Рис. - Вибір базової таблиці

Третій крок () – крок групування даних. Тут вибираємо поле Посада (яке належить таблиці ПРАЦІВНИКИ!):

Рис. - Групування даних звіту

Четвертий крок майстра () присвячений сортуванню, де для нашого прикладу обмежимось одним рівнем сортування, а саме, сортуванням по полю Прізвище:

Рис. - Сортування даних звіту

Скористаємось на цьому кроці можливістю підвести підсумки по полях, що обчислюються. Це можна зробити, якщо натиснути на кнопку Итоги ():

Рис. - Вибір підсумкових значень

На пятому кроці () здійснюється вибір форми звіту, в тому числі, ориєнтації звіту. Оскільки у нашому прикладі вибраних полів досить багато, то з метою розміщення рядка звіту на одній сторінці формату А4 вибираємо альбомну орієнтацію звіту, а макет – той, що до вподоби:

Рис. - Вибір вигляду макету звіту

Пройшовши шостий крок майстра – крок вибору стилю, потрапляємо на фінальну стадію діалогу – завдання назви звіту та вибору наступних дій: перегляду звіту, або його редагування. Як бачимо, остані кроки майстра побудови звіту дуже схожі на відповідні кроки майстра побудови форм.

Примітка:

За послідовність вибраних полів майстер не відповідає. На це треба зважити, коли вибираємо поля. Під час вибору наступного поля необхідно забезпечити у вікні вибраних полів їх послідовність за рахунок пересування по рядках цього вікна на той чи інший рівень.

Коли звіт містить багато полів, результат автоматичного їх розміщення у звіті, як правило, не задовольняє користувача. А це означає, що після роботи майстра необхідно конструктором доопрацювати дизайн, а то й просто читабельність звіту.

Побудова запитів

Відповідно до постановки задачі, будуємо запит про зарплату жінок. Знову повертаємось у вікно бази даних () та вибираємо закладку Запросы. Натиснувши кнопку Создать, будуємо запит за допомогою Конструктора. В результаті зявляється вікно (), у верхній частині якого необхідно розмістити ті таблиці, інформація з яких цікавить користувача, (поступове додавання таблиць здійснюється у вікні Добавление таблиц). У нижній частині вікна необхідно вказати поля, які використовуються у запиті, в тому числі ті, що якісно впливають на запит, але значення яких не виводяться. Так, для прикладу вибрано чотири поля: Прізвище, Назва (посади), СумаНарахована та Стать. Причому визначено сортування по полю Прізвище, а вибірка здійснюється по значенню "Ж" поля Стать, яке не виводиться.

Зауваження: для вибору полів спочатку необхідно визначитись з відповідною таблицею, а потім вибрати поле.

Щоб внести інформацію про сортування, значення вибірки тощо, необхідно у нижній частині вікна (тут діє так звана розмітка QBE - це набір текстових вікон, які мають назву комірок, за допомогою яких здійснюється опис запиту) стати на перехрестя відповідного рядка і стовпчика. Одержимо такий формат запиту:

Рис. - Вікно побудови запиту

Після визначення назви запиту (наприклад, "Жінки"), його можна виконати (відкрити). В результаті одержимо результат у вигляді таблиці ():

Рис. - Вікно результатів запиту

Зауваження. Табличний вигляд результатів запиту викликає питання: чи можна в цій таблиці виконувати редагування (змінювати, додавати, видаляти записи)? Відповідь, взагалі кажучи, негативна. Можна відповісти на це питання "ТАК" та виправити, наприклад, прізвище. Це призведе до того, що в таблиці ПРАЦІВНИКИ відповідне прізвище теж зміниться. Так само зміняться значення й інших полів, якщо їх редагувати в запиті. Таким чином, у деяких результатах запитів (не завжди) користувач має можливість зміни значень полів. Але така можливість не поширюється на значення ключових полів. При спробі виправити значення ключового поля на таке, що не належить множині значень у відповідній таблиці-довіднику, MS Access відреагує та вкаже на помилку. Цікава ситуація виникає при спробі додати записи в такому простому запиті. Додавання можливе, але всі поля, що обчислюються в формі для введення записів (див. ), тут не можуть бути обчислені, і без такої автоматизації додавання записів не можна допускати. Так само користувач може додати записи, які суперечать умові виборки. Ці записи додаються, але при наступному відкритті запиту вони, зрозуміло, не входять в його таблицю. Висновок: у вікні результатів запиту редагування не бажане!

Побудова кнопкових форм

Побудова кнопкових форм – це фінальна стадія виконання учбового завдання. Здійснюється вона вибором закладки Формы вікна бази даних () за допомогою кнопки Создать та Конструктора. На відміну від побудови форм для введення даних, тут немає потреби у визначення таблиць та їх полів. Головний технологічний прийом для виготовлення кнопкової форми – це розміщення елементів управління Кнопка у площині форми та надання цим елементам однієї властивості (функції): завантаження того чи іншого обєкта. Крім цього, звичайно необхідно потурбуватись про дизайн форми: вибрати малюнок для фону, вдало розмістити кнопки, а також вибрати їх розмір, картинку або підпис на них. Згідно з завданням, необхідно побудувати кнопкову форму, з якої можна відкривати форми, звіти, запити. Розробимо таку кнопкову форму, яка може відкривати інші кнопкові форми або безпосередньо розроблені обєкти. А саме, нехай головна кнопкова форма (дамо їй назву "Приклад") буде містити три кнопки з назвами "Довідники", "Облік", "Документ". Нехай кнопка "Довідники" головної кнопкової форми буде відкривати іншу кнопкову форму (дамо їй назву "Довідники"), яка, в свою чергу, буде містити дві кнопки з назвами "Посади" та "Працівники". Функція цих кнопок – відкриття однойменних розроблених вище форм.

Рис. – Вибір фонового малюнка форми у вікні побудови форм

Нарешті, нехай кнопки "Облік" та "Документ" головної кнопкової форми будуть забезпечувати відкриття форми "Зарплата" та звіту "Жінки ". В якості фону двох кнопкових