Повертаючись до первинного питання, з'ясуємо, чому ж таблиця все-таки душа бази даних. Тому що таблиця - це основа всього в базі даних. Запити, форми, звіти, макроси і модулі - все крутиться навколо таблиці. Так само як таблиця повинна мати відношення до одного предмету, база даних повинна мати відношення до однієї теми.

У Access доданий ще один засіб для подальшого опису бази даних. Тепер можете об'єднувати в групи таблиці, звіти і форми, що відносяться до однієї і тієї ж або до схожих категорій. Хоча поле -ето теж категорія, це ширша категорія. Так само як поле є категорією загальноприйнятих значень, група Access є категорією загальноприйнятих об'єктів. Наприклад, ви можете об'єднати всі звіти, пов'язані з рахунками, в одну групу або всі таблиці, пов'язані з проектами, в іншу. Ви можете поєднувати або створювати таблиці, звіти, форми і модулі в групах. Ви визначаєте спільність цих об'єктів.

Запит - це програма, яка ставить питання, відповідне до табличних даних. Можна рахувати запит описом записів, які вам потрібно отримати з табличних даних. Цей опис зазвичай включає ознаку яка є умовою, що визначає вибір записів.

Запити - це ідеальний засіб для управління таблицями. Поки що основна увага приділялася питанням, що стосуються полів і таблиць. Завдяки запитам записи виходять на передній план. Таблиця - це набір записів, оскільки запис - це набір полів. Можливо, не знадобитися відображати всі записи або поля конкретної таблиці. За допомогою запиту можна вибрати, які поля і записи потрібно відображати.

Запити проводять підмножини, які, по суті, є записи, що задовольняють умовам запиту. Таблиця - це набір записів; підмножина – це набір елементів набору записів. Можливо, вам не потрібно відображати в таблиці всі штати. Що якщо ви хочете розглянути тільки записи штату Техас? Або якщо ви хочете відобразити підсумкові записи для всіх штатів? Запити ефективно виконують ці вимоги.

Підмножини відображаються у вигляді таблиць, які виглядають точно так, як і таблиці даних. Проте є одна важлива відмінність:, таблиці запитів є тимчасовими, а таблиці даних є постійними. Таблиці даних представляють дані, що зберігаються на диску або на подібному до нього пристрої, що запам'ятовує. Тимчасовий характер таблиць запитів .працює на вашу користь, тому що ви можете сумістити дві або більш за таблицю в запиті, тим самим отримавши велику таблицю, яка не зберігається на диску і, таким чином, не займає місця. Вона може бути приведена до виду звіту або форми.

Будова сітки запитів схоже на будову звичайної таблиці. Ви можете виділяти і переміщати поля в цій сітці, користуючись тими ж методами, які застосовуються і для звичайних таблиць. Але спершу ви повинні вибрати, які таблиці повинні брати участь в запиті. Звідти вам потрібно клацнути двічі або перетягнути потрібні вам поля в сітку. Порядок вибраних вами полів повинен бути такій же, як і у результатів, що відображаються. На відміну від простій таблиці ви не бачите окремих записів, але маєте можливість описати, які саме поля або записи ви хочете отримати.

Access показує три типи запитів в його випадному меню, ви можете розділити їх трьом категоріям: запити на вибірку, запити дії і перехресні запити (запити на перехресні табличні дані). Запити на вибірку створюють списки, представлені у вигляді таблиць. Ці таблиці можуть бути (а можуть і не бути) обновлюваними залежно від ряду причин. Запит на вибірку сам по собі не міняє дані в таблиці. Він лише дозволяє вам розглянути з різних крапок зір і, можливо, дані в списку (після запуску запиту) залежно від ситуації. Ви можете помістити результати запиту у форму або звіт. Це найбільш часто використовуваний тип запиту.

Запит діє навпаки, міняє набір записів за допомогою всього одній операції. Існує чотири типи запитів дії на створення таблиці, з оновленням, з додаванням, з видаленням. Запит на створення таблиці створює нову таблицю з однієї або більш за таблиці залежно від параметрів запиту. Запит на оновлення змінює дані в полях таблиць. Запит на додавання копіює (додає) записи з однієї таблиці в іншу. Запит на видалення видаляє записи з таблиці залежно від умови відбору.

Перехресний запит можна собі представити як спосіб поглянути на таблицю з різних точок зору. Він виконує складні обчислення із значеннями полий бази даних, використовуючи одне або більш полий, як заголовки рядків і дані одного поля, як заголовки стовпців.

Розділ 1. Постановка задачі

Базою даних називається інформацією, організованою у виді списка. База даних, яка зберігається на комп’ютері, відрізняються від списка на листі паперу або в запасній книжці. Крім того, роботу з базою даних Access можна автоматизувати і доповнити програмами Microsoft Visual Basic з допомогою модулів. Так і в других програмах Microsoft Office 2003, в Access модулі позволяють розширяти область використання команд і макросів.

Таблиця являється основним елементом бази даних і створена із стовпчиків і рядків. В таблицях розподілені поля, зберігаючи однотипні дані, наприклад: номера телефонів або назви організацій, а в рядках або записах-поля з інформацією про замовниках, організаціях або закладах. На таблиці вікна бази даних розміщений список всіх вхідних в неї таблиць.

Інструментами Access можна настроювати вид таблиці, що дозволяє більш детально робити із збереженим. Наприклад збільшити ширину і висоту стовпчика і рядка.

Для цього ми використовуємо ЕОМ типу комп’ютер та програмне забезпечення Microsoft