В діалоговому вікні Печать отчетов група використовується по іншому. Коли натиснути на один з трьох перемикачів цієї групи, тим самим встановлюється певне значення. Наприклад, якщо натиснути на перемикач Продажи по типам, в нижній частині з’являється список типів товарів. Цей список з’являється внаслідок того, що макрос перевіряє значення перемикача і виводить на екран список типів тоді, коли вибраний другий перемикач в групі. Коли натиснути на командну кнопку Печать або Просмотр, макрос знову перевірить це значення, щоб визначити, який звіт потрібно запустити.

2.8. Об’єкти OLE.

В деяких формах є графічні зображення. Зображення вносяться в поля таблиць бази даних за допомогою зв’язку і внесення об’єктів (OLE). Логотип, розміщений в лівому нижньому кутку форми ЗАКАЗЫ є зображенням, яке Access зберігає як частину форми. Елемент управління, який використовується для виведення в формі зображень та інших об’єктів OLE, називається РАМКОЮ ОБ’ЄКТА. Зв’язана рамка об’єкта використовується для виведення в формі об’єктів OLE, які зберігаються в полях таблиці, а незв’язана – для виведення об’єктів, які не зберігаються в таблиці.

Об’єкт, включений в форму, можна редагувати за допомогою останньої команди з меню ПРАВКА, яка запускає додаток, за допомогою якого був створений ОБ’ЄКТ. Якщо об’єкт є зображенням, графіком чи електронною таблицею, додаток, яким він був створений, можна активізувати подвійним натисканням на об’єкті. Якщо об’єкт є звуковим сигналом, то таким натисканням його можна почути.

Наприклад, в базі даних Борей зображення в таблиці ТИПЫ зв’язане з рамкою об’єкта в формі ТИПЫ. Якщо це зображення виділити і вибрати команду ПРАВКА - ОБЪЕКТ РИСУНОК PAINTBRUSH - РЕДАКТИРОВАНИЕ або двічі натиснути на зображення, то Access запустить додаток Paintbrush, в якому було створене це зображення. Це зображення можна відновити, використовуючи будь-який з інструментів Paintbrush. В зображення можна вставити будь-яке інше шляхом копіювання його в буфер обміну і вибору команди ВСТАВИТЬ з меню РЕДАКТИРОВАНИЕ графічного редактора Paintbrush. Накінець, після внесення необхідних змін, потрібно відкрити меню ФАЙЛ і виконати команду ОБНОВИТЬ, а потім – команду ВЫХОД і ВОЗВРАЩЕНИЕ В ТИПЫ.

2.9. Командні кнопки.

Більшу частину роботи в Access можна виконати користуючись введенням і переглядом даних в окремих формах. Проте є можливість за допомогою командних кнопок зв’язати форми між собою щоб створити додаток бази даних.

Наприклад, в базі даних Борей більша частина форм пов’язана з формою ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА, з якої за допомогою командних кнопок запускаються різноманітні функції додатку. Основна перевага командних кнопок – вони дозволяють дуже просто запускати макрос. Цей макрос може не робити нічого, крім відкриття іншої форми, друку звіту або виконання запиту – дії, яка поновлює більшість записів в базі даних. За допомогою макросів Access можна виконати понад 40 різних команд. Використовуючи форми, звіти, макроси та найпростіші процедури Access Basic можна досить просто побудувати складний додаток Access.

2.10. Переміщення в формі і робота з даними.

Перегляд даних.

Перегляд даних та переміщення в формі аналогічні переміщенню по таблиці, проте існують деякі відмінності (пов’язані з конструкцією форми), які визначають спосіб роботи з даними в формі. Прикладом служить форма ТИПЫ бази даних Борей.

Щоб відкрити форму ТИПЫ спочатку потрібно відкрити базу даних Борей, потім натиснути на вкладинку Форма у вікні бази даних. У списку, який з’явиться, вибрати форму ТИПЫ і натиснути на кнопку Открыть, щоб побачити форму.

Переміщення по формі.

Спосіб переміщення частіше залежить від структури форми. Наприклад, в формі ТИПЫ є підлегла форма. Щоб перейти від форми до підлеглої форми і назад слід користуватися комбінаціями клавіш Ctrl + Tab i Ctrl + Shift + Tab.

Підлегла форма представлена у вигляді таблиці, тому по ній можна переміщуватись, як по таблиці. Вікно цієї підлеглої форми досить широке для того, щоб вивести всі поля таблиці. Якщо всі поля не вміщуються у вікні, в нижній частині вікна підлеглої форми з’являється смуга прокрутки для переміщення вліво і вправо. Аналогічно вертикальна смуга прокрутки дозволяє переміщуватись по таблиці вверх і вниз. Цю підлеглу форму можна вивести в двох режимах перегляду – в режимі таблиці (її поточний стан) та в режимі форми. Якщо потрібно побачити підлеглу форму в режимі форми, потрібно натиснути на будь-яке поле таблиці підлеглої форми (щоб підлеглій формі було передано фокус), а потім відкрити меню ВИД. У цьому випадку команда ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА буде відмічена. Ця команда є перемикачем. Якщо виконати команду ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА, вигляд підлеглої форми зміниться . Для відновлення попереднього вигляду знову потрібно вибрати команду ВИД – ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА (вона тепер не відмічена).

В формі ТИПЫ можна переглядати різні записи користуючись одним з двох полів номера запису. Щоб змінити категорію товару, потрібно користуватись полем номера запису основної форми, щоб переглідати різні товари в рамках однієї категорії потрібно користуватись полем номера запису підлеглої форми.

Щоб перейти до першого, останнього, наступного або попереднього запису в основній чи підлеглій формі, можна також скористатися командою ЗАПИСИ – ПЕРЕЙТИ. Можна виділити будь-яке поле, натиснувши всередині цього поля. Щоб скористатися командою ПЕРЕЙТИ, потрібно спочатку перейти до форми чи підлеглої форми, в залежності від того, по якому набору записів потрібно переміщуватися.

2.11. “Гарячі” клавіші.

При занесенні