Мал.

Створення робочої книги

Для створення нової робочої книги у меню Файл вибрати команду Создать. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.9) вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга. Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку .

Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls і значки на мал.10. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов.

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал.12). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить.

Мал.

Мал.

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Закриття робочої книги

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку вікна книги.

Завершення роботи з Microsoft Excel

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми (натиснути кнопку вікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4).

Робота з формулами

Основні відомості

Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Формула може складатися з математичних операторів, значень, посилань на вічко й імена функцій. Результатом виконання формули є деяке нове значення, що міститься у вічку, де знаходиться формула. Формула починається зі знаку рівняння "=". У формулі можуть використовуватися арифметичні оператори +, -, *, /. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами.

Приклади формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константи – текстові або числові значення, що уводяться у вічко і не можуть змінюватися під час обчислень.

Посилання на вічко або групу вічок – спосіб, яким можна зазначити конкретне вічко або декілька вічок. Посилання на окреме вічко – його координати. Значення порожнього вічка дорівнює нулю.

Посилання на вічка бувають двох типів:

відносні, коли вічка позначаються відносним зсувом від вічка з формулою (наприклад: F7).

абсолютні, коли вічка позначають координатами таблиці в сполученні зі знаком $ (наприклад: $F$7).

Комбінація попередніх типів (наприклад: F$7).

При копіюванні формул відносні посилання змінюються на розмір переміщення.

Для звертання до групи вічок використовують спеціальні символи:

: (двокрапка) – формує звертання до вічок, що знаходяться між двома операндами. Наприклад: С4:С7 звертається до вічок С4, С5, С6, С7.

; (крапка з комою) – позначає об'єднання вічок. Наприклад, D2:D4;D6:D8 – звертання до вічок D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для уведення формули у вічко потрібно увести знак '=' і необхідну формулу для обчислення. Після натискання клавіші Enter у вічку з'явиться результат обчислення. Формула з'являється в рядку редагування при виділенні вічка, що містить формулу.

Функції

Функціями в Microsoft Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв’язання визначеної задачі. Функції в Microsoft Excel являють собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються числові значення або адреси вічок.

Наприклад:

=СУММ(А5:А9) – сума вічок А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) – середнє значення вічок G4, G5, G6.

Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для уведення функції у вічко необхідно:

виділити вічко для формули;

викликати Мастер функций за допомогою команди Функция меню Вставка або кнопки ;

у діалоговому вікні, що з'явилося (мал.13), вибрати тип функції в переліку Категория і потім потрібну функцію в переліку Функция;

натиснути кнопку ОК;

Мал.

у полях Число1, Число2 та ін. наступного вікна увести аргументи функції (числові значення або посилання на вічка);

щоб не указувати аргументи з клавіатури, можна натиснути кнопку , яка знаходиться праворуч поля, і виділити мишею ділянку вічок, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід натиснути кнопку , яка знаходиться під рядком формул;

натиснути ОК.

Уставити у вічко функцію суми СУММ можна за допомогою кнопки .

Масиви формул

Масиви формул зручно використовувати для уведення однотипних формул і обробки даних у вигляді таблиць. Наприклад, для обчислення модуля від чисел, розміщених у вічках B1, C1, D1, E1 замість уведення формул у кожне вічко можна увести одну формулу – масив для усіх вічок. Microsoft Excel додає навколо масиву формул фігурні дужки { }, по яким його можна відрізнити.

Для створення масиву формул необхідно:

виділити вічка, в яких повинен знаходитися масив формул (мал.14);

увести формулу звичайним способом, вказавши в якості аргументів групу вічок-аргументів ABS(B1:E1);

у останньому вікні замість кнопки ОК натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

Для редагування масиву формул потрібно:

виділити вічка, в яких знаходиться масив;

натиснути мишею усередині рядка редагування і відредагувати формулу;

натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

Мал.

Повідомлення про помилки

Якщо формула у вічку не може бути