Перехід вниз на один рядок.

Перехід вверх на один рядок.

Перехід вниз до наступної групи рядків.

Перехід вверх до наступної групи рядків.

Вихід з елемента управління.

Додавання записів та зміна даних.

Додавання нового запису.

Процедура введення нового запису змінюється в залежності від структури форми. В формі, яка була створена тільки для введення даних, після її відкриття дані вводять в поля даних, які, звичайно, вільні. Іноді при відкритті форми подібного типу в деякі поля значення занесені за допомогою якогось макроса або задані за замовчуванням. Інший тип форм забезпечує виведення на екран даних та дозволяє додавати нові записи. Щоб перейти в режим введення даних, потрібно виконати команду ЗАПИСИ – ВВОД ДАННЫХ або натиснути на кнопку Новая запись на панелі інструментів.

Завершивши введення нових записів, щоб повернутися до звичайного режиму виведення даних, можна виконати команду ЗАПИСИ – ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ або натиснути на кнопку Показать все записи на панелі інструментів.

В режимі звичайного виведення даних в кінці списку є вільний рядок, який можна використати для введення нового запису. На цей рядок можна перейти використавши команду ЗАПИСИ – ПЕРЕЙТИ, а потім команду НОВАЯ в підлеглому меню, яке з’явиться, або комбінацію клавіш Ctrl + + . Як тільки відбувся перехід до нового запису Microsoft Access розміщує курсор в першій позиції першого поля. Якщо розпочати введення даних Ассеss змінить символ в символ в межі маркування запису на значок олівця, показуючи тим самим, що відбувається оновлення даних. Для переходу до наступного поля потрібно натиснути на клавішу Тав.

Якщо ввести значення, які не задовольняють умову на значення цього поля, Ассеss зверне на це увагу, як тільки спробувати покинути це поле, тобто перш, ніж перейти до наступного поля, потрібно ввести правильне значення. Для збереження нового запису в базі даних потрібно натиснути Shift + Enter в будь-якому місці запису або Тав, якщо курсор знаходиться в останньому полі запису. Якщо введений запис не задовольняє умову на значення для таблиці, Ассеss виведе повідомлення про помилку і не збереже новий запис. Новий запис можна відмінити подвійним натисканням клавіші Esc або натисканням кнопки Восстановить поле\Запись на панелі інструментів.

При переході до малюнку виникає ситуація, коли неможливо нічого ввести. Це відбувається тому, що це поле в базовій таблиці є об’єктом OLE. Щоб в новому записі ввести дані в поле такого типу об’єкт потрібно спочатку створити в додатку, який підтримує OLE. Для цього необхідно виділити поле ИЗОБРАЖЕНИЕ і виконати команду ПРАВКА – ВСТАВИТЬ ОБЪЕКТ.

Якщо відповідний файл з малюнком вже створений, його можна скопіювати в OLE Access, вибравши в діалоговому вікні кнопку ИЗ ФАЙЛА. Access змінить вікно так, щоб можна було ввести ім’я файла. Щоб відкрити діалогове вікно ПОИСК і знайти потрібний файл, можна натиснути на кнопку ПОИСК. Після того, як ім’я файла вибране, потрібно натиснути на прапорець СВЯЗЬ для створення активного зв’язку між копією об’єкта в Access і даним файлом. При внесенні змін в файл копія в Access також буде змінюватися.

Зміна та вилучення даних.

Якщо форма допускає внесення змін, то в базовій таблиці чи запиті можна досить просто змінити чи вилучити існуючі дані. Якщо форма створена для використання в режимі таблиці, для роботи з даними використовують ті ж методи, що і для роботи з таблицями.

В режимі форми дані можуть бути представлені в одному або кількох форматах. В простій формі в кожен момент можна бачити дані тільки одного запису форми. Якщо форма була створена як стрічкова, то можна побачити кілька записів одночасно.

Так, як і в таблицях, для зміни даних в будь-якому полі форми це поле потрібно виділити (або перейти в нього, натиснувши клавішу Тав, або просто натиснути на нього). Після цього можна вносити зміни, як і при роботі з таблицями.

При створенні форми можна встановити таке значення властивостей елементів управління, коли користувач не зможе виділити деякі поля форми, тобто користувач не зможе вносити зміни в поля, які не бажано поновлювати.

Процес вилучення запису в простій чи стрічковій формі відрізняється від вилучення запису в таблиці. Спочатку потрібно відмітити запис (як в таблиці). Якщо форма створена з ділянкою маркування записів, то щоб виділити потрібний запис достатньо натиснути на ділянку його маркування. Якщо в формі ділянка маркування записів відсутня, потрібно виконати команду ПРАВКА – ВЫДЕЛИТЬ ЗАПИСЬ. Щоб вилучити виділений запис потрібно натиснути клавішу Del або виконати команду ПРАВКА – УДАЛИТЬ.

Пошук та сортування даних

Простий пошук.

Спочатку потрібно виділити поле, потім виконати команду ПРАВКА – НАЙТИ або натиснути на кнопку Найти на панелі інструментів, щоб відкрити діалогове вікно ПОИСК В ПОЛЕ. Умови пошуку можна задавати як для таблиці, але в формі пошук можна здійснювати по будь-якому виділеному елементу управління, включаючи елементи, які виводять значення, що обчислюються.

Швидке сортування по полю форми.

Як і в таблиці можна вибрати практично будь-який елемент управління, який вміщує дані з базового набору записів і натиснути на кнопку

По возрастанию або По убыванию на панелі інструментів. Щоб змінити послідовність виведення записів в залежності від вмісту виділеного поля. Швидке сортування не можна виконувати по полю підлеглої форми.

Застосування фільтра.

Один з цікавих засобів роботи з формами в Microsoft Access – можливість подальшого відбору інформації , яка виводиться в формі, без створення нового запиту. Це можна виконати за допомогою фільтра, який задається під час