На екран буде виведена форма, що зображена нижче:

В полі Сортировать по… необхідно вказати поле, по якому буде сортуватись база даних. Справа від даного поля розміщені перемикачі. Перемикач по возрастанию дозволяє здійснити сортування в порядку від найменшого числа до найбільшого, від першої літери алфавіту до останньої, від давньої дати до недавньої. Перемикач по убыванию дозволяє здійснити сортування в порядку від найбільшого числа до найменшого, від останньої літери алфавіту до першої і від недавньої дати до давньої.

При необхідності можна встановити і сортування по кількох полях. Наприклад при сортуванні по прізвищу а потім по імені спочатку база даних буде просортована по полю Прізвище, а потім (в межах однакових прізвищ) по імені.

При сортуванні баз даних встановіть перемикач Идентифицировать поля по подписям, щоб виключити перший рядок з назвами колонок зі списку і працювати з полями по їх назвах.

При установці перемикача Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа Excel буде вважати, що в діапазоні який сортується перший рядок не містить назв колонок. Не рекомендується встановлювати цей перемикач при роботі з базами даних, оскільки це призведе до переміщення рядка із назвами полів всередину бази даних, а назвою полів стане запис, що потрапить на його місце.

Клавіша Параметры викликає діалогове вікно Параметры сортировки:

В цьому вікні можна задати параметри сортування по першому ключу. Дана можливість особливо корисна в тому випадку, коли перший клює необхідно сортувати нестандартно.

При встановленому прапорці Учитывать регистр, при сортуванні будуть розрізнятись великі і малі символи.

Також в цьому вікні можна змінити об’єкти сортування – рядки чи стовпці. Для сортування бази даних необхідно вибрати Строки диапазона.

Використання автофільтра

Команда «Автофильтр» є найбільш швидким способом вибрати і вивести на екран тільки необхідні дані. Для включення режиму Автофильтр необхідно встановити табличний курсор Excel на будь-який запис в базі даних і вибрати команду Данные =>Фильтр =>Автофильтр.

Фільтри можуть бути використані тільки для одного списку на листі, тому не рекомендується записувати на одному листі кілька баз даних.

Якщо перед вибором команди автофільтр не було вибрано запис бази даних та екран буде видано наступне повідомлення:

У випадку успішного виконання команди Автофільтр справа від назв полів з’являться стрілки автофільтра.

Для того, щоб відфільтрувати записи, які містять певні значення, необхідно натиснути кнопку із стрілкою в рядку, в якому містяться дані, що шукаються і вибрати значення в списку. Тепер на екрані буде відображено тільки записи, що відповідають заданій умові. Також колір стрілки автофільтра, що є активною зміниться на синій.

Умови відбору автофільтра

Необхідно: | Дії

Всі рядки списку | Все

Задане число рядків з максимальними чи мінімальними значеннями комірок поточної колонки | Первые 10

Рядки, що задовольняють дві умови, чи одну з оператором порівняння, відмінним від И (оператор по замовчуванню) | Условие

Всі рядки, що мають порожні комірки в поточній колонці | Пустые

Всі рядки, що мають не порожні комірки в поточній колонці | Непустые

Примітка. Умови Пустые і Непустые можна використовувати тільки тоді, коли в колонці містяться порожні комірки.

Для того, щоб відфільтрувати список по двох значеннях в одній колонці, чи використати відмінні від Равно оператори порівняння, треба вибрати пункт Условие. На екран буде виведено вікно Пользовательский Автофильтр

В групі параметрів зліва потрібно вибрати операцію фільтрації, а потім в полі справа ввести значення з листа. Для включення другого набору умов фільтрації виберіть потрібне положення перемикача И (Или) і задайте відповідні умови в розміщених нижче полях.

Вилучення фільтра із списка.*

Щоб вилучити фільтр для одної колонки списку, натисніть клавішу із стрілкою в заголовку потрібної колонки а потім виберіть Все.*

Щоб вилучити фільтри для всіх колонок списку потрібно вибрати пункт Фильтр в меню Данные, а потім — команду Показать все.*

Для вилучення автофільтра із списка, потрібно вибрати пункт Фильтр в меню Данные, а потім — команду Автофильтр.

Фільтрація списка з

допомогою розширеного фільтра

Щоб відфільтрувати список з допомогою розширеного фільтра, колонки списку повинні мати заголовки. На листі також повинно бути не менше трьох порожніх рядків зверху від списку. Ці рядки будуть використані в якості діапазону умов відбору.

1. Виділіть заголовки колонок, що фільтруються і натисніть кнопку Копировать.

2. Виділіть перший порожній рядок діапазона умов відбору і натисніть кнопку Вставить .

3. Введіть в рядки під заголовками умов потрібні критерії відбору. Переконайтесь, що між значеннями умов і списком знаходиться як мінімум один порожній рядок.

4. Вкажіть комірку в списку.

5. В меню Данные виберіть команду Фильтр, а потім — команду Расширенный фильтр.

6. Щоб показати результат фільтрації, сховавши непотрібні рядки, встановіть перемикач «Обработка» в положення Фильтровать список на месте.

Щоб скопіювати відфільтровані рядки в іншу область листа, встановіть перемикач «Обработка» в положення Скопировать результаты в другое место, перейдіть в поле Поместить результат в диапазон, а потім вкажіть верхню ліву комірку області вставки.

7. Введіть в поле Диапазон условий ссилку на діапазон умов відбору, що включає заголовки колонок.

Щоб сховати