Третя складова – список учасників. Чим краще ви будете знати слухачів своєї групи, тим краще ви зможете з ними контактувати. Використовуйте інформацію зі списків попередньої реєстрації по кожнім районі від лінійного чи підрозділу інші джерела інформації про слухачів. Список допоможе вам краще зрозуміти нестатки й інтереси учасників вашої групи.

Четверта важлива умова проведення телеконференції – використання імен.

Завжди називайте учасників по іменах, для чого користайтеся створеним вами списком. Коли людина ставить запитання, відзначте його в списку, щоб потім не забути відповісти. Людям подобається, коли їх називають по імені, і це особливо важливо при проведенні телеконференцій.

Будьте самим собою. Важливо поводитися так, начебто ви розмовляєте з людиною особисто, хоча, насправді, для комунікації використовуються тільки мікрофони. Постарайтеся думкою уявити собі картину конференції, що проходить десь у реальному місці з реальними людьми; говорите, начебто ви звертаєтеся безпосередньо до живої людини, а не до «аудиторії взагалі», що знаходиться десь далеко.

Щоб створити неформальну, дружню атмосферу і дати учасникам можливість освоїтися з устаткуванням, попросите учасників з різних географічних районів відповісти на кілька питань. Обмін питаннями типу: «Яка у вас погода?» чи «Скільки вас сьогодні?» допоможе слухачам перебороти почуття непевності при користуванні мікрофоном.

Участь у телеконференції можна визначити як процес використання технічних можливостей для мимовільної, імпровізованої взаємодії учасників. Як коммуникаторам, нам би хотілося, щоб наша аудиторія адекватно реагувала (тобто взаємодіяла) на надану нами інформацію. От чому ми повинні всіляко заохочувати участь у конференції і планувати її в зручне для учасників час. Одне з переваг телеконференції полягає в тому, що вона забезпечує двосторонній зв'язок, а можливість особистої участі підтримує в людини інтерес до даної програми і змушує його відноситися до неї відповідально.

Як залучити до участі в телеконференції?

Для того, щоб залучити учасників укладач програми повинний якось зацікавити їх, побадьорити і настроїти на активну участь. Дайте людині зрозуміти, що іншим учасникам цікаво почути його думку й обмінятися досвідом. У телеконференції учасникам, можливо, необхідна велика підтримка, чим при проведенні звичайних занять, тому ваша роль, як творця програми, здобуває особливе значення.

Перед початком програми, подзвоните декільком учасникам і попросите їх бути готовими висловити свої чи зауваження задати питання у випадку, якщо дискусія почне «пробуксовувати». Можна використовувати реєстраційну інформацію для того, щоб визначити учасників, що погодяться на таку роль. Заздалегідь підготовлені питання можуть викликати ланцюгову реакцію серед членів групи.

Складіть список питань, що підбивають підсумок основним темам кожної сесії і перед проведенням конференції вистеліть їхнім учасникам. Використовуйте цей список для початку дискусії, попросивши членів групи вибрати питання, що їм би хотілося обговорити більш докладно.

Використовуйте формати, що стимулюють членів групи активно брати участь у дискусії. Майже всі методи, використовувані при навчанні дорослих (вивчення конкретних ситуацій, експертна дискусія, рольова гра), можна успішно включати в програму телеконференції. Наприклад, на початку програми можна дати учасникам кілька конкретних ситуацій для аналізу для того, щоб згодом докладно їхній обговорити.

Попросіть групу в одному з регіонів підготувати відповідь на конкретне питання, що буде запропонований на наступній сесії. Почуття відповідальності за питання змусить учасників залишитися після завершення програми і продовжити обговорення теми один з одним. Цей прийом також стимулює співробітництво і забезпечує початок наступної дискусії.

Також під час проведення телеконференцій є важливим стиль повідомлення. Стиль повідомлення — сукупність прийомів і засобів, використовуваних для того, щоб передане повідомлення було правильним, зрозумілим і що запам'ятовується. При проведенні телеконференцій, коли учасники сприймають повідомлення на слух, важливо використовувати мовні засоби, що можуть поліпшити процес спілкування. Звичайно, ми ще не усіх знаємо про прийоми, що сприяють кращому сприйняттю усного мовлення, але вже сьогодні мається ряд посібників про представлення усних повідомлень, що можуть зробити презентації за допомогою телеконференцій ефективними і приємними.

Дайте анонс вашого майбутнього повідомлення у формі короткого огляду. Заздалегідь повідомите слухачам, як буде організоване повідомлення — від загальної ідеї до конкретних чи прикладів навпаки. Це допоможе слухачам краще спланувати власний процес розуміння і запам'ятовування.

Плануйте коротко обговорити багато дрібних питань. Розмаїтість дозволяє підтримувати високий рівень інтересу, що приводить до активного слухання. Ведіть програму у швидкому темпі, концентруйте увагу швидкою зміною тим, чергуйте 10-15 хвилинні обговорення тим з іншими видами діяльності. Ці види діяльності можуть варіювати від простої питання-відповіді до використання групового обговорення, так називаної « групи, щодзижчить,» (адаптація методу «шість мину_-шість чоловік») у кожнім регіоні.

Використовуйте повторення і резюмування для того, щоб допомогти слухачам запам'ятати ключові моменти. Під час годинної програми повторюйте нові слова, чи концепції фрази, принаймні, три рази. Нові слова можна вимовляти в ефірі по буквах, щоб аудиторія краще їх зрозуміла, а можна розіслати слухачам друкований список нових слів як доповнення до основних матеріалів.

Використовуйте в програмі видрукувані тези свого повідомлення, ілюстровані чи брошури навіть докладний конспект. Друковані матеріали підсилюють усне сприйняття і дозволяють швидко переглянути весь матеріал.

Дуже важливо наприкінці програми дати учасникам резюме. Якщо час уже закінчується, то можна дати коротке резюме для того, щоб зв'язати разом найважливіші моменти експертної чи звичайної дискусії.

Що таке зворотний зв'язок і чому її треба планувати?

Зворотний зв'язок — це процес одержання інформації про проведену дискусію, покликаний завершити цикл спілкування (так називану «петлю комунікації»). Зворотний зв'язок допомагає відкоригувати незрозумілі моменти і заповнити пробіли. Можна також використовувати зворотний зв'язок при плануванні майбутніх