Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки даних?

Міф 1. Швидкий пошук документів — не треба витрачати годинник

на пошук необхідного документа.

Цей міф породжений величезною швидкістю обробки електронної інформації обчислювальною технікою, легкістю її створення, тиражування і переміщення. Проте для ефективного пошуку електронних документів базисом є організаційні і адміністративні технології, ігнорування або недооцінка яких (звичайна російська практика), зводить нанівець переваги автоматизованого пошуку. Управління найменуванням документів, розміщенням, правильна ідентифікація документа і його місцеположення, знання того, як правильно це зробити — ось головні умови для швидкого пошуку документа. Наприклад, при формуванні запиту до комп'ютерної системи досить помилитися в одному символі імені документа (або в масці імені), або вказати неправильну область пошуку — і результат пошуку буде нульовим. Ще гірше, якщо саме найменування документа містить орфографічну або синтаксичну помилку. Технології нечіткого пошуку можуть частково допомогти, але вони далеко не завжди забезпечують прийнятні результати пошуку і не так прості в експлуатації. Крім того, вони нерідко породжують ілюзію, що правильно знати мову тепер зовсім необов'язково. Так само впливає на результати пошуку морфологія і структура найменування. Це випадок, коли від зміни місць доданків результат міняється. Наприклад, «Програмне забезпечення системи ЭТДО» і «Система ЭТДО. Програмне забезпечення» — для комп'ютерної системи є абсолютно різними.

Легкість модифікації, тиражування і переміщення електронних документів створюють небезпеку іншого роду — надмірність версій документа, особливо чорнових. Статистика показує, що на практиці електронні документи «плодяться» в сім разів більше, ніж їх паперові побратими. Важливість розміщення документів і сьогодні дуже рідко сприймається серйозно навіть адміністраторами інформаційних систем. ПО управління ЭТДО не може автоматично управляти класифікацією, каталогізацією і розміщенням документів (ці функції часто підміняють функціями привласнення класу, каталога документу і приміщення документа в необхідне місце сховища).

Міф 2. Надійне зберігання документів — значно знижується вірогідність втрати документа або доступу до нього осіб, що не мають на це права.

Зберігання має сенс тільки в контексті того, що користувач, що передав документ на зберігання, одержить його за запитом. Якщо ви точно знаєте, що документ знаходиться і надійно зберігається в сховищі, а знайти або одержати його не можете, то яка вам від цього користь? Проте при неправильній організації системи зберігання електронних документів, останні набагато уязвимее, чим системи зберігання традиційної документації. Ось декілька причин цього.

Створення інфраструктури для електронних сховищ і роботи з ними вимагає великих капіталовкладень і сильно залежить від топології інфраструктури будівель і приміщень.

Електронні сховища більш кліматично і энергозависимы.

Електронні системи набагато більш схильні до можливості несанкціонованого доступу до даних, спотворення і знищення цих даних; швидкість такої руйнівної дії може бути куди швидше, ніж швидкість розповсюдження вогню (найбільш страшна загроза для будь-яких архівів).

Надійне зберігання документів також припускає їх збереження у разі виникнення надзвичайних ситуацій (пожежа, стихійні лиха і т.д.).

Система заходів щодо відновлення електронного архіву у разі його істотного пошкодження або загибелі при катастрофах набагато складніша, чим архівів традиційної документації, - і більш уразлива, оскільки дуже небагато підприємств замислюються про таку загрозу і заходи щодо відновлення архівів.

Електронні сховища в критичних ситуаціях більш человекозависимы, оскільки "пожежниками" часто виступають один-два системних адміністратора, яких на відміну від справжніх пожежників не замінять їх колеги з іншого підприємства. Причина банальна - що пригнічує число рішень і специфіка створення, організації, конфігурації і настройки сховищ не документуються належним чином або не документуються взагалі.

Ще більше вимог виникає при створенні довготривалих сховищ ЭТДО, наприклад, електронних архівів. Отримання документа з електронного сховища ще не гарантує, що користувач може з ним працювати. Адже на відміну від паперових електронні документи вимагають різних програмних засобів їх обробки і візуалізації. Ці засоби повинні бути правильно конфігуровані, причому ця конфігурація може бути пов'язана з конфігурацією системного програмного забезпечення, яке в свою чергу нерідко залежить від особливостей «заліза». Це в значній мірі відноситься до технічних документів, які, на відміну від офісних, мають щонайтісніший зв'язок з системами PDM і САПР. Сховище електронної технічної документації повинно бути розраховано на:

електронні технічні документи (ЭТД);

пов'язані з ЭТД електронні технічні дані;

двомірні і тривимірні моделі, з урахуванням особливостей зберігання частини даних в базах даних програм (САПР, PDM), що управляють, забезпечують роботу з цими моделями;

ПО, на якому велася обробка документів і даних, що зберігаються в архіві;

дані про конфігурацію програмного забезпечення і обчислювальну техніку, на яких велася обробка.

Таким чином, надійне зберігання електронної документації без створення відповідної системи управління зберіганням, що враховує вищесказане — не більше ніж черговий міф.

Міф 3. Впровадження ПО управління ЭТДО різко збільшує ефективність управління діловими процесами.

Зарубіжна статистика наводить цифри про збільшення продуктивності при автоматизації управління діловими процесами (УДП) на 30-40%. Але причини цього криються не тільки в можливостях, що надаються комп'ютерними технологіями, але і в зміні технології виконання цих процедур і в дисципліні праці. По-перше, перехід до АСА ЭТДО вимагає організаційної і управлінської зрілості підприємства, як початкового стану для ефективної автоматизації УДП. Нашим підприємствам до такого стану поки далеко: навіть не вдаючись до автоматизації УДП, тільки за рахунок організаційних змін можна підняти ефективність УДП не на 30-40%, а на все 100-200% і більш. По-друге, проблема співіснування електронного і паперового документообігу вимагає розробки і впровадження відповідної системи правил УДП, доопрацювання стандартів ЕСКД, ЕСТД і інших серій. Система правил