Наступне вікно ()

Рис. - Вікно бази даних MS Access

містить декілька закладок для опрацювання обєктів бази даних Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы і Модули. Для побудови таблиць необхідно розпочати з закладки Таблицы.

Побудова таблиць

Перш за все, необхідно побудувати таблиці, поля яких не містять підстановки значень полів з інших таблиць. Такою в нашому прикладі є таблиця ПОСАДИ. Натиснувши кнопку Создать, отримуємо вікно нової таблиці, де можна вибрати один з декількох режимів побудови таблиці. Виберемо режим Конструктор.

Рис. - Вікно вибору режиму створення таблиць

Наступне вікно () містить три стовпчика для введення назви поля, типу даних поля та приміток.

Рис. - Вікно визначення структури таблиці в режимі конструктора

В ному необхідно ввести розроблені вище поля та їх типи. Для ключових полів треба відмітити їх, увімкнувши піктограму з ключем, що знаходиться на панелі конструктора таблиць (повторне вмикання піктограми знімає ознаку ключового поля). Для таблиці ПОСАДИ ключевим є поле Посада. В нижній частині вікна побудови таблиці в закладці Общие необхідно ввести розмір поля. Так, для поля Посада розміром поля буде 3. Після введення всіх полів та їх розмірів необхідно зберегти структуру таблиці ПОСАДИ. Система пропонує за угодою назву таблица1, а користувач дає свою назву (в даному випадку - посади). Нарешті, закривши вікно, бачимо, що у списку об’єктів, який спочатку був порожнім, зявилось імя посади. Якщо необхідно повернутися до вікна побудови структури таблиці (щоб виправити помилки або переглянути структуру таблиці), треба вибрати у вікні бази даних об’єкт посади та натиснути кнопку Конструктор.

Дещо більше роботи з наступною таблицею ПРАЦІВНИКИ. Крім дій, що були в попередній таблиці, тут ще необхідно забезпечити підстановку значень у поле Посада. Це легко зробити за допомогою майстра підстановок, виклик якого здійснюється в розділі типів даних вікна визначення структури таблиці. Майстер підстановок зробить свою справу за декілька кроків діалогу з користувачем:

Перший крок

Рис. - Вибір способу створення стовпчика підстановки

В цьому вікні (), якщо опрацьовується підстановка поля Стать, необхідно вибрати радіокнопку будет введен фиксированный набор значений для подальшого забезпечення підстановки значеннь "Ч" та "Ж".

Другий крок

Рис. - Вибір значень для стовпчиків підстановки

Вибравши кількість стовпчиків – 1 (), введемо значення "Ч" та "Ж" в стовпчику №1 відповідно в першому та другому рядках.

Третій крок

Рис. - Вибір назви для стовпчика підстановки

На цьому кроці () необхідно погодитись з назвою підпису (або змінити цю назву) та завершити весь процес створення підстановки.

Якщо опрацьовується підстановка поля Посада, то на першому кроці () необхідно вибрати радіокнопку столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса. В цьому випадку другий крок і всі наступні будуть такими:

Другий крок

Рис. - Вибір таблиці з даними для підстановки

Вибираємо таблицю, поля якої дають дані для підстановки (див. ). В нашому прикладі такою таблицею є таблиця ПОСАДИ.

Третій крок.

Рис. - Вибір полів із значеннями

На цьому кроці () з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля необхідно перемістити ті поля, які в майбутньому допоможуть правильно вибрати той чи інший запис. Так, у прикладі можна обмежитись полями Посада та Назва.

Четвертий крок.

Рис. - Завдання ширини стовпчиків

У цьому вікні () за угодою вимикач Скрыть ключевой столбец (рекомендуется) увімкнуто, але це далеко не завжди зручно. Досить часто є необхідність у візуалізації значення ключового поля.

Пятий крок.

Рис. - Вибір поля для підстановки

Вибір падає переважно на ключове поле, назва якого може зявитись в процедурах (див. ). Таким чином, вибравши у прикладі поле Посада, можна зробити останній крок, який за змістом такий самий, як і у випадку підстановки фіксованих значень, але з іншим значенням підпису.

Побудова схеми даних

Для забезпечення цілісності бази даних будуємо схему даних. Для цього, залишаючись в закладці Таблица, можна скористатися піктограмою схеми даних . Відкриється вікно схеми даних ()

Рис. - Вікно схеми даних

Якщо таблиць у вікні немає, їх можна вставити, використавши меню MS Access. У випадку, коли таблиця зайва необхідно виділити її, а потім видалити клавішею <Delete>. Якщо у схемі даних немає сполучень, то можна їх додати, протягнувши мишу від першого поля сполучення до другого. Наприклад, стати на поле посада таблиці ПОСАДИ і, утримуючи кнопку миші натиснутою, тягнути її до відповідного поля посада таблиці ПРАЦІВНИКИ. Наслідком такої дії буде відкриття вікна сполучень. Якщо сполучення є, але лінії сполучень закінчуються крапками, то через властивості цих ліній також можна увійти у вікно сполучень ():

Рис. - Вікно визначення параметрів сполучень

В цьому вікні необхідно увімкнути Обеспечение целостности данных, що активізує ще два вимикача відносно каскадного оновлення та видалення даних. Їх, як правило, залишають вимкнутими. Вийти з вікна Связи можна через кнопку Создать. Наслідком буде побудована схема даних. Для прикладу схема даних має наступний вигляд

Рис. - Схема даних БД "Зарплата"

На зображено зрозумілі позначення відношень "один-до-багатьох", які повязують таблиці в єдину цілісну базу даних.

Побудова форм для введення даних

Для побудови форм активізуємо закладку Формы вікна бази даних (). Як і для таблиць, побудова об'єкта здійснюється кнопкою Создать.

Рис. - Вікно вибору режиму створення форми

Для створення форм зручно скористатись майстром форм. Крім вибору варіанту технології побудови форми необхідно визначити також базову таблицю для форми. На першому кроці () майстер форм пропонує визначитись з множиною полів таблиці (таблиць), які вибрано для форми.

Рис. - Вікно