Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ" в режимі конструктора, перейдіть до типу даних поля "Код_категорії" і із списку, що розкривається, виберіть "Майстер підстановок". Перед вами відкриється діалогове вікно, де вам буде запропонований ряд питань про параметри підстановлювального поля, що настроюється (див. рис. ).

Рис. 5. Діалогове вікно майстра підстановок

Вкажіть наступні параметри (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):

Об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту

Значення вибиратимуться з таблиці "КАТЕГОРІЇ"

У стовпець підстановки включіть поле "Найменування" (треба виділити це поле і кнопкою перемістити його з вікна доступних полів у вікно вибраних полів)

Залишити запропоновані параметри ширини стовпців

Залишити підпис "Код_категорії" для підстановлювального стовпця

Після натиснення кнопки "Готово" вам буде видано попередження про необхідність зберегти таблицю.

Всі параметри, які були задані в процесі роботи з майстром підстановок, доступні на вкладці "Підстановка" вікна проектування структури таблиці. Відкрийте цю вкладку і подивіться, які параметри і відповідні ним значення були задані. Подивитеся на вміст цієї вкладки для інших полів. Якщо з яких-небудь причин вам треба з підстановлювального поля зробити "звичайне", то на вкладці "Підстановка" вкажіть "Тип елементу управління" – "Поле".

Закрийте вікно проектування таблиці "ТЕЛЕФОНИ".–

Налаштуємо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок вже був створений (в процесі настройки підстановлювального поля), але для забезпечення цілісності даних потрібно його додаткова налаштувати.

Відкрийте вікно "Схема даних" (див. рис. ). Для цього треба натиснути кнопку на панелі інструментів Microsoft Access або вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних".

Рис. 6. Вікно "Схема даних". Показано також вікно додавання таблиць.

При першому зверненні до вікна "Схема даних" вам відразу буде запропоновано і вікно додавання нових таблиць (показано на рис. ). Надалі це вікно можна буде викликати через контекстне меню вікна схеми даних, пункт меню "Зв'язок > Додати таблицю" або кнопку панелі інструментів.

Додайте в схему даних таблиці "ТЕЛЕФОНИ" і "КАТЕГОРІЇ". Закрийте вікно додавання таблиць.

У вікні "Схема даних" відображаються віконця із списками полів вибраних таблиць. Зв'язки між полями відображаються у вигляді ліній. При необхідності, тут же можна і створювати нові зв'язки між полями. Це робиться перетягуванням мишею імені одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановлюється зв'язок і відразу ж пропонується налаштувати його параметри. Видалити зв'язок можна виділивши його мишею і натиснувши клавішу DEL на клавіатурі (або давши команду меню "Правка > Видалити"). Таким же чином видаляються і зайві таблиці з вікна схеми даних.–

Відкрийте вікно "Зміна зв'язків" для зв'язку, що налаштовується (див. рис. 7). Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку або виділивши лінію зв'язку клацанням миші і давши команду меню "Зв'язок > Змінити зв'язок".

Рис. 7. Вікно "Зміна зв'язків"

Встановіть прапорець "Забезпечення цілісності даних". Можна також погодитися на каскадне оновлення і видалення зв'язаних полів, проте для нашої бази даних це не є необхідним. Дайте підтвердження на зміну зв'язків (натисніть кнопку "ОК").

Включення прапорця "Забезпечення цілісності даних" дозволяє захиститися від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших полів опиняться без зв'язку. Щоб умова цілісності могла існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим, і обидва поля повинні мати однаковий тип. Прапорці "каскадне оновлення зв'язаних полів" і "каскадне видалення зв'язаних полів" забезпечують одночасне оновлення або видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їх зміні в головній таблиці.

Звернете також увагу, що кінці лінії зв'язку у вікні схеми даних після включення прапорця забезпечення цілісності даних помічені знаками "1" і "нескінченність". Це означає, що як значення поля із зв'язаної таблиці можуть виступати тільки значення з відповідного поля основної таблиці і кожне значення з поля основної таблиці може багато раз зустрічатися в полі зв'язаної таблиці (зв'язок "один до багатьох").–

Збережіть макет схеми даних, давши команду меню "Файл > Зберегти" або натиснувши кнопку на панелі інструментів. Закрийте вікно "Схема даних".

1.4 Заповнення бази даних інформацією–

Вся дії, які ми до даного моменту проводили з базою даних, були направлені на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розробник. Після того, як структура бази даних задана і наступає момент заповнення бази даних інформацією, починається етап експлуатації бази даних. В рамках цього етапу з базою даних працює користувач.

Заповнення нашої бази даних почнемо з таблиці "КАТЕГОРІЇ", оскільки дані цієї таблиці надалі використовуватимуться при заповненні таблиці "ТЕЛЕФОНИ".–

Відкрийте таблицю "КАТЕГОРІЇ". Це можна зробити, двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних" або виділивши цей значок і натиснувши на кнопку "Відкрити" вказаного вікна. Мишею задайте розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповните таблицю таким чином:

Рис. 8. Вікно таблиці "КАТЕГОРІЇ"

Після заповнення таблиці даними - закрийте її. Вам буде запропоновано питання про збереження макету таблиці. Зверніть увагу, що йдеться про збереження макету (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і т.п.), а не введених даних. Дані, що вводяться, записуються відразу ж після завершення заповнення всіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису). Якщо макет таблиці в процесі роботи не змінювався, то ніяких додаткових питань не пропонується.–

Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ", заповніть її приведеними нижче даними:

Номер | Ім'я | Адреса | Категорія

45-14-15 | Петро Іванович | Вулиця