Чому це так важливо? ЭТД є інтегруючим об'єктом, який дозволяє провести ясну і обгрунтовану межу між власне електронним документом і його контентом (ЭТДА). Лише при такому підході можна виробити уніфіковані інтерфейси і протоколи взаємодії ПО управління ЭТДО і ПО управління ЭТДА, забезпечивши не точкову, а системну інтеграцію між ними. Поки що ця межа визначається розробниками ПО самостійно для кожної програмної системи. Дотепер програмне забезпечення створення і обробки технічної інформації робить упор на роботу з ЭТДА; питання представлення ЭТДА у вигляді підписаних ЭТД розробників фактично не хвилювали, зокрема унаслідок того, що застосування ЭТД не є легітимним. До того ж адміністративне управління ролями і користувачами в додатках, що функціонують в рамках однієї інформаційної системи, частково замінює використання ЭЦП. Крім того, електронні дані в загальному вигляді — та сама «глина», що дозволяє розробникам програмних систем «ліпити» електронні об'єкти найрізноманітнішими способами, що часто не враховують головного: документ повинен вільно переміщатися між різними інформаційними системами, додатками і оброблятися в них, тоді як об'єкти електронних баз даних звичайно прив'язані до своїх прикладних засобів і СУБД. Але робота з ЭТД пов'язана, перш за все, з його «організаційними» властивостями. Документ — паперовий або електронний — цікавить нас як механізм, перш за все регулюючий взаємини між людьми, організаціями. З необхідністю застосування ЭТДА формально, у вигляді документально оформлених об'єктів баз даних (наприклад, тривимірних моделей, каталогів деталей) виникає маса технічних і процедурних питань, зв'язаних, перш за все, із застосуванням ЭЦП, переносимістю цих об'єктів між технологічними середовищами різних інформаційних систем і т.д.

Застосування ЭТД вимагає управління застосуванням ЭЦП, а останнє грунтується на специфіці електронного представлення ЭТД. Тим часом Федеральний закон про електронний цифровий підпис визначає електронний документ як «документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі». На жаль, таке визначення говорить про інформацію, але не про сам документ, і вже тим більше про специфіку ЕД. Необхідність роботи з ЕД і ЭТД примушує підприємства самим давати визначення цим термінам, розробляти власні системи правил і механізми управління ЭЦП і ЕД, що породжує безліч відмінностей в реалізаціях, часто принципових. При інтеграції з інформаційними системами інших підприємств виникають неминучі колізії або несумісність. І якщо люди з їх інтелектуальною системою обробки даних і ухвалення рішень можуть домовитися в таких випадках, то їх комп'ютерні системи тут безсилі — їм потрібні стандартні інтерфейси і протоколи обміну.

Час діяти системно

Створення і впровадження системи управління електронним документообігом є невід'ємна частина зміни технологій бізнесу. Якщо підприємство не готове провести необхідні організаційні і управлінські зміни в технологіях бізнесу, хай краще працює по-старому. Автору довелося безпосередньо брати участь в прецеденті, коли розроблений зусиллями співробітників п'яти відділів електронний архів, причому в двох програмних реалізаціях, просто став пам'ятником автоматизації — на завершуючому етапі робіт керівництво навіть не спромоглося ухвалити рішення по вибору і впровадженню системи. На жаль, «закопування грошей« в автоматизацію стало повсюдним явищем. Щоб зрадити цю ситуацію, необхідна реальна (а не декларативно-показна) зацікавленість і контроль вищого керівництва підприємств над ИТ і діяльністю ИТ-служб, наявність сильних ИТ-керівників і фахівців у підприємств, а також підрядчиків, що пропонують, перш за все, чесний і грамотний консалтинг, заснований на системних рішеннях, а не приватні програмно-технічні комплекси.

Час «самостійного» виживання машинобудівних підприємств після пострадянського періоду пройшов. Підприємствам потрібні нові моделі і технології співпраці, засновані, перш за все, на взаємодіючих системах управління електронною технічною документацією.

Михайло Головко () — незалежний консультант по CALS-технологіях (Казань).

Деякі визначення

Електронний технічний документ (ЭТД) — авторизований набір даних в електронному вигляді, що містить відомості технічного характеру, оформлений встановленим порядком і що має відповідно до чинного законодавства і інших нормативних документів правове значення. Авторизація ЭТД представляється набором електронних підписів посадовців.

Електронні технічні дані (ЭТДА) — набір даних в електронному вигляді, що містять відомості технічного характеру.

Система управління електронною технічною документацією (СУ ЭТДО) — автоматизована система підприємства, яка забезпечує управління виробництвом і використанням електронної технічної документації в процесі її життєвого циклу, управління документообігом усередині підприємства і із зовнішніми підприємствами, і управління діловими процесами, які безпосередньо відносяться до електронної технічної документації.

СУ ЭТДО може використовуватися паралельно з системою підготовки і звернення технічної документації в традиційному вигляді.