Я використовув саме це програмне забезпечення через те, що дана програма – Access 2003 – досить зручна для користування, створення та управління базами даних, об’ємом до 12 Гб. (гігабайт) інформації. Користувачеві цієї програми можуть не потрібно знати спеціальних кодів, для складання бази даних, оскільки Access 2003 має візуальний інтерфейс, тобто ми складаємо в базу даних за допомогою нескладних комбінацій, зв’язаних між собою, а програми сама всі наші дії переводить в машинні коди. Ось в чому простота створення баз даних за допомогою Microsoft Office Access .

Створення бази даних - це трудомістка робота, хоча її реалізація є досить легкою. Так щоб отримати інформацію з бази даних потрібно виконати нескладний запит по шуканій інформації.

Розділ 2. Структура программного комплексу

2.1 Архітектура бази даних «Видавництво книг».

При розробці бази були використані такі об’єкти Microsoft Office Access 2003: таблиці, запити, форми, звіти та макроси.

Таблиця – це об’єкт який служить для зберігання даних. Таблиця складається з ключового поля і т.д. Ключове поле призначено для того щоб між таблицями зробити відповідний зв’язок: 1:1, 1:Б, Б:Б.

Запит – це об’єкт бази даних, який призначений для пошуку інформації по заданій умові.

Форма – це об’єкт бази даних, який призначений для швидкого вводу інформації.

Звіт –це об’єкт бази даних, який дозволяє виводити потрібну інформацію на друк.

Макрос – це програмний об’єкт бази даних, який представляє собою структурований опис однієї або декількох дій, які повинна виконати база даних Access у відповідь на певну дію.

2.2. Схема даних

В базі даних використано зв’язки 1:Б між таблицями «Замовлення магазинів», «Книжкові видання» та «Магазини» по полях «код замовлення» і «код книги».

Оскільки таблиця «Замовлення магазинів» є головною то всі інші таблиці з’єднані до неї.

Далі подано цю схему даних.

Рис.1.1.Схема даних

Розділ 3. Інструкція користувача

База даних створюється в програмі Microsoft Access. Microsoft Access міститься в таких об’єктах як:

таблиці

запити

форми

звіти

макроси

модулі.

З початку базу даних створюють по об’єктах таблиці потім по запитах, формах та звітах.

Відкрийте базу даних «Видавництво книг».

При завантаженні бази даних автоматично відкривається головна кнопочка форма «Видавництво». Вона містить такі кнопки як:

Форми;

Звіти;

Інфо;

Вихід.

При натисканні на кнопку Форми відкриється наступне меню:

Форми для добавлення даних;

Форми для перегляду даних;

Назад;

Форми для добавлення даних призначені для зміни даних у формах, а у перегляді неможливо зміни дані, тільки переглянути. Кнопка Назад повертає у попереднє меню.

При натисканні на кнопці Звіти відкриється наступне меню:

Назад;

Недопостача;

Постачання;

При натисканні на кнопки Недопостача та Постачання ми автоматично відкриємо звіти, які нам потрібно. Кнопка Назад повертає у попереднє меню.

При натисканні на кнопці Інфо вікриється форма з інформацією про розробника проекту.

При натисканні на кнопці Вихід Microsoft Access виконає операцію завершення роботи. Таким чином база даних закриється після натискання на кнопку Вихід.

Кінцевим результатом виконання бази даних є звіти які дають змогу отримати інформацію в будь-якому форматі з різною деталізаціїю. Щоб роздрукувати інформацію із звітами потрібно виконато команду Файл-друк. При цьому роздрковується інформація, в якій можна переглянути вже створені звіти.

Для зручності користувача всі кнопки повинні бути названі українською мовою. Користувач повинен бути знайомим з основними даними, які необхідно для інформації про Автомобілі.

Розділ 4. Програмний комплекс

Тепер провидемо описи основних об’єктів бази даних «Проектування та розробка бази даних»

4.1.Таблиці бази даних «Замовлення магазинів».

Таблиця «Автомобілі» призначена для вводу інформації про замовлення клієнтами нових машин.

Опи полів таблиць:

Назва поля | Тип даних | Опис

№ замовлення | Лічильник | Вказує номер замовлення.

Дата заповнення | Дата/час | Вказує дату заповнення.

Код замовника | Числовий | Вказує код замовника.

Код книги | Числовий | Вказує код книги.

Замовлена кількість

примірників | Числовий | Показує кількість примірників однієї книги

Відправлена кількість | Числовий | Показує відправлену кількість примірників однієї моделі.

Дата постачання | Дата/час | Показує дату постачання примірників.

Рис. 4.1.1 «Замовлення магазинів».

4.2.Таблиця «Книжкові видання» призначенна для вводу інформації про ті видання, які є в наявності.

Опис полів таблиці.

Назва поля | Тип даних | Опис

Код книги | Числовий | Вказує код книги.

Автор | Текстовий | Вказує автора книги.

Назва книги | Текстовий | Вказує назву книги.

Тираж | Числовий | Вказує тираж книги.

Об’єм сторінок | Числовий | Вказує кількість сторінок даної книги.

Відпускна ціна | Грошовий | Вказує ціну книги.

Рис 4.2.2 «Книжкові видання»

4.3. Таблиця «Магазини»

Таблиця «Магазини» призначена для вводу інформації про магазинів-замовників.

Опис полів таблиці.

Назва поля | Тип даних | Опис

Код замовника | Числовий | Вказує код замовника.

Назва магазину | Текстовий | Вказує назву магазину.

Адреса | Текстовий | Вказує адресу магазину.

Район міста | Текстовий | Вказує район розташування магазину.

Телефон | Числовий | Вказує телефон магазину.

Директор магазину | Текстовий | Вказує прізвище директора магазину

Рис.4.3.3. «Магазини»

Запит Дата – за допомогою цього запиту можна дізнатися інформацію про дату постачання.

Опис полів запиту:

Назва поля | Ім’я таблиці, на основі якої створено запит | Опис

Код замовника | Замовлення магазинів | Автоматично видає код замовника.

Назва магазину | Магазини | Автоматично видає назву магакзину.

Код книги | Замовлення магазинів | Автоматично видає код книги.

Назва книги | Книжкові видання | Автоматично видає назву книги.

Дата постачання | Замовлення магазинів | Автоматично видає дату постачання кожної книги.

Запит на вибірку «Дата» в режимі Конструктор:

Таблиця запиту «Назва марки»:

Запит «Зменшення ціни» - запит на обновлення. За допомогою цього запиту можна змінити ціну книги певного автора.

Опис полів запиту:

Назва поля | Ім’я таблиці, на основі якої створено запит