Допускається збереження запиту Access у файлі формату RTF. У файлі RTF зберігаються такі атрибути форматування, як шрифти і стилі. Цей файл може бути відкритий в Microsoft Word, в інших текстових процесорах на платформі Windows або у видавничих програмах.–

Допускається збереження об'єкту Access в режимі таблиці, форми або звіту у файлі формату RTF з автоматичним завантаженням цього файлу в Microsoft Word.

Щоб створити складений документ Microsoft Word за допомогою майстра, необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язку з Office (Office Links) і підкомандою Злиття з MS Word (Merge It with MS Word).

2. У вікні Злиття з документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) вибрати подальші дії: Встановити зв'язок з готовим документом MS Word (Link your data with existing MS Word document) або Створити новий документ і встановити зв'язок з ним (Create new document and then link data to it), а потім нажинати кнопку OK (рис.4).

У першому випадку необхідно вибрати потрібний файл у вікні відкриття файлу і натиснути кнопку Відкрити (Open).

3. Щоб вставити в документ потрібні поля, необхідно у вікні Microsoft Word натиснути кнопку Додати поле злиття.

Щоб здійснити експорт запиту у файл даних складеного документа Microsoft Word, необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, а потім виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).

2. У вікні Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Злиття з MS Word (Microsoft Word Merge) в полі Тип файлу (File Type), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).

Рис.4. Вікно злиття з документами Word

Microsoft Access автоматично створює файл даних, що містить імена полів і всі дані з таблиці. Щоб зберегти запит у файлі формату RTF, необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що зберігається. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент об'єкту в режимі таблиці, необхідно відкрити запит і виділити необхідну частину.

2. Виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).

3. У полі Тип файлу вікна Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Формат RTF (Rich Text Format), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).

Щоб зберегти запит у файлі формату RTF з автоматичним відкриттям цього файлу в Microsoft Word, необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який потрібно зберегти і завантажити в Microsoft Word.

2. Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язок з Office (Office Links) і підкоманду Публікація в MS Word (Publish It With MS Word).

Вихідні дані зберігаються у файлі формату RTF в папці, в яку встановлений Access. Word завантажується автоматично, і в ньому відкривається збережений файл.

Щоб проаналізувати дані запиту в Microsoft Excel, необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який слід зберегти і завантажити в Microsoft Excel. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент запиту в режимі таблиці, потрібно відкрити запит і виділити необхідну частину.

2. Вибрати команду Зв'язок з Office (Office Links) в меню Сервіс (Tools), а потім виконати команду Аналіз в MS Excel (Analize It With MS Excel).

Вміст об'єкту зберігається у файлі Microsoft Excel з розширенням .XLS у папці, в яку встановлений Access. Excel запускається автоматично і відкриває цей файл.

Запит можна приєднати до повідомлення електронної пошти у форматі Microsoft Excel (.XLS), RTF (.RTF), текстового файлу (.ТХТ) MS-DOS або файлу HTML (.HTML). Для цього необхідно:

1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту. Для того, щоб відправити фрагмент запиту, потрібно відкрити запит в режимі таблиці і виділити потрібну частину.

2. Вибрати в меню Файл (File) команду Відправити (Send To).

3. У діалоговому вікні Відправка поштою вибрати формат, в якому файл приєднується до повідомлення, і нажинати кнопку ОК.

Microsoft Access відкриває нове поштове повідомлення і приєднує до нього об'єкт у вказаному форматі.

4. Використання виразів в запитах

При роботі з об'єктами Access дуже широко використовуються вирази. Приклади простих виразів наводилися раніше, наприклад, при введенні умов на значення поля в таблиці.

Вирази активно використовуються в запитах для опису критеріїв вибірки записів.

4.1 Вирази в Access

Кожен вираз може містити один або декілька операторів і одну або декілька констант, ідентифікаторів або функцій. Вираз може бути скільки завгодно складним.–

Константи – характеризують незмінні значення. Їх часто використовують для створення значень за замовчуванням і для порівняння значень в полях таблиць. Значення констант визначаються користувачем при введенні виразу. –

Ідентифікатори – це імена об'єктів в Access (наприклад, полів таблиць або запитів), які при обчисленні виразів замінюються їх поточними значеннями (для визначення цієї операції зазвичай використовується термін повертають). Наприклад, ідентифікатор імені поля [Household inventory] у виразі повертає значення поля Household inventory з поточного виділеного запису. Іменовані константи і змінні, вживані в програмах на мові Visual Basic для додатків (VBA – Visual Basic for Applications), теж є ідентифікаторами. Існує декілька постійних іменованих констант, які також служать ідентифікаторами: True, False, Yes, No і Null.–

Функції – повертають у вираз значення замість імені функції. На відміну від ідентифікаторів, більшість функцій вимагають заключати в дужки свої аргументи – ідентифікатори або значення підвиразу. Наприклад, функція (з порожнім списком аргументів) Date! – повертає поточну дату.–

Оператори – знаки арифметичних операцій (+,–,*./) і інші символи і