Індивідуальна робота

ТЕМА:

Microsoft Access

Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.

Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

Застосування форм.

Форми – основний засіб для організації інтерфейса користувача в додатках Microsoft Access. Форми можна створювати з метою:

Виведення і редагування даних.

Це найбільш поширений спосіб використання форм. Форми забезпечують виведення на екран даних у вигляді, який необхідний. З їх допомогою значно спрощується внесення змін, додавання та вилучення даних бази. В формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або їх частину, автоматично вибирати інформацію з інших зв’язаних таблиць та заносити її в форму, обчислювати виведені в формі значення, робити невидимими або навпаки, виводити деякі дані в залежності від значень інших полів запису або від вибраних користувачем параметрів.

Керування ходом виконання додатків.

Щоб автоматизувати виведення певних даних чи виконання деякої послідовності дій, форми можна створювати для роботи з макросами чи функціями Microsoft Access Basic. Можна створювати спеціальні елементи управління – командні кнопки. За допомогою макросів і процедур Access Basic можна відкривати інші форми, виконувати запити чи команди меню, фільтрувати дані, які виводяться на екран, встановлювати значення в записах і формах, виводити меню на екран, роздруковувати звіти та виконувати інші дії.

. Введення даних.

Форму можна створити тільки для введення в базу даних нових даних чи значень, які допомагають автоматизувати виконання додатків.

. Виведення повідомлень.

Форми можуть виводити допоміжну інформацію про роботу додатків або про дії, які виконуються.

Щоб відкрити форму , потрібно натиснути на вкладинку форма у вікні бази даних, вибрати потрібну форму із списка та натиснути на кнопку Открыть .

Основні елементи форми.

До пакету Microsoft Access додається база даних Борей, на прикладі якої можна розглядати приклади форм. Для цього потрібно відкрити базу даних Борей і натиснути на вкладинку ФОРМИ.

Заголовок, область даних і область приміток.

Найчастіше інформація, яку потрібно вивести з базової таблиці чи запиту, розміщена в області даних, яка знаходиться в центрі вікна форми. Щоб вивести на екран інформацію чи елементи управління, які не будуть змінюватися від запису до запису, в верхню частину вікна можна додати заголовок або в нижню частину – область приміток.

Форма, в якій є як заголовок, так і область приміток – це форма ПОСТАВЩИКИ бази даних Борей. Чорна смужка, яка розміщена в верхній частині вікна – це заголовок форми. В ньому можна побачити деякі інструкції і дві командні кнопки, які використовуються для активізації інших форм. В нижній частині вікна розміщена сіра панель, на якій є командні кнопки з буквами алфавіту. Це область приміток форми. В лівому нижньому кутку розміщене поле номера запису аналогічне, як при роботі з таблицями і запитами в режимі таблиці.

Якщо натиснути кнопку з стрілкою вправо, розміщену справа від виведеної кількості записів, в області даних можна побачити запис про наступного постачальника, при цьому заголовок і область приміток не змінюються.

Якщо натиснути на командну кнопку В, розміщену в області приміток, то можна побачити дані для першої фірми, назва якої починається з букви В. Форма сконструйована таким чином, що при натисканні на кожну з цих командних кнопок використовується відповідний фільтр і вибираються тільки ті фірми, назви яких починаються з даноі букви. Щоб зробити доступними всі записи форми, потрібно натиснути кнопку Все

Багатосторінкові форми.

Якщо потрібно вивести на екран записи, кожен з яких вміщує великий об’єм інформації, можна створити багатосторінкову форму? Прикладом може служити форма СОТРУДНИКИ бази даних Борей. При цьому спочатку з’явиться перша сторінка даних про першого співробітника. Щоб переміщуватися по записах, переглядаючи першу сторінку бази даних про кожного співробітника, можна користуватися кнопками, розміщеними в лівому нижньому кутку форми і полем номера запису. Щоб побачити другу сторінку даних про будь-якого із співробітників, можна скористатися стрічкою прокрутки, розміщеною в правій частині форми, або клавішою PgDn. При перегляді різних сторінок форми чорна смужка в верхній частині форми (на якій виведене ім’я співробітника) не змінюється.

.

Конструювання та використання форм.

В Access 97 є три стандартних види форм, які будуються автоматично :

- стовпцева (В столбец) - всі поля запиту чи таблиці розташовуються на формі в одному чи кількох стовпчиках;