Практичне заняття

Відбір і сортування записів за допомогою запитів

Мета заняття: Вивчення методів відбору та сортування записів в базі даних.

Одним з семи стандартних об'єктів Microsoft Access є запит. Запити використовуються для перегляду, аналізу і зміни даних з однієї або декількох таблиць. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх в певному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за певними умовами. Запити можуть служити джерелом даних для форм і звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій. У Microsoft Access існує декілька видів запитів: запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних з сервера; запити на автопідстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису; запити на вибірку, що здійснюють вибірку даних з таблиць; запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані в таблицях (зокрема видаляти, оновлювати і додавати записи); запити на створення таблиці, що дозволяють створити нову таблицю даних однієї або декількох існуючих таблиць, а також інші типи запитів. У даному розділі основна увага приділяється запитам на вибірку, як одному з найчастіше вживаних типів запитів. Нижче розглядаються питання створення простих запитів за допомогою Майстра і за допомогою Конструктора запитів, особливості виконання запитів і його зміни, виведення результатів запиту на друк, передача результатів запитів в інші додатки, а також використання виразів в запитах. Опис складніших типів запитів приводиться в гл. 8.

Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, відповідну вказаним умовам, без зміни даних, що повертаються. У Microsoft Access існує також поняття фільтру, який у свою чергу є набором умов, що дозволяють відбирати підмножину записів або сортувати їх. Основна схожість між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що в них проводиться витягування підмножини записів з базової таблиці або запиту. Для здійснення вибору фільтру або запиту необхідно розуміти, як передбачається використовувати відібрані записи. Фільтр зазвичай використовується при роботі в режимі форми або в режимі таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. Запит можна використовувати:–

Для проглядання підмножини записів таблиці без попереднього відкриття цієї таблиці або форми.–

Для того, щоб об'єднати у вигляді однієї таблиці на екрані дані з декількох таблиць.–

Для проглядання окремих полів таблиці.–

Для виконання обчислень над значеннями полів.

Основні відмінності запитів і фільтрів полягають в наступному:–

Фільтри не дозволяють додати ще декілька таблиць, записи яких включаються в набір записів, що повертається.–

Фільтри не дозволяють вказати поля, які повинні відображатися в результуючому наборі записів.–

Фільтри не можуть бути виведені як окремий об'єкт у вікні бази даних.–

Запити можуть використовуватися тільки із закритою таблицею, запитом або формою.–

Фільтри не дозволяють обчислювати суми, середні значення, підраховувати кількість записів і знаходити інші підсумкові значення.

1. Створення запитів

1.1 Створення простого запиту за допомогою Майстра

Найпростіше створюється запит за допомогою Майстра запитів. Щоб створити простий запит за допомогою Майстра запитів, необхідно:

1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)

2. Вибрати значок Створення запиту за допомогою майстра (Create query by using wizard) і двічі клацнути на нім лівою кнопкою миші або натиснути на кнопку Створити (New) у вікні бази даних, і в діалоговому вікні, Новий запит (New Query) вибрати Простий запит (Simple Query Wizard) і натиснути на кнопку ОК.

3. У вікні, Створення простих запитів (Simple Query Wizard) (рис.1) в полі із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) вибрати таблицю або запит, які служитимуть джерелом даних для створюваного запиту.

Рис.1. Перше діалогове вікно Майстра простих запитів

4. За допомогою стрілок вправо і вліво перемістити із списку Доступні поля (Available Fields) в список Вибрані поля (Selected Fields) ті поля, які необхідні в конструйованому запиті. При цьому порядок полів в запиті відповідатиме порядку полів в списку Вибрані поля (Selected Fields).

5. Натиснути кнопку Далі (Next).

6. У наступному діалоговому вікні Майстра ввести ім'я створюваного запиту.

7. Вибрати спосіб відкриття запиту: Відкрити запит для перегляду даних (Open the query to view information) або Змінити макет запиту (Modify the query design.)

8. Натиснути на кнопку Готово (Finish).

Після закінчення роботи Майстра простих запитів залежно від вибору способу подальшої роботи із запитом відкриється або вікно запиту в режимі перегляду (рис.2), або вікно Конструктора запитів, в якому можна модифікувати запит. Як приклад побудови простого запиту за допомогою Майстра простих запитів розглядається створення запиту, що містить імена, прізвища, адреси і телефони співробітників фірми "Борей" (Northwind). Цей запит будується на основі таблиці "Співробітники" (Employees). На першому кроці Майстра простих запитів була вибрана початкова таблиця "Співробітники" (Employees) в поле із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) і в список Вибрані поля (Selected Fields) були перенесені наступні поля: "Ім'я" (First Name), "Прізвище" (Last Name), "Адреса" (Address), "Домашній телефон" (Home Phone). На другому кроці Майстра простих запитів в поле назви запиту було введено ім'я Співробітники і вибраний спосіб подальшого відображення запиту – проглядання інформації.

1.2 Створення запиту за допомогою Конструктора

Існує інший спосіб створення запитів – за допомогою Конструктора запитів. Конструктор запитів дозволяє створювати нові і змінювати існуючі запити. Щоб створити новий запит за допомогою Конструктора запитів, необхідно:

1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)

2. Вибрати значок Створення запиту в