Віртуальний офіс може підвищити ефективність роботи організацій, хоча останні дуже ризикують залишитися у програші. Одною з причин цього є те, що електронна документація у нас не має під собою законодавчої бази: тому бухгалтерія повинні відображатися на папері; адже ні електронний підпис, ні електронна печатка не володіють тими ж юридичними можливостями, що їх реальні попередники. З іншої сторони віртуальний офіс - досить дороге задоволення, і затрати на програмне забезпечення та експлуатацію можуть значно перевищити затрати на апаратну частину. Керівництво організації повинно зрозуміти, що засоби, які воно вкладе в організацію офісу, мають опосередковано приносити прибуток і порівняно швидко окупитися. Вважається, що в Україні зараз вкладати великі кошти на створення таких офісів неефективно через дуже поганий стан комунікацій.

На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі off-line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати (наприклад, комп’ютерний відділ - в тій же будівлі, де перебуває і керівництво, і склад, і магазин).

Найцінніше рішення в цій площині - це інтеграція компаній за допомогою територіально розподілених, а також і корпоративних мереж. Сучасна віртуальна організація, створена на тимчасовій основі мережа незалежних компаній (поставників, замовників і навіть колишніх конкурентів), об’єднаними сучасними інформаційними системами з метою взаємного користування ресурсами, зменшення витрат і розширення ринкових можливостей. Технологічну основу віртуальної корпорації складають інформаційні системи, які допомагають об’єднатися і здійснювати гнучке партнерство на “електронних“ контрактах. Важливу роль тут відіграє мистецтво інтегратора, спрямоване на забезпечення “прозорого“ для користувача “віртуального офісу“, щоб територіальна віддаленість підрозділів перестала бути перепоною.

Наприклад, для співробітників фірми Xeros, що займалися продажами продукції в Англії, була організована робота в середовищі віртуального офісу. Це дозволило збільшити обсяги продаж, зменшити орендну плату і штат співробітників, а річний прибуток від продаж склав 250 млн.дол. Загальнокорпоративна мережа IntraNet під назвою Xeros-Wide Web (XWW) об’єднує понад 50 тисяч співробітників, що розкидані по всьому світу. Основними її функціями стало: по-перше, створення бази знань для співробітників, де б вони могли отримати необхідну для роботи інформацію; по-друге, створення інтерактивного товариства для того, щоб навіть для тих у кого немає офісу, мали б офіційне місце в структурі організації, яке забезпечує їм фірма.

На думку багатьох провідних спеціалістів в сфері управління, розвиток мережних зв’язків між організаціями, що входять у віртуальну корпорацію, сприяє перегляду традиційних меж підприємств, так, як при високій степені кооперації важко визначити, де закінчується одна та починається інша компанія.

Перспективи розвитку віртуальних інформаційних систем в Україні.

Багато підприємств пройшло шлях “комп’ютер - локальна мережа - корпоративна мережа“. І державні структури, і комерційні компанії, як правило, мають територіально розподілену структуру, а спільні підприємства та представництва іноземних компаній - ще й підрозділи за межами України. Таким чином, гостро постає питання щодо інтеграції та взаємодії. Зараз є багато типових проектів, однак структура каналів зв’язку в Україні не дозволяє використовувати в повній мірі вже оптимізовані рішення світового рівня. Тому українські представництва іноземних компаній не можуть застосовувати для організації взаємодії ті технології, що застосовуються за кордоном. Західним інженерам вирішувати такі задачі не доводиться. Інше, не менш важливе завдання, полягає в об’єднанні офісів на території України. Великі підприємства, банки, державні заклади, що мають розгалужені структури, вже прийшли до концепції віртуального офісу. Якщо мова йде про банки, то це об’єднання філіалів. З появою великих проектів актуальним стає питання щодо підтримки такої мережі. Наприклад, найбільший проект у Східній Європі за 1996 рік - створення мережі передачі даних “Промінвестбанку“. Проте інтеграція - це не тільки проектування та інсталяція, але наявність відповідної структури каналів зв’язку, яка поки що не дозволяє задовольнити якість роботи такого офісу на Україні.

До ідеї “віртуального офісу“ поки що можна ставитися доволі скептично, але навіть за наявних умов від неї можна отримати реальну користь. Можна навести переконливі приклади віртуального офісу, коли інвестиції в інформаційні технології не тільки не завдадуть компанії збитків, але й дозволять їй стати одним із лідерів на вітчизняному ринку. В INTERNET вже давно налагоджено сервіс-бронювання квитків, готельних номерів, замовлень перекладачів, служби охорони і т. д. Що ж стосується світових тенденцій, число корпоративних офісів (тобто, коли користувач працює на компанію в домашніх умовах), невпинно росте і оцінюється десятками мільйонів. Цікавим доповненням технології Internet в бізнесі є створення віртуального офісу і віртуального магазину. Електронний віртуальний магазин - іміджеве та інформаційне доповнення до реально існуючих торговельних залів і магазинів або навіть їх заміна. Важливою функцією організації торгівлі є оволодіння увагою потенційних замовників і демонстрація компетентності організації в своїй галузі.