Построитель выражений. В нижній частині вікна, що з’явилося, в правому полі відшукуємо таблицю, на основі якої будується запит. При виборі таблиці, у центральному списку з’являються назви полів. Саме з цього списку потрібно обрати необхідні поля. Формула, за якою пройде обчислення така:

Середня оцінка=Сума оцінок по всім предметам/Кількість предметів

У верхньому вікні Построителя выражений ця формула набуде такого вигляду:

Выражение1:([8Аклас]![Фізика]+[8Аклас]![Хімія]+[8Аклас]![Алгебра]+Аклас]![Геометрія]+[8Аклас]![Історія]+[8Аклас]![Українська література]+[8Аклас]![Українська мова])/7

Щоб не вводити назви полів вручну, достатньо двічі клацати на них в нижньому середньому списку і вони будуть з’являтися автоматично в верхній області введення.

Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции/Встроенные функции. В результаті в правому списку з’являться назви функцій.

Створивши вираз, в бланку запита можемо дати ім’я новому стовпчику. Для цього акуратно замість слова Выражение1вводимо власну назву (більш змістовну).

Після всіх виконаних попередніх дій потрібно перейти в режим таблиці і оглянути отримані результати. Якщо вони не задовольняють, треба повернутися в режим конструктора і виправити помилки.

В разі потреби можна задати порядок сортування даних. Для цього клацнути по рядку Сортировкав стовпчику того поля, по значенням якого потрібно відсортувати записи, і вибрати По возрастаниюабо По убыванию. 

Підсумкові запити

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних. Наприклад, нам потрібно знати середню оцінку з Фізики для 8-А класу (з попереднього прикладу). Або сумарну кількість балів з Хімії, набрану класом, в порівнянні з паралельним класом. Відповіді на такі питання дає