Для виконання запиту в режимі Конструктора досить перейти в Режим таблиці (Datasheet View) за допомогою кнопки Вигляд (View) на панелі інструментів. Аналогічну операцію можна провести за допомогою команди Режим таблиці (Datasheet View) з меню Вигляд (View).

Якщо потрібно змінити запит, необхідно відкрити його в режимі Конструктора і внести необхідні зміни.

Щоб відкрити запит в режимі Конструктора, потрібно:

1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries).

2. Виділити потрібний запит в списку запитів і натиснути на кнопку Конструктор (Design). Відкриється вікно Конструктора запитів.

Щоб додати в запит ще одну таблицю або інший запит, необхідно:

1. Натиснути кнопку Додати таблицю (Show Table) на панелі інструментів.

2. У вікні Додавання таблиці (Show Table) вибрати вкладку, що містить потрібні об'єкти.

3. Вибрати ім'я об'єкту, що додається в запит.

4. Натиснути кнопку Додати (Add), а потім кнопку Закрити (Close).

Щоб видалити таблицю або запит із запиту, необхідно у верхній частині вікна запиту виділити таблицю, що видаляється, або запит, вибравши будь-яке місце в списку її полів, і натиснути клавішу <Del>.

Щоб додати в запит нове поле, необхідно виділити це поле в таблиці у верхній панелі вікна Конструктора запитів і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відповідне поле з'являється в бланку запиту. Якщо потрібно перенести декілька полів, виділіть ці поля, користуючись клавішами <Shift> і <Ctrl>, і перетягніть їх мишею у вільний стовпець бланка запиту (покажчик миші при цьому повинен прийняти вид трьох прямокутників).

Щоб видалити поле із запиту, необхідно виділити потрібний стовпець, вибравши в бланку запиту область виділення стовпця, а потім натинути клавішу <Del>.

Якщо потрібно змінити порядок проходження полів в запиті, необхідно переставити відповідним чином стовпці в бланку запиту. Робиться це стандартним способом, тобто спочатку виділяється потрібний стовпець або декілька стовпців, а потім вони перетягуються мишею на нове місце. При цьому всі поля, розташовані праворуч від переміщуваного (що вставляється) поля, зміщуються вправо.

У режимі Конструктора запитів можна змінювати імена полів запиту. Щоб перейменувати поле, необхідно встановити курсор в бланку запиту перед першою буквою його імені і ввести нове ім'я і символ, двокрапки.

Ширина стовпців в бланку запиту також може мінятися. Робиться це простим перетягуванням мишею межі стовпця або подвійним клацанням миші по лінії межі, як це робиться в таблиці Excel.

Щоб задати велику кількість умов, в Microsoft Access можна вставляти додаткові рядки умов відбору. Щоб вставити такий рядок, необхідно:

1. Виділити рядок, розташований під тим, де повинен з'явитися новий рядок. Для цього потрібно підвести покажчик миші до його лівої межі (він повинен перетворитися на жирну стрілку управо) і клацнути лівою кнопкою миші.

2. Виконати команду Вставка, Рядки (Insert, Rows). Новий порожній рядок – вставляється над вибраним. У нього можна вносити умови відбору.

Для видалення рядка умов відбору:

1. Клацнути лівою кнопкою миші в будь-якому місці рядка.

2. Виконати команду Правка, Видалити рядок (Edit, Delete Rows).

Щоб змінити порядок сортування в запиті, необхідно в рядку Сортування (Sort) для кожного необхідного поля вибрати із списку відповідний порядок сортування – за збільшенням або за зменшенням. При цьому поля в бланку запиту повинні слідувати в певному порядку, оскільки спочатку виконується сортування найлівішого з вказаних полів, потім поля, що знаходиться праворуч від нього, і так далі.

Щоб змінити умови включення того або іншого поля в результат запиту, встановите прапорці в рядку Вивід на екран (Show) бланка запиту для тих полів, які потрібно відображати, і зніміть прапорці для полів, які відображатися не повинні.

Щоб очистити бланк запиту в режимі Конструктора запитів або у вікні розширеного фільтру, потрібно виконати команду Правка, Очистити бланк (Edit, Clear Grid).

Щоб вставити порожній стовпець в бланк запиту, необхідно:

1. Клацнути лівою кнопкою миші по будь-якому місцю в стовпці, розташованому праворуч від того місця, куди потрібно додати новий стовпець.

2. Виконати команду Вставка, Стовпці (Insert, Columns).

3. Друк результатів запиту

Результати запиту можна не тільки проглядати на екрані, але і надрукувати. Зробити це можна декількома способами:

1. Відкрити запит в режимі таблиці і натиснути кнопку Друк (Print) на панелі інструментів. При цьому таблиця виводиться на принтер, встановлений за замовчуванням, і використовуються параметри друку, задані за замовчуванням.

2. Відкрити запит в режимі таблиці і виконати команду Файл, Друк (File, Print). В цьому випадку перед друком таблиці на екран виводиться стандартне вікно Друк (Print), в якому можна змінити параметри друку.

Можна надрукувати результат запиту і прямо з вікна бази даних, не відкриваючи його. Для цього необхідно:

1. Виділити потрібний запит в списку запитів вікна бази даних.

2. Клацнути правою кнопкою миші по назві запиту.

3. Вибрати з контекстного меню команду Друк (Print).

4. Передача результатів запиту в інші додатки

У Microsoft Access є можливості передачі результатів запитів в інші додатки Microsoft Office. Розглянемо ці можливості.

Існують чотири способи використання даних Microsoft Access в Microsoft Word:–

При роботі з Word версії 7.0/95 або вище можна (за допомогою майстра по створенню складених документів) створювати документи Word, пов'язані з даними Access. Після встановлення зв'язку документ може бути у будь-який час відкритий в Word і використаний для друку нових стандартних листів або поштових наклейок, в яких використовуються поточні дані з Access.–

При роботі з будь-якою версією Word допускається експорт даних з Access у