імені бази даних, для утворення імен полів бажано використовувати букви кирилиці. Ці поради стосуються будь-яких інших імен внутрішніх елементів БД: таблиць, запитів і т.д, які можуть використовуватися в виразах.
Для підвищення “читабельності” таблиць варто використовувати підпис поля, який не регламентується, він застосовується замість імені під час відкриття таблиці для перегляду чи внесення змін.
Для зберігання даних використовуються такі типи полів:
текстове (символьне, літерне), довжиною до 255 символів;
поле MEMO, текст довжиною до 4096 байт;
числове, дійсні і цілі числа;
дата/час;
грошове, спеціальне числове поле;
лічильник, числовий ряд, значення якого починаються з 1 і не повторюються;
логічне, яке може приймати логічні значення Так або Ні;
поле об'єкта OLE – ім'я файлу, який містить рисунок;
гіперпосилання – ім'я зовнішнього файлу з даними або адреса Internet. Посилання на ім'я зовнішнього файлу має вигляд: # ім'я файлу або File: ім'я файлу. Адреса Internet має вигляд: http:// адреса Internet;
майстер підстановок, дозволяє переносити дані в це поле з інших таблиць. Оскільки дублювання даних у БД є недоцільним, його можна застосовувати, хіба-що, при перенесенні великооб'ємних даних (тексту) із вже непотрібних таблиць при переорганізації БД.
Кожний тип поля даних має свій формат поля, який дозволяє встановлювати форму представлення даних.
На відміну від інших таблиць, наприклад MS Exsel, всі елементи даного поля є однотипними і мають однаковий формат.
Будь-яке поле даних таблиці можна задати як ключове поле. Таке поле характеризується тим, що його вмістиме ніде не повторюється в інших рядках таблиці. Отже, кожний елемент ключового поля є унікальним для нього. Як правило, ключовими роблять кодові поля, в нашому прикладі це можуть бути поля з кодами платників таблиці Платники_т і кодами назв фондів таблиці Фонди_т. Зазвичайно, ключове поле служить для зв'язування двох різних таблиць з однаковими полями, хоча MS Access дозволяє виконувати цю процедуру і без встановлення ключового поля. Оскільки в таблиці Оплати_т коди платників і коди назв фондів повторюються, тут ці поля не можуть бути ключовими.
Крім ключового, поле може бути заданим як індексне поле. Його встановлення дозволяє підвищити швидкість сортування даних цього поля за зростанням або спаданням та виконання пошукових операцій. Як правило, таблицю даних сортують один раз у потрібному полі при її виготовленні, після чого запам'ятовують. Повторне сортування великих таблиць в іншому полі приводить до переорганізації всієї таблиці, тому займає порівняно багато часу. В таких випадках замість повторного сортування варто призначати індексне поле.
1.3.2 Записи
Записами називаються горизонтальні рядки таблиці. Кожний запис ідентифікований порядковим номером, який присвоюється йому системою автоматично. Той запис, який в даний момент знаходиться в роботі (містить курсор), називається поточним. Система має спеціальні засоби для встановлення та визначення поточного запису.
Всі записи кожної окремої таблиці є однотипними, тобто однаковими за типом даних, які в них знаходяться. Тип даних кожного поля запису регламентований типом цього поля.
1.4 Джерела даних для таблиць
За походженням інформації можна виділити способи утворення таблиці на основі:
нових даних. Це найбільш поширений випадок, коли використовується інформація, зібрана на виробництві або з інших джерел;
імпорту даних. В СУБД MS Access переносяться вже готові дані у вигляді таблиці, виготовленої за допомогою інших пакетів MS Office, таких, наприклад, як MS Word, MS Excel та інших. Можна імпортувати також таблиці - dbf-файли, створені ранніми версіями СУБД, що працюють під управлінням MS DOS, наприклад, dBASE, FoxPro;
встановлення зв’язку з таблицею. В даному випадку БД буде використовувати інформацію з таблиці інших пакетів MS Office, наприклад, MS Excel, не змінюючи цю таблицю по суті. Цей спосіб вигідний тоді, коли вибирається поточна інформація з зовнішньої таблиці, яка регулярно обновлюється свіжими даними.
Перелік та схема використання вікон для забезпечення різних можливостей створення нової БД показана на рисунку 1.2.
1.5 Короткий опис засобів MS Access для створення таблиці
Як видно з рисунка 1.2, засоби MS Access дублюються, наприклад, імпортувати таблицю можна за допомогою команд вікна MS Access або База даних. Це явище є характерним для робіт з пакетом. Таблицю можна внести тільки в готову БД.
За допомогою майстра таблицю можна створити двома способами: з вікна Створення або Нова таблиця. Їх різниця полягає в тому, що в першому випадку майстер видасть готову БД, складену з декількох таблиць та інших елементів БД, в другому – одну таблицю.
Нову таблицю рекомендується виготовляти в такому порядку: спочатку створити її структуру (макет) в режимі конструктора, після чого відкрити для занесення даних. Цю роботу дозволено виконувати і в іншій послідовності: почати з занесення даних, але тоді прийдеться користуватися абстрактними іменами полів (Поле1, Поле2 і т.д.), що може призвести до їх переплутування у великих БД.
Microsoft Access Microsoft Access
(діалогове вікно) (головне меню)
Перемикачі Команди (кнопки)
Нова БД Запуск майстра Створити Імпорт файлу Зв’зок з файлом
?????????
Перемикачі
Загальні Бази даних (виклик майстрів)
Файл нової БД
Поле вводу імені файлу (БД)
????????? ?? (майстри)
База даних
Команди
Відкрити Створити Конструктор
Нова таблиця
Перемикачі
Режим констру- майстер імпорт зв’язок з
таблиці ктор таблиць таблиці таблицею
Таблиця Таблиця Таблиці, Таблиця, Таблиця
в в режимі створені імпортована з даними
режимі конструк- майстром з зовніш- зовнішнього
таблиці тора нього файлу файлу
Рисунок 1.2 – Схема використання вікон
для утворення таблиць БД.
Вікно Таблиця Місяці_т в режимі конструктора показано на рисунку 1.3 (на фоні вікон Microsoft Access та База даних). У його верхній частині розташовані 4 графи: Ім'я поля