Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

· визначення мети створення бази даних;

· визначення таблиць, які повинна містити база даних;

· визначення структури таблиць (полів та їх типів);

· призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

· визначення зв'язків між таблицями;

· завантаження даних;

· створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

· аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швид-кодії (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>БЬІСТРОДЕЙСТВИЕ).

Розглянемо призначення об'єктів Access.

Таблиця призначена для збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином. Запит - дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами. Форма - об'єкт, призначений, як для введення, так і для виведення даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних у полях таблиць. Звіт - об'єкт, призначений для друку даних. Макроси - засоби для автоматизації роботи з формами, звітами та ін. Модулі - програмні модулі мовою Visual Basic.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.

РОЗДІЛ 2 ХІД РОБОТИ

2.1 Створення таблиць

Для того, щоб створити таблицю треба створити Базу даних (в подальшому БД) в головному меню вибираю: Файл-Створити. (рис. 2.1.1)

Рисунок (2.1.1)

У вікні, що появилось вибираю: Нова база даних (рис. 2.1.2)

Рисунок (2.1.2)

Задаю місце збереження БД і назву (рис. 2.1.3)

Рисунок (2.1.3)

Створюю таблицю за допомогою конструктора (рис. 2.1.4)

Рисунок (2.1.4)

У вікні, що появиться вводжу Ім’я полів і Тип даних (рис. 2.1.5)

Рисунок (2.1.5)

Зберігаю таблицю з допомогою головного меню Файл-Зберегти (рис. 2.1.6)

Рисунок (2.1.6)

Задаю назву таблиці (рис. 2.1.7)

Рисунок (2.1.7)

Аналогічно створюю дві наступні таблиці.

2.2 Створення зв’язків між таблицями

Вибираю Сервіс-Схема даних (рис. 2.2.1)

Рисунок (2.2.1)

У вікні, що появиться добавляю всі 3 таблиці (рис. 2.2.2)

Рисунок (2.2.2)

На полі Код таблиці Господарства натискаю ЛКМ і утримуючи її перетягую вказівник на поле Код таблиці Культури.

У діалоговому вікні, що з'явилося, необхідно установити потрібний зв'язок: прапорець навпроти опції забезпечення цілісності даних означає, що перед тим як занести дані в підлеглу таблицю, програма буде перевіряти їх на відповідність головній. Прапорець напроти опції каскадне відновлення зв'язаних полів означає, що зміни в головній таблиці автоматично будуть впливати на підлеглу. Прапорець навпроти опції каскадне видалення зв'язаних полів означає, що поля, вилучені в головній таблиці, будуть вилучені й у підлеглій. (рис. 2.2.3)

Рисунок (2.2.3)

Аналогічно роблю за полем Код в таблицях Культури і Поставлено по держзамовленню.

2.3 Створення запитів

Для того, щоб створити запит переходжу на вкладку Запити і вибираю Створити запит в режимі конструктора у вікні що появиться добавляю таблиці з якими буду працювати (рис. 2.3.1)

Рисунок (2.3.1)

Наприклад, щоб підвищити вартість продукції по всіх гатунках на 10% створюю такий запит (рис. 2.3.2)

Рисунок (2.3.2)

По аналогії створюю наступні запити.

2.4 Створення форм

Щоб створити форми на вкладці Форми вибираю Створити форми з допомогою майстра.

У вікні, що появилось вибираю потрібну Таблицю/Запит і переміщаю потрібні поля в другу колонку (рис. 2.4.1) і натискаю Далі

Рисунок (2.4.1)

В наступному вікні вибираю вигляд форми (рис. 2.4.2) і натискаю Далі

Рисунок (2.4.2)

В наступному вікні обираю стиль оформлення форми (рис. 2.4.3) і натискаю Далі

Рисунок (2.4.3)

В наступному вікні вводимо назву форми і натискаю Готово (рис. 2.4.4)

Рисунок (2.4.4)

Щоб додати кнопки до форми відкриваю її в режимі конструктора (рис.2.4.5)

Рисунок (2.4.5)

І вибираю на панелі інструментів Кнопку (рис. 2.4.6) і натискаю на робочій області

Рисунок (2.4.6)

В діалоговому вікні, що появиться вибираю дію для кнопки (рис. 2.4.7) потім її вигляд (рис. 2.4.8) після чого натискаю Готово.

Рисунок (2.4.7)

Рисунок (2.4.8)

2.5 Створення звітів

Тля того, щоб створити звіт вибираю на вкладці Звіт - Створити звіт з допомогою майстра (рис. 2.5.1)

Рисунок (2.5.1)

У вікні що появилось вибираю таблицю з якої треба взяти дані і поля які будуть відображатися у звіті (рис. 2.5.2) і натискаю Далі

Рисунок (2.5.2)

В наступному вікні задаю рівні групування (рис. 2.5.3) і натискаю Далі

Рисунок (2.5.3)

В наступному вікні задаю порядок сортування записів (рис. 2.5.4) і натискаю далі

Рисунок (2.5.4)

В наступному вікні вибираю макет сторінки (рис. 2.5.5) і натискаю Далі

Рисунок (2.5.5)

В наступному вікні вибираю стиль оформлення звіту (рис. 2.5.6) і натискаю Далі

Рисунок (2.5.6)

В наступному вікні задаю назву звіту (рис. 2.5.7) і натискаю Готово

Рисунок (2.5.7)

РОЗДІЛ 3 ІНСТРУКЦІЯ КОРИСТУВАЧА

Після відкриття бази даних на екрані з’являється кнопочна форма, що дозволяє переходити до основних режимів роботи програми, а також кнопки виходу. Для продовження роботи потрібно натиснути одну з кнопок перемикання режимів:

Форми

Звіти

Про автора

Вихід

Кнопка “Форми ” головної кнопочної форми забезпечує відкривання доступу до