тронних таблицях.
Поквартальна книга, складена одного разу, може потім використовуватися м року в рік, оскільки вносити корективи в готову таблицю набагато простіше, ніж щорічно створювати нову.
Технологія роботи
Відкрийте програму Excel: Пуск > Програми > Microsoft Excel
Збільште ширину стовпця А, для чого:
наведіть курсор мишки на область заголовків між А і В (курсор прийме вид перехрестя із стрілками);
Мал. 4. Збільшення ширини стовпця.
«захопивши» межу між заголовками, перетягніть її управо (мал. 4).
3. Заповніть шапку таблиці (мал. 5).
Мал. 5. Шапка таблиці
4 .Виділіть осередки із заголовками і призначте ним зображення шрифту кнопкою Напівжирний і вирівнювання в осередках кнопкою По центру.
Заповніть елементи таблиці початковими даними про використовувані канцтовари, згідно приведеним табл. 1.
Проставте зразкову кількість придбаного канцелярського приладдя у відповідному стовпці (з розрахунку на 200 що працюють).
Введіть формулу для підрахунку вартості конкретного найменування товару: =C6*D6 (ціна * кількість) (мал. 6).
Мал. 6. Введення формули в осередок.
Виділіть стовпець Вартість для всього списку товарів, починаючи з осередку Е6, в який введена формула.
Скопіюйте введену формулу у виділені осередки: Правка – Заповнити – Вниз.
Комірки, які не відповідають конкретному товару (порожні рядки, заголовки), приймуть при копіюванні формули нульове значення. Це дуже важливо для подальшого обчислення загальної суми витрат.
10. Введіть в осередок Е82 формулу підрахунку загальної суми витрат на канцтовари за перший квартал: =СУММ(Е6:Е80).
Для цього:
використовуйте стандартну математичну функцію (мал. 7): Вставити >
Функція >вибрати Математичні >вибрати СУМ();
підсумовуваний діапазон осередків в таблиці виділите мишкою від Е6 до Е80.
Мал. 7. Вікно вибору стандартної функції
11. На вільному полі таблиці розмістите дані розрахунків проміжних сум за дрібні канцтовари: дрібниця, теки і швидкозшивачі (Теки), клей і клеючі засоби (Клей), папір і паперові вироби (Папір), що пишуть приладдя (Ручки) (мал. 8).
Мал. 8. Вільна таблиця проміжних сум.
12. Збережіть табличний документ в теці Мої документи – Назва вашої організації – Організаційні – Канц_товари.
Завдання 2. Копіювання таблиці на інші листи книги.
Форма і зміст таблиць на наступні квартали будуть такими ж, тому для їх створення досить скопіювати заповнену таблицю і скоректувати її за цінами і кількістю придбаних товарів. Якщо товар не купувався, в графу Кількість проставляється «0». Існує два способи копіювання листів книги.
Копіювання листів: перший спосіб
Перший спосіб копіювання листів застосовується як в межах однієї книги, так і для перенесення листів в інші книги (інші файли).
Технологія роботи
Виділіть копійований лист, якщо він ще не активний, клацнувши на його ярлику.
Виберіть команду копіювання: Правка > Переместить/Скопировать лист...
У вікні Перемістити або скопіювати (мал. 9) вказати місце копіювання:
у полі В книгу вкажіть ім'я того ж файлу, в якому ви працюєте (в даному випадку Канц_товари);
У полі Перед листом вкажіть, перед яким листом повинна бути вставлена копія (в даному випадку перед Листом 2).
4. Для копіювання, а не переміщення листів, встановіть прапорець Створювати копію > ОК.
Мал. 9. Вікно переміщення і копіювання листів таблиці.
Копіювання листів: другий спосіб
Другий спосіб копіювання застосовується в межах однієї книги.
Технологія роботи
Натисніть клавішу Ctrl.
Утримуючи Ctrl, захопіть мишкою ярлик копійованого листа (при цьому курсор набуває форми листка із знаком «+»).
Перетягніть ярличок на потрібне місце (наприклад, перед ярличком чиста 2) (мал. 10):
Мал. 10. Створення копії листа.
Відпустіть клавішу Ctrl.
Зробіть три копії Листа 1: Лист 1(2), Лист 1(3) і Лист 1(4) (мал. 11).
Мал. 11. Створення декількох копій листа.
Вибірково зрадите вміст Листів 1(2), 1(3) і 1(4), збільшивши в третьому кварталі кількість споживання паперу і понизивши закупівлі дрібного канцелярського приладдя.
Припустимо, в четвертому кварталі ціни на всі види паперових виробів збільшилися на 10%. Щоб змінювати ціни всього стовпця автоматично, залежно від зростання цін, слід поступити так:
на вільному полі таблиці розмістите дані зростання цін;
введіть формулу перерахунку цін: стара ціна*(1+процент зростання) (мал. 12).
Мал. 12. Введення формули.
заповніть формулу вниз;
скопіюйте нові ціни;
виділіть стовпець із старими цінами;
виберіть команду Правка > Спеціальна вставка (мал. 13);
встановіть перемикач Вставити: Значення, потім натисніть ОК.
8. Збережіть розширений табличний документ.
Мал. 13. Вікно спеціальної вставки з буфера.
Завдання 3. Формування річного звіту.
За наслідками чотирьох кварталів можна скласти підсумковий звіт по витрачених засобах на основні складові канцелярського приладдя витратних матеріалів.
Технологія роботи
На вільному полі таблиці четвертого кварталу (Лист 1(4)) розмістите заголовки по приведеному зразку (мал. 14. Зведена таблиця річного звіту).
У осередок, призначений для підсумкової суми по дрібних канцтоварах (у прикладі - осередок Е90), введіть формулу: =СУММ(Лист1!Е84+'Лист1 (2)'!Е84+'Лист1 (3)'!Е84+'Лист1 (4)'!Е84).
Виділіть осередки Е90:Е94 і скопіюйте в них введену в Е90 формулу: Правка - Заповнити - Вниз.
Підсумовувані в підсумковому звіті осередки знаходяться на різних листах книг. Для введення посилань на ці осередки як аргументи функції СУМ( слідує, клацаючи на ярликах відповідних листів книги, вибирати лисиць а потім клацати мишкою в підсумовуваному осередку на цьому листі. Знак«+» слід додавати уручну.
У осередок, призначений для підсумкової суми по всіх канцтоварах (у прикладі – осередок Е96), введіть формулу: =СУММ(Е90:Е94).
Збережіть файл.
Для самостійної роботи
Завдання 1. Знайдіть середнє значення квартальних витрат на основні категорії канцтоварів для подальшого планування витрат на 2007 рік.
Завдання 2. Створіть таблицю витратних матеріалів і коштів на утримання оргтехніки ( ксероксів, ризографів, сканерів, принтерів, і т.п.).